CONTEXTE :

Le PAM BURKINA FASO, depuis l’année 2020 gère une opération d’urgence humanitaire due à la crise sécuritaire que connait le pays. Ces interventions sont axées sur l’assistance alimentaire et nutritionnelle aux personnes déplacées internes, les populations hôtes. En plus de ces opérations d’urgences, le PAM BURKINA FASO à travers son service logistique organise la réception, le stockage et la livraison des vivres aux bénéficiaires dans différentes régions du pays à travers ses entrepôts situés essentiellement à Ouahigouya ou le poste est basé. L’Associé logistique devra organiser en plus des opérations cités plus haut, les livraisons héliportées vers Djibo et les zones ZAD. Le titulaire relève du Responsable de l’unité, ou de son suppléant. A ce niveau, le titulaire de l’emploi concerné fera preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d’appui logistique. Il doit faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils encadrent généralement une équipe, dont ils assurent la supervision et l’accompagnent.

OBJECTIFS :

O1 : Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.

O2 : Analyser les écarts de stocks en fonction des activités et combler les besoins.

O3 : Aider au contrôle de la qualité et de l’intégrité des données sur la comptabilité des produits

O4 : Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l’évaluation de la performance

O5 : Gérer le traitement de la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes au ou à la responsable hiérarchique

LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT :

• Être capable d’analyser les FRN (FOOD RELEASE NOTE) afin d’assurer un approvisionnement des magasins de Ouahigouya pour les opérations de distributions.
• Identifier tous les différents stocks engagés et non engagés à temps pour permettre une prise de décision opérationnelle. Tous les besoins identifiés ont été combler à temps pour faire face aux opérations. Le document d’analyse de GAP ou écart est partagé dans le groupe Teams SUPPLY CHAIN BFCO
• Assurer la cohérences des données théoriques (fiche de lot) et système (LESS) qui correspondent avec les quantités physiques.
• Assurer la gestion des différents contrats liants le PAM aux prestataires (location de la flotte dédiées, location de site, services de manutention, …etc.). Le suivi et l’évaluation des prestataires de services logistiques est réalisés
• Mettre en place les documents de suivi et de gestion des stocks sont mis en place
• Mettre en place les documents de suivi et de gestion de stocks sont régulièrement mis à jour. Les documents de suivi et de gestion de stocks sont archivés. Un rapport journalier de stock est établi par le magasinier et partagé avec le chef de bureau et les collègues du programme.
• Assurer un inventaire périodique est réalisé à la fin de chaque mois et partagé avec Deputy HEAD OF SUPPLY CHAIN. Les données des inventaires sont analysés et les réconciliations effectuées
• Constituer les différentes factures (flotte dédiées, location de site, manutention, sécurité, nettoyage …) qui sont vérifiées et transmises à la facturation pour paiement.
• Analyser les difficulté opérationnelles (panne des camions, ravitaillement des camions, préparation des livraisons sur sites, service de manutention non couvert par le prestaire de manutention) qui sont identifiées et traitées dans les délais

RESPONSABILITES CLES:

1. Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.

2. Coordonner les demandes d’achat et veiller à la livraison en temps voulu des produits et des fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.

3. Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l’évaluation de la performance.

4. Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.

5. Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.

6. Assurer l’établissement, le suivi et la révision des budgets pour toutes les modalités d’exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.

7. Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire.

8. Aider au contrôle de la qualité et de l’intégrité des données sur la comptabilité des produits.

9. Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d’exécution, afin de s’assurer que les exigences relatives à la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération.

10. Gérer le traitement de la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes au ou à la responsable hiérarchique.

11. Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d’inventaire physique, rapports sur la performance des transports, etc.) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.

12. définir les différents besoins en fonction des Activités

13.Supervise et veille à la bonne marche des opérations héliportées et terrestres

14. Point focal CBT pour l’extraction des settlements,

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK: COMPORTEMENTS ATTENDUS (The WFP Leadership Framework | WFPgo)

Education :

• Avoir au minimum le Baccalauréat

• Avoir un diplôme universitaire et/ou un certificat d’études post-secondaire en logistique, comptabilité, gestion, économie sera un atout majeur.

Expérience souhaitée :

• Au minimum 6 ans d’expérience professionnelle dont 3 ans d’expérience dans le domaine de la Logistique
• Expérience dans la gestion des systèmes internes et de l’exécution des requêtes concernant les expéditions en cours, les approvisionnements, les demandes d’indemnisation auprès des assurances et les stocks alimentaires.
• Expérience dans l’administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers.
• Expérience dans l’établissement des documents contractuels.
• Expérience dans l’exécution des contrats.
• Expérience du suivi des budgets et de l’établissement des rapports y afférents.

Langues : Avoir une maitrise du Français et un niveau intermédiaire en anglais