2.      Descripción del Proyecto 

El marco de colaboración y asistencia entre INJUV y PNUD, se desarrolla desde hace aproximadamente 20 años, dentro de los cuales se han implementado diversas actividades y programas, en favor de las necesidades de la juventud chilena, como por ejemplo la Red de Infocentros, Talleres juveniles, el programa de Juventud y Cultura, acceso a preuniversitario, Red de voluntariado, escuelas de ciudadanía, desayunos públicos, tarjeta joven, entre muchos otros.

Para el período 2024, se ha establecido que el convenio entre PNUD e INJUV busque establecer una estrategia de apoyo técnico y logístico para la implementación de los programas e iniciativas sociales correspondientes a la oferta programática del Instituto Nacional de la Juventud (INJUV) según lo establecido en la Ley de Presupuesto 2024, en los ejes Cívico Social y Físico Mental y, junto al Programa Observatorio de la Juventud, establecer acompañamiento técnico para contribuir a su fortalecimiento institucional con el fin de diagnosticar adecuadamente la problemática juvenil, generar una oferta pública pertinente y dar orientaciones para mejoras las políticas públicas enfocadas en Juventud.

Para llevar a cabo estos programas, es necesario coordinar diversas estrategias y acciones, orientadas al desempeño efectivo y eficiente de los programas en INJUV, por medio de la gestión administrativa, para lo cual se requiere de la contratación del cargo de Auxiliar administrativo(a) de Proyecto – Proyecto INIJUV-PNUD, que facilite los procesos de su responsabilidad, a fin de desarrollar las actividades planificadas y comprometidas para los programas y sus respectivos componentes, con impacto en la organización en general.

3.      Alcance del trabajo 

El objetivo principal de este cargo es proveer asistencia en la implementación administrativa del o los proyectos del marco de colaboración entre INJUV y PNUD, tanto a nivel central como en las direcciones regionales; el seguimiento a los procesos de gestión y a la atención sobre pagos, procesos, órdenes de compra y cualquier tema relacionado con el proyecto.

Funciones generales:

1. Revisar y generar documentación para emisión de órdenes de compra y pagos, revisión de información de proveedores, elaboración y envío de las solicitudes de pago y su posterior seguimiento y control.
2. Gestionar, preparar las solicitudes, cotizaciones, gestionar los pagos y seguimiento de las solicitudes de encomiendas, envíos, pasajes aéreos y arriendo de vehículos del proyecto.
3. Ingresar los bienes adquiridos bajo el proyecto en sistema de inventario INJUV, o PNUD, según corresponda, y su posterior revisión y seguimiento.
4. Gestionar, cotizar, revisar y preparar las solicitudes de procesos y contrataciones, a nivel central y regional, del proyecto y los programas implementados, incluyendo su posterior seguimiento y documentación requerida.
5. Preparación y solicitud de despachos a regiones y coordinación con Registry PNUD.
6. El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente del proyecto, la Oficina y la Organización.

4.      Acuerdo Institucional

Quien resulte contratado/a se desempeñará bajo la supervisión directa de la encargada de la Unidad de Coordinación PNUD, dependiente del Departamento de Administración y Finanzas del INJUV, en colaboración con el Departamento de Coordinación Programática, y en directa relación con los equipos de trabajo de ambos departamentos del Instituto Nacional de la Juventud, del Ministerio de Desarrollo Social y Familia. La jornada de trabajo será la que dispone INJUV. Por su parte, por parte de PNUD, administrativamente corresponderá al Coordinador/a del proyecto, la respectiva supervisión.

5.            Competencias

Competencias Esenciales

Lograr Resultados – NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente – NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente – NIVEL 1:  Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad – NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse – NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión – NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

Competencias Funcionales y Técnicas 

Gestión de negocios – Comunicación    

• Capacidad para comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia. Habilidad de gestionar Comunicaciones interna y externamente, a través de redes sociales, medios, y otros canales apropiados.

Gestión de negocios – Satisfacción / Gestión de Clientes

• Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con un sentido de urgencia, proveyendo soluciones consistentes, ejecución en tiempo, resultados de calidad y /o soluciones que cumplan y comprendan las necesidades reales del cliente/usuario/beneficiario. Buscar maneras de agregar valor a los requerimientos inmediatos del cliente. Habilidad para adelantarse a las necesidades del cliente.
• Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Busque formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.

Desarrollo de Negocios – Generación de conocimiento

• Habilidad para investigar y transformar información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que dé respuesta a las necesidades establecidas.

Finanzas – Contabilidad general

• Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.

6. Calificaciones mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa.
• Grado de licenciado(a) o título profesional en administración o contabilidad, o campo afín, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Será considerada una ventaja contar con título técnico o profesional en áreas de administración, contabilidad o campo afín.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

• Mínimo 4 años (con Educación Secundaria) o 1 año (con Licenciatura) de experiencia relevante.
• Se entenderá por experiencia relevante, al conjunto de experiencia laboral que incluya:
  • Experiencia en gestión administrativa
  • Experiencia en revisión de documentación y respaldos administrativos.
  • Experiencia en revisión de pagos y compras.

Será considerada una ventaja contar con años de experiencia relevante por sobre el mínimo requerido.

• Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams o Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.
• Manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.

Habilidades y competencias técnicas deseables:

• Conocimiento nivel básico en administración, contabilidad o logística.
• Experiencia de trabajo en o con servicios públicos, municipios u organismos de la administración del Estado en general.
• Experiencia en o con organismos internacionales como consultor/a y/o prestación de servicios.
• Experiencia en atención a usuarios o clientes.
• Conocimientos, capacitaciones o experiencia en temas relacionados a juventudes.
• Experiencia en el apoyo a la planificación y gestión de actividades.
• Conocimientos o experiencia en administración de activos.

Otros requisitos deseables:

• Residencia en la Región de desempeño.

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en el idioma español es requerida.

Certificados profesionales

Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

7. Viajes

Se prevén viajes oficiales para este puesto, regionales y nacionales.

8. Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes:

1. CV personal (complementario) y P11 (requerido, correspondiente al llenado de la postulación en línea) indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición.
3. Certificados de título.
4. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.

Consideraciones en su postulación:

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
• Se trata de una posición nacional NPSA (National Personnel Services Agreement) por lo que se requiere que las personas extranjeras, no nacionales (Chile), al momento de postular cuenten con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (permiso, residencia).
• La presente posición se requiere para el proyecto INJUV/PNUD, y se encuentra adscrita a escala salarial NIM (National Implementation Programmes), correspondiente a un 70%-80% de la escala NPSA estándar publicada.

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