Supply Assistant – Grade 16193 – GS5 Fixed Term Conakry -Guinée- WCAR Job at UNICEF

$122,467 - $175,126 / YEAR Expires in 15 hours

JOB DETAIL

UNICEF works in over 190 countries and territories to save children’s lives, defend their rights, and help them fulfill their potential, from early childhood through adolescence.

At UNICEF, we are committed, passionate, and proud of what we do. Promoting the rights of every child is not just a job – it is a calling.

L’UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail – c’est une vocation.

L’UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à notre personnel diverses possibilités de développement personnel et professionnel qui les aideront à développer une carrière épanouissante tout en accomplissant une mission gratifiante. Nous sommes fiers de notre culture qui aide le personnel à s’épanouir, associée à une rémunération et à des avantages sociaux attrayants.

Visitez notre site web  https://www.unicef.org/guinea/ pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l’UNICEF.

Pour chaque enfant, un champion

La Guinée est un pays à revenu intermédiaire où la privation des enfants est importante. Avec un indice de développement humain de 0,477, elle se classe 178e sur 189 nations (2019). Depuis 1984, l’UNICEF collabore avec d’autres agences de l’ONU, des organisations à but non lucratif, des organisations confessionnelles, des organisations de jeunes et d’autres partenaires pour soutenir le gouvernement dans ses efforts en faveur du développement de l’enfant. Le programme de pays 2024-2028 comprend des interventions dans les domaines de l’éducation, de la protection, de la santé, de la nutrition, de l’eau et de l’assainissement, ainsi que des programmes de politique sociale. Sur le terrain, à travers les bureaux de zone de Labé, Kankan et Nzérékoré, l’UNICEF assure la mise en œuvre active des programmes à travers le pays, y compris dans les zones les plus reculées.

Le bureau de l’UNICEF en Guinée est à la recherche de collaborateurs engagés et créatifs pour faire une différence durable pour les enfants guinéens.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision de la chargée des approvisionnements, l’assistant(e) en approvisionnement assurera le traitement des demandes d’approvisionnement (commandes), soutiendra les processus d’approvisionnement et de passation de marchés, y compris la rédaction des documents d’appel d’offres, des bons de commande/contrats et assurera le suivi jusqu’à la clôture de la commande, dans le but général de répondre aux besoins et exigences des programmes de l’UNICEF.

Le/ la titulaire du poste aura la charge des activités suivantes :

1.           Appui aux processus d’approvisionnement

– Examiner les demandes et les commandes entrantes pour s’assurer de l’exhaustivité et de l’adéquation des spécifications et des termes de référence. Rédiger les documents d’appel d’offres (demandes de devis, invitations à soumissionner, demandes de propositions) et soutenir la mise en œuvre du processus d’appel d’offres.

– Demander l’exonération des droits de douane et de la TVA (tant au niveau national qu’à l’étranger). Obtenir également des exemptions pour les envois personnels et les véhicules des membres du personnel international. Assurer un suivi étroit avec les départements concernés afin que les exemptions soient reçues à temps pour un dédouanement rapide et éviter les frais de surestarie.

Examiner l’état des récépissés de marchandises en souffrance dans les dossiers, préparer les récépissés manquants et les faire signer par le bureau du département concerné. Maintenir une base de données actualisée sur l’état des expéditions et des demandes de TVA et la partager avec les sections par l’intermédiaire du gestionnaire des approvisionnements.

2. Soutenir la recherche de fournisseurs de biens et de services pertinents.

– Il est responsable du suivi quotidien des livraisons avec les fournisseurs locaux, conformément aux conditions des bons de commande, et procède à l’inspection avant livraison. Recommander et évaluer les performances globales des fournisseurs locaux en termes de qualité des produits et de respect des délais de livraison.

– Soutenir l’évaluation des offres, par exemple en préparant des fiches de dépouillement, et contribuer à l’analyse des offres.

– Rédige des propositions à l’intention du comité de revue des contrats (Contract Review Committee).

3.           Gestion des contrats

– Rédiger des contrats et/ou des bons de commande.

– Préparer des commandes directes (bons de commande) dans le cadre d’accords à long terme existants, en veillant à ce que les quantités soient valables et que les délais d’exécution soient conformes aux exigences.

– Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs pour garantir l’assurance de la qualité et le respect des délais de livraison.

– Veiller à ce que la documentation appropriée des processus et des données soit conservée dans les dossiers.

4. Rapports sur les données et tenue des dossiers

– Tenir à jour toutes les données afin de garantir l’exactitude et la disponibilité des informations pour le plan d’approvisionnement et de disponibilité, le plan logistique, le plan de livraison et le calendrier de livraison réel.

– Assurer la disponibilité permanente des données relatives à l’approvisionnement, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises entrantes et les calendriers de livraison réels. Préparer des rapports périodiques et des rapports ad hoc selon les besoins.

– Toute autre tâche demandée par le superviseur.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce poste, veuillez consulter la description complète du poste ici : SJP 16193 Supply Assistant GS5.doc

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devez…

Qualifications minimales requises :

Formation :

Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, de préférence complété par une formation supérieure en logistique et préférablement d’un diplôme de la gestion.

– Expérience professionnelle :

  • Cinq ans d’expérience de bureau dans une fonction similaire ou dans des emplois administratifs dans le domaine de la logistique, de l’expédition et de l’entreposage.

Pour ce poste, un diplôme de licence délivré par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme master peut remplacer deux années supplémentaires. Cf World Higher Education Database (WHED) Portal

  • Grande capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
    Capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches.
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques habituels (Word, Excel, etc …)
  • Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi claire et concise que possible ;
  • Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, PowerPoint)

– Exigences linguistiques : Parfaite maîtrise du français.

Atouts :

  • Expérience dans le système des Nations Unies
  • Bonne connaissance de l’anglais de travail
  • Avoir une bonne connaissance de l’anglais pour comprendre les documents des approvisionnements et des fonctions VISION.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS), sont à la base de tout ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs : Valeurs de l’UNICEF UNICEF Values

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Construit et entretient des partenariats

(2) Faire preuve de conscience de soi et d’éthique

(3) S’efforcer d’obtenir des résultats pour avoir un impact

(4) Innove et accepte le changement

(5) Gère l’ambiguïté et la complexité

(6) Réfléchit et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres

[ajouter la 8e compétence (Nourrir, diriger et gérer les personnes) pour un rôle de supervision].

Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux. our competency framework

[Ce poste a été évalué comme un poste à haut risque pour la protection de l’enfance car il s’agit d’un poste en contact direct avec des enfants, d’un poste qui travaille directement avec des données d’enfants identifiables, d’un poste de réponse à la protection de l’enfance ou d’un poste à risque évalué.

Les fonctions à haut risque dans le domaine de la protection de l’enfance font l’objet d’un contrôle et d’une évaluation supplémentaires (pouvant inclure des vérifications supplémentaires des antécédents criminels).

L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’est engagée à inclure tout le monde, indépendamment de la race/l’ethnie, de l’âge, du handicap, de l’identité sexuelle, de l’orientation sexuelle, de la religion, de la nationalité, de l’origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle. The UNICEF family is committed to include everyone,

Nous proposons un large éventail de mesures visant à inclure une main-d’œuvre plus diversifiée wide range of measures to include a more diverse workforce, telles que le congé parental payé, le congé pour allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées reasonable accommodation for persons with disabilities. L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L’UNICEF n’engage pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels.

Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires pour la vérification de leurs antécédents.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à l’obtention d’un certificat médical. La délivrance d’un visa par le pays d’accueil du lieu d’affectation est requise pour les postes IP et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné(e) comme requis, soit recevoir une exemption médicale de la part du département concerné de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations unies, la considération dominante dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les [Insérer les candidats des groupes sous-représentés ciblés] éligibles et appropriés sont encouragés à postuler.

Les fonctionnaires dont la candidature est envisagée pour un emploi à l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur poste avant d’accepter une mission à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou un certificat médical n’est pas obtenu, ou si les vaccinations nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable, quelle qu’en soit la raison.

L’UNICEF ne facture pas de frais de dossier à aucun stade de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c’est-à-dire au stade de la candidature, de l’entretien, de la validation ou de la nomination et de la formation). L’UNICEF ne demandera pas d’informations sur le compte bancaire des candidats.

L’UNICEF ne facilite pas la délivrance d’un visa et d’une autorisation de travail pour les candidats dont la candidature est examinée pour des postes de la catégorie des administrateurs nationaux et des agents des services généraux

Tous les postes de l’UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations supplémentaires sur le travail à l’UNICEF sont disponibles ici here.

Conakry, Guinea