Description

• Aider dans tous les aspects de la gestion administrative, de la logistique et du stockage des matériels et équipements ;
• Assurer la réception et l’envoi des correspondances ;
• Assurer l’archivage et le classement des dossiers ;
• Rédiger les procès-verbaux, compte rendu des réunions ;
• Faire le suivi administratif avec les bailleurs, sur demande du superviseur ;
• Gérer la petite caisse du bureau en appliquant les procédures administratives en vigueur ;
• Participer à la saisie des données administratives dans le système Agresso
• Coordonner l’inventaire des équipements et matériels du bureau ;
• Supporter les employés dans toutes les tâches administratives ;
• Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de réunions, de conférences et atelier de formation y compris transport local ;
• Collecter les documents de support administratif, tels que : factures ou reçus, pour des biens ou des services publics et/ou privés;
• Réserver des espaces (hôtels, ou autres) pour les formations techniques ;
• Chercher des pro forma ;
• Assurer le suivi des achats du bureau ;
• Recevoir les visiteurs et les diriger vers le bureau approprié après avoir vérifié auprès du destinataire ;
• Être le point focal pour les déplacements par voie aérienne avec les compagnies travaillant sur le territoire haïtien ;
• Participer dans toutes les rencontres logistiques relatives au transport aérien du staff de Heifer ;
• Assurer l’expédition des plis et colis vers les villes de province et à l’extérieur du pays
• Assurer la gestion des plans de communication et les paiements mensuels
• Superviser les chauffeurs et s’assurer de la gestion des fiches de carburant, analyser leur consommation et préparer le rapport mensuel.
• Superviser le personnel de soutien;
• Tout autre devoir du même ordre selon les besoins de l’organisation.

• Diplôme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrétariat, ou autre domaine connexe ;
• Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en français et anglais (compétences en espagnol souhaitable) ;
• Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.)
• Expérience dans l’utilisation de l’Internet et le logiciel de comptabilité (Agresso préférable)
• Capacité de travailler sous pression, à faire face aux exigences des dates limites, et à travailler en équipe ;
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale), informatique (network),
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et capacité de pratiquer la diplomatie et le tact avec divers groupes de personnes ;
• Capacité de travailler avec une équipe multidisciplinaire.