JOB DETAILS:

United Nations Development Programme Asistente Administrativo(a) para apoyo a proyectos en regiones Chile UNDP Jobs 2024

United Nations Development Programme looking for “Asistente Administrativo(a) para apoyo a proyectos en regiones ”. Applicants with a Secondary School Diploma may apply on or before 06-Jul-24.

The United Nations Development Programme has published a job vacancy announcement on 29/06/2024 for qualified applicants to fill in the vacant post of Asistente Administrativo(a) para apoyo a proyectos en regiones to be based in , Chile. For more jobs, please visit https://unjoblink.org

Company Name: United Nations Development Programme

Job Title: Asistente Administrativo(a) para apoyo a proyectos en regiones

Duty Station: , Chile

Country: Chile

Application Deadline: 06-Jul-24

Responsibilities:.

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

1. Apoyo administrativo y operativo en la ejecución financiera de los diferentes programas y proyectos de la unidad de programas de PNUD, desempeñando actividades como: Verificación de FACEs, creación y seguimiento de vendors, ingreso de vouchers para pago en ERP y seguimiento del ciclo de gestión de pagos/vouchers, ingreso y gestión de viajes en módulo de travel (pasajes y viáticos).
2. Soporte en la gestión e implementación de proyectos, incluyendo la gestión presupuestaria en el sistema, control de ajustes y modificaciones; entregar apoyo constante al mantenimiento del sistema interno de control de gastos que garantice que los comprobantes procesados coincidan y estén completos, que las transacciones se registren y publiquen correctamente en el sistema. Acciones correctivas oportunas en comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación de presupuesto, excepciones de coincidencia, comprobantes no aprobados.
3. Proveer acompañamiento en procedimientos de adquisiciones, preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos (memorandum y otros) asociados a contratos, licitaciones y adquisiciones, conforme a los procedimientos del PNUD. Seguimiento del ciclo de gestión de Requisiciones/Órdenes de compra, manejo de inventarios, preparación de actas e informes entre otros.
4. Mantener contacto permanente con los Asociados/as de área para asegurar un seguimiento periódico del estado financiero y administrativo de los proyectos que implementa la unidad de programas. Apoyar las estrategias de ejecución informando sobre barreras, cuellos de botella, para mejorar la eficiencia de los procesos administrativos; apoyar en fortalecer la comunicación y agilizar los procedimientos dentro de operaciones y sinergias con la unidad de programas.
5. Apoyo y orientación a los organismos de implementación y unidades de proyecto sobre la gestión rutinaria de proyectos. Esto incluye informar y comunicarse con las unidades de proyectos y contrapartes nacionales, según se requiera, respecto al estado de los pagos y/o travel (viáticos), incluyendo la información necesaria para la creación y seguimiento de vendors.
6. Mantener y actualizar la documentación financiera e información de las plataformas del PNUD (QUANTUM, UNALL), de acuerdo con los requerimientos del PNUD y de otros requerimientos de información de los proyectos de la unidad de programas, del bureau regional de PNUD o sede central (HQ), como de donantes o co-financiadores nacionales e internacionales (GEF/Fondo de Adaptación/Protocolo de Montreal, etc.)
7. Proveer de la data necesaria y apoyo a los Asociados/as de área en la preparación de los informes de gestión, financieros y otros informes requeridos para monitorear y supervisar el avance de los proyectos; acompañar en los procesos de auditoría a través de la recolección y preparación de información; asistir, según sea requerido, a otras labores administrativas o de gestión desempeñadas en el marco de la implementación del proyecto; participar en reuniones periódicas de coordinación, planificación y seguimiento del plan de trabajo de la unidad de programas, con el/la jefe de Área y el/la Asociado de Programa.
8. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

4.      Acuerdo Institucional

El/la contratado(a) se desempeñará para el área de Operaciones, bajo la supervisión de la Asociada de Finanzas, en estrecha coordinación con el Área de Programas y sus respectivos Asociados y otros Asistentes. Vista la transversalidad de las funciones, en determinadas instancias o frente a necesidades de apoyo específicas pudiese relacionarse con una u otra área.

Requirements: 

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa es requerida.
• Estudios a nivel universitario (Grado de licenciado(a) o título universitario) en el área de finanzas, administración, ingeniería, auditoría, contabilidad, o algún otro ámbito relacionado o equivalente, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Será considerada una ventaja contar con título profesional universitario en alguna de las áreas mencionadas.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

• Mínimo 5 años (Educación secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia relevante.
• Se entenderá por experiencia relevante, la experiencia laboral en:
  • Labores de preparación, programación, seguimiento y control administrativo y financiero de programas o proyectos, en el ámbito público o privado.
  • Gestión administrativa y financiera de proyectos implementados por PNUD o similar, con conocimiento de procedimientos y normas administrativas para la implementación de proyectos.

Será considerada una ventaja, para personas con grado de licenciado o título universitario, contar con una experiencia laboral relevante de más 2 años.

Habilidades y competencias requeridas

Habilidades y competencias técnicas:

• Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams y Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.
• Manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.
• Conocimiento y uso avanzado de Excel.
• Conocimiento y uso de sistemas ERP.
• Conocimientos contables básicos.

Habilidades y competencias deseables

Habilidades y competencias técnicas deseables:

• Manejo de Tablas Dinámicas en Excel.
• Experiencia en el uso de software ERP para el seguimiento de proyectos y/o negocios.
• Experiencia en ejecución de proyectos y rendición de cuentas de fondos públicos nacionales y/o internacionales.
• Experiencia previa trabajando en o con organismos internacionales.
• Experiencia previa de trabajo en o con organismos del Estado.
• Experiencia previa dando apoyo en una variedad de actividades especializadas relacionadas con contratos, adquisiciones de bienes, información a proponentes, etc.

 Otras habilidades, conocimientos y competencias de interés:

• Demostrar interés en el trabajo de Naciones Unidas y en particular del PNUD, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
• Organizado(a), con capacidad para realizar seguimiento a los procesos y para verificar el cumplimiento de normas y guías generales.
• Excelente capacidad analítica y buen juicio crítico para informarse, verificar, procesar información y reportar situaciones.
• Habilidad para trabajar bajo presión, con buen tacto y cortesía para el manejo de las relaciones, trabajo en equipo, proactivo.
• Habilidad para comunicarse verbal y escrita, de manera clara y concisa con personas de diferentes niveles.
• Habilidad para trabajo en equipo.
• Familiarización con la perspectiva de género en sus ámbitos de desempeño.

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en el idioma español es requerida.
• Conocimiento Intermedio del Idioma Inglés es altamente valorado.

Certificados profesionales

Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.