Asegura que las funciones administrativas de la oficina y área de apoyo se coordinen correctamente y que respondan a las políticas, normas y procedimientos administrativos/financiero establecidos

Asegura que las instalaciones de la oficina se encuentren en óptimas condiciones

Garantiza la logística apropiada de transporte del proyecto y el funcionamiento apropiado de los vehículos de la organización coordinando entre oficinas de campo, de área y central.

Viabiliza la comunicación y coordinación con y entre el personal que lidera los proyectos que se implementan en materia de cadena de suministros, finanzas, administración y programas.

Funge como facilitador/a en la provisión de suministros de oficina, recursos didáctico-programáticos, uso de equipo de reproducción y transmisión al personal autorizado del proyecto.

Apoya a la unidad de compras en toda gestión de adquisición de bienes y servicios (compras menores), con base a los requerimientos del proyecto, cumpliendo con las políticas y normas establecidas por los donantes y las regulaciones establecidas

Garantiza servicios de excelencia en la atención y servicio a usuarios internos y externos, canalizando la información y solicitudes de estas a donde correspondan de forma eficiente.

Responsable de realizar los pagos hacia los proveedores de forma eficiente y canaliza la información tanto con los proveedores y con las unidades administrativas y financieras de la organización.

Revisar liquidaciones de viáticos, anticipos, reembolsos, facturas, planillas y recibos que acompañan la liquidación, así mismo las codificaciones asignadas para que se puedan trasladar a firma de jefe inmediato.

Brinda apoyo a la Asistencia de Recursos Humanos en el manejo de la documentación relacionada al área, así como a la unidad de IT para coordinar y dar soporte al equipo tanto administrativo, como programático.

Responsable de la correcta administración, control y resguardo del fondo de caja chica de la oficina

Responsable de velar por la elaboración, ejecución y monitoreo de avance de planes de compra del área.

Asiste a los programas de capacitación que se acuerden para el personal y que tenga relación con su responsabilidad, según indicación de la Jefatura Superior.

Sustituye temporalmente a otros empleados de igual nivel jerárquico en casos de licencias, vacaciones, enfermedades, permisos y otras circunstancias similares.

Asegurar la integración de compromisos de salvaguarda de la niñez y adultos en las comunidades con los compromisos que adquieren los proveedores con Save the Children.

Integrar, planificar e implementar actividades bajo los principios de programación segura, velando por el cumplimiento del marco de salvaguarda que abarca las políticas de Salvaguarda de la Niñez, Protección ante el Abuso y la Explotación Sexual y la Política Global Antiacoso; desde su puesto y rol de trabajo, realizando una adecuada evaluación y mitigación del riesgo y trabajando en colaboración con los demás integrantes del equipo.

Informar a través de los distintos canales de reporte preocupaciones e incidentes de salvaguarda dentro de las primeras 24 horas, asumiendo confidencialidad y responsabilidad con la información.

Requirements:

REQUISITOS :

• Escolaridad mínima:  Secretaria o Perito Contador
• Escolaridad ideal:   Con estudios Universitarios por lo menos con 3 años de Administración de Empresas, Auditoría o carrera afín.
• Equipo especial: Manejo de ambiente Windows, dominio en el uso de paquetes de Office, Internet (navegación y correo electrónico).
• Otro idioma (%):Inglés Básico para lectura y escritura
• Otros: Mecanismos apropiados de Servicio y Atención al Cliente

EXPERIENCIA Y CUALIDADES:

• Experiencia con al menos 3 años en posiciones similares
• Habilidad ejecutar actividades relacionadas con la responsabilidad de la posición.
• Conocimiento sobre uso apropiado de equipo de oficina
• Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.
• Habilidad para ejercer funciones secretariales en coordinación con diferentes jefaturas.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo.
• Prudente para la información que conoce y transmite en las diferentes áreas de trabajo