Implementación de proyectos y gestión logística

• Apoyar con el registro y revisión de los planes de trabajo y presupuestos en los sistemas financieros y programáticos corporativos (ERP).
• Brindar el apoyo administrativo necesario para asegurar la implementación administrativo-financiera del proyecto en cumplimiento de las regulaciones, procedimientos y políticas del UNFPA.
• Elaborar y actualizar el plan de compras del proyecto de manera mensual o cuando se requiera.
• Apoyar en el proceso de screening de suppliers (antes vendors).
• Apoyo en la participación de los distintos comités de compras, según sea requerido.
• Brindar apoyo en los procesos de adquisición: micro compras (shopping), solicitudes de cotización y comunicaciones con proveedores.
• Coordinar y proveer el apoyo logístico para las misiones relacionadas en el marco del proyecto.
• Coordinar requerimientos y documentación para contratación de consultores en el marco del proyecto.
• Apoyo administrativo en la organización de eventos a cargo del proyecto.
• Otras funciones y/o actividades que pudieran presentarse a lo largo del presente contrato en cualquiera de los territorios de intervención.

Administración financiera y manejo documentario

• Desempeñar tareas en pleno cumplimiento de regulaciones financieras, políticas y procedimientos de la organización, incluyendo controles internos, tales como:
  • Realizar revisiones presupuestales,
  • Realizar seguimiento financiero de la ejecución del presupuesto del proyecto,
  • Identificar avances, desafíos y proponer acciones para asegurar ejecución del presupuesto en los plazos establecidos y con calidad.
• Revisar y verificar transacciones financieras, actividades y documentación. Tomar acciones correctivas en la medida en que sea necesario.
• Preparar requerimientos de pago, validar conformidades, documentos para creación y screening de suppliers (antes vendors), documentos para las órdenes de compra/servicio, verificar documentos de soporte y hacer seguimiento a pagos de proveedores y/o consultores.
• Realizar el apoyo administrativo para la convocatoria, selección, registro y seguimiento de Asociados en la Implementación (IP), cuando corresponda.  Acompañar a los Asociados en la Implementación (IP) en el cumplimiento de los procesos administrativos a su cargo, brindándoles el soporte y los recursos necesarios para asegurar calidad y entrega oportuna de los documentos administrativos y financieros, según las políticas y procedimientos de UNFPA. Apoyar a los socios implementadores en el registro de adelantos en el sistema ERP Quantum y de los documentos necesarios para su proceso.
• Realizar la revisión detallada de rendiciones de eFACE y de los documentos necesarios para su proceso y posterior envío a aprobación del Oficial de Proyecto. Apoyar la preparación, organización y distribución de todos los documentos relacionados con el proyecto según sea relevante, incluyendo correspondencia, contratos, informes financieros y otros.
• Asegurar que todos los documentos de los proyectos están debidamente archivados en el sistema de gestión documentario IDocs de acuerdo con las políticas de manejo y almacenamiento documentario de la organización.
• Mantener la lista pertinente de contactos, en alineamiento con la lista general de la Oficina de País.
• Apoyo en el proceso de registro de planes de trabajo ante APCI, así como del proceso de recuperación del IGV.

Monitoreo y reporte

• Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la planificación presupuestal y monitoreo de actividades sobre la base del marco de recursos y resultados.
• Hacer seguimiento de ejecución financiera de los proyectos.
• Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la elaboración de reportes financieros.
• Apoyar la preparación de documentos y reportes para los mecanismos de control necesarios en la gestión de los Planes de Trabajo de los Asociados en la Implementación (spotchecks, micro assessments y/o auditorías).

Requirements:

Educación:

• Bachiller y/o Título profesional en economía, administración, contabilidad, ingeniería empresarial o carreras afines.

Experiencia:

• Mínimo 7 años de experiencia en labores relacionadas a asistencia administrativa, financiera, compras y/o de proyectos.
• Deseable experiencia previa en organizaciones de las Naciones Unidas, organismos internacionales y/o de cooperación.
• Deseable, experiencia previa en proyectos de desarrollo o de respuesta humanitaria y/o salud sexual y reproductiva y/o, violencia basada en género y prácticas nocivas.
• Deseable conocimiento de sistema actualizado de ERP (Quantum y QuantumPlus).

Otros:

• Capacidad para el trabajo en equipo;
• Capacidad analítica y para la redacción de informes.
• Habilidad para el manejo de sistemas informáticos, como el Quantum+.

Idiomas:

• Fluidez oral y escrita en el idioma español.
• Conocimiento intermedio del idioma inglés como mínimo.

Sistemas informáticos:

• Dominio a nivel de usuario de entorno de Windows, Internet y aplicaciones de oficina como Google Suite (Gmail, Google Docs, Drive) y MS Office (Word, Excel y Power-Point).
• Experiencia con el uso de ERP será una ventaja.

Compensación y beneficios:

Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.