A- Garantir que les procédures DRC sont conformes aux règlements de DRC, aux directives des bailleurs de fonds et au cadre juridique national dans la zone

• Former les nouveaux salariés aux règles comptables et financières de l’organisation, mettre en place une formation de remise à niveau au moins une fois par an et sur chaque base et sous-base ;
• Appliquer les nouvelles règles comptables et financières partagées par la coordination finance à Yaoundé ;
• Être garant de la conformité de la documentation comptable et financière aux règlements de DRC et aux directives des bailleurs de fonds ;
• Faire le suivi des reformes lie à la loi des finances du pays et être garant de la bonne gestion des déclarations des taxes de sa zone ;
• Participer à l’élaboration de la DSF pour les impôts

B- Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

• Superviser l’enregistrement de toutes les transactions comptables dans l’ERP DYNAMICS ;
• Être garant de la qualité de la clôture comptable (banques, caisses et ODs) et du respect des échéances pour le bureau de Maroua et des sous-bases ;
• Superviser les rapprochements hebdomadaires et mensuels des caisses et des comptes bancaires (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
• Garantir une stricte séparation des taches entre les membres de l’équipe finance (par exemple, un bordereau de transfert de la gestion des caisses devra être systématiquement établi lors du changement de la personne en charge : départ en congé, congé maladie, absence, etc.) ;
• Être garant de la qualité de l’archivage (physique et numérique) des pièces comptables et financières ;
• Compiler mensuellement la cash request en collaboration les PM et chefs d’équipe MEAL et SC et la transmettre à la coordination finance ;
• Préparer la demande de trésorerie bi-hebdomadaire à soumettre au bureau de Yaoundé ;
• S’assurer que le bureau de la zone de l’Extrême nord dispose de la trésorerie nécessaire pour garantir la mise en œuvre des activités ;
• S’assurer que la politique de gestion de la trésorerie et des banques est correctement appliquée, et que la délégation des signataires (comptes bancaires DRC) est systématiquement actualisée ;
• Participer à la réunion hebdomadaire support afin de présenter les avancées du département finance mais aussi recueillir les informations précises sur les paiements à venir ;
• Planifier les paiements et s’assurer que les fournisseurs/prestataires de DRC ainsi que les coachs sont payés dans un délai raisonnable.

C- Collaboration avec le département des ressources humaines

• En lien avec le HR Officer, avant la transmission de la paie mensuelle, s’assurer que les procédures RH de DRC sont appliquées (signaler toute anomalie au responsable de zone) ;
• Participer aux réunions avec la CNPS et le Centre des Impôts de Maroua en collaboration avec les départements Finance et RH du bureau de Yaoundé ;
• Participer aux visites et/ou audits du CNPS et du Centre des Impôts.

D- Gestion administrative

• Planifier, suivre et payer les contrats de location de la zone;
• Superviser la venue de visiteurs (bureau régional, bureau de coordination) avec le personnel administratif à Yaoundé.

E- Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget annuel pour les bureaux de la zone;
• Former les responsables budgétaires (formation initiale + remise à niveau) sur leur rôle et leur responsabilité en matière de gestion financière (validation des DA, validation des demandes de paiement, suivi et remplissage du BFU, élaboration du budget pour les appels à proposition, préparation des avenants budgétaires, etc.) ;
• Organiser une réunion mensuelle de suivi budgétaire (BFU) en présence du responsable de zone, des équipes opérationnelles (PM/chef d’équipe) et du chef d’équipe logistique pour revoir les allocations financières des dépenses précédentes et pour ajuster les dépenses prévisionnelles ;
• Participer à l’élaboration du budget pour la proposition des nouveaux donateurs ;
• Participer à la préparation des rapports financiers dans le respect des exigences des bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et finaux) ;
• S’assurer que la documentation et les explications demandées par les auditeurs sont fournies de manière appropriée et en temps voulu pour toutes les dépenses liées de la zone;
• Communiquer au responsable de zone et à la coordination finance de Yaoundé toute information financière qui pourrait avoir un impact sur le programme.

F- Gestion des partenaires

• Participer au « vetting » des partenaires potentiels (évaluation des capacités comptables et financières) ;
• S’assurer que les partenaires DRC sont formés (formation initiale et recyclage) afin de mettre en œuvre efficacement les directives de DRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règlements de DRC et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Procéder à un contrôle aléatoire des dépenses des partenaires (contrôle interne).

G- Assurer une gestion équitable et efficace des membres de l’équipe.

• Superviser et orienter (formation et encadrement) les membres de l’équipe finance/administration ;
• Gérer le suivi du contrat des membres de l’équipe finance/administration (congés, récupération, évaluation, plan d’action individuel, objectifs, etc.), le cas échéant, en co-validant les procédures disciplinaires avec le responsable de zone ;
• Superviser le développement de carrière des membres de l’équipe finance/administration : définir les besoins de formation et fournir des conseils sur le développement professionnel.

Il est attendu du chef d’équipe Finances/Administration qu’il s’acquitte de toute autre tâche exigée par sa hiérarchie et correspondant à son poste.

Requirements:

Expérience et compétences requises

• Au moins quatre ans d’expérience dans un département financier (de préférence dans une ONG internationale) dont 1 an dans un poste de management
• Bonne communication et excellentes compétences interpersonnelles
• Une attitude orientée vers la résolution de problèmes et la recherche de solutions
• Capacité à travailler sous une supervision minimale et à atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis
• Capacité à travailler sous pression et à des heures de travail irrégulières.

Éducation:

• Licence en gestion d’entreprise
• Excellente maitrise d’Excel
• Maitrise de Word et Outlook
• Expérience souhaitée d’un ERP

Langues :

• Maîtrise professionnelle complète du Français requis.
• Bon niveau d’anglais un plus.
• Connaissance de la langue locale (Mafa, Haoussa, Fufuldé, etc.)

Prinicipales relations de travail :

• Personnel et partenaires de DRC
• Auditeurs
• Prestataires de services