• Gestion des équipements :
  • Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
  • S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des équipements ;
  • Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des des équipements ;
  • Effectuer un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
  • S’assurer que chaque équipement faisant l’objet d’un pret à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et/ou de restitution ;
  • S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation.
  • S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements.
  • Appliquer les procédures de gestion des équipements telles que décrites dans le OH du DRC ;
  • Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipement sur le shrarepoint.

• Gestion de la flotte véhicules
  • Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
  • S’assurer que les vérifications quotidiennes des véhicules sont faites par les chauffeurs ;
  • Assurer le suivi des tomcards et de la consommation des véhicules ;
  • Mettre à jour quotidiennement les tableaux de suivi de la flotte véhiucles ;
  • S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) ;
  • Controler la présence des documents à bord des véhicules ;
  • Assurer que les véhicules loués soient en conformité avec les standrads du DRC ;
  • S’assurer que du contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) est effectué par les gardiens;
  • S’assurer que le suivi des heures de fonctionnement des générateurs est effectué sur la fiche de suivi des heures par les gardiens ;
  • Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations ;
  • Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Manager ;

• Elaborer le planning des mouvements ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le sharepoint;
• Appliquer les procédures de gestion des véhicules et générateurs telles que décrites dans l’OH du DRC.

• Gestion des achats :
  • Travailler en étroite collaboration avec le Supply Chain Manager pour élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;
  • Participer au processus d’achat (demande de cotations et l’évaluation des offres) pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrés au niveau du bureau ;
  • Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services.
  • Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
  • S’assurer que les documents d’achats soient complets avant paiement ;
  • Assurer un archivage electronique et papier des documents d’achats ;
  • Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.
• Gestion des stocks :
  • Assurer une gestion du stock du bureau en collaboration avec le Supply Chain Manager ;
  • Superviser les livraisons et les expéditions à destination des bases du DRC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
  • Assurer à l’inventaire physique mensuel des stocks ;
  • S’assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
  • Assurer un archivage électronique et paier des documents de la gestion des stocks ;
  • Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC.
• Gestion des batiments :
  • S’assurer de la maintenance des locaux de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;
  • S’assurer que les locaux de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.
  • S’assurer que chaque batiment dispose d’un contrat de location et d’assurance habitation ;
  • S’assurer que les batiments disposent d’extincteurs fonctionnels et que ceux-ci soient inspectés tous les ans par un bureau de vérification;
  • S’assurer que chaque batiment dispose d’une trousse de premiers secours ;
  • Réaliser mensuellement un état des lieux des batiments et proposer un calendrier de maintenance.
• Raportage :
  • Participer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;
  • Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaine d’approvisionnement ;
  • Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks.

Ces responsabilités ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’être réajustées en fonction des besoins opérationnels dans le respect du rôle global de la /du Supply Chain Assistant.

Requirements:

• Niveau d’étude : diplôme universitaire (BTS, DUT) en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou qualification professionnelle équivalente ;
• Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la logistique / Supply Chain avec une ONG internationale
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles, de négociation et de communication
• Capacité de travailler sous pression
• Fortement motivé, axé sur les résultats et créatif dans la résolution de problèmes
• Connaissances informatiques en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc)
• Bonne compréhension et engagement vis à vis des valeurs de DRC.
• Maîtrise du Français écrit au niveau professionnel et parlé est obligatoire ;
• Anglais serait un atout