Location:

Dakar, Senegal
Salary:

$10,109 - $15,167 / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

6 months ago
Category:

Procurement, Supply and Logistics
Deadline:

16/07/2024

JOB DESCRIPTION

JOB DETAILS:

United Nations Development Programme Procurement Assistant Senegal UNDP Jobs 2024

United Nations Development Programme looking for “Procurement Assistant”. Applicants with an Advanced degree may apply on or before 16-Jul-24.

The United Nations Development Programme has published a job vacancy announcement on 03/07/2024 for qualified applicants to fill in the vacant post of Procurement Assistant to be based in Dakar , Senegal. For more jobs, please visit https://unjoblink.org

Company Name: United Nations Development Programme

Job Title: Procurement Assistant

Duty Station: Dakar , Senegal

Country: Senegal

Application Deadline: 16-Jul-24

Responsibilities:

II. Background and Organizational Context

Le PNUD s’efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques d’achat fassent partie intégrante de son avantage concurrentiel en tant que partenaire de choix pour le développement. Pour ce faire, il faut accorder plus d’attention à l’intégration stratégique des achats au stade de la conception des projets, stimuler l’innovation en matière de spécifications et de technologies, et adopter des pratiques de production et de consommation plus durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD. L’approvisionnement durable consiste à s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec l’impact environnemental le plus faible et les résultats sociaux les plus positifs. En mettant en œuvre les priorités stratégiques du PNUD en matière d’achats, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes flexibles pour des livraisons de grande valeur/à faible risque et dans les délais impartis, qui répondent aux besoins de leurs clients et des principales parties prenantes.

IV. Key Duties and Accountabilities

1.) Mettre en œuvre des stratégies et des politiques de passation de marchés durables conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
	Veiller à la pleine conformité des activités d’achat avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD. Contribuer à la cartographie des processus opérationnels d’approvisionnement du CO en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
2.) Soutenir les processus de passation de marchés pour le CO, les projets et les autres agences des Nations unies.
	Contribuer à la préparation des plans de passation de marchés pour le bureau pays et les projets. Contribuer à la préparation des documents d’appel d’offres, d’appels d’offres ou de demandes de propositions, et recevoir et effectuer l’évaluation préliminaire des devis, des offres ou des propositions. Préparer les bons de commande et les contrats dans le cadre de l’approvisionnement électronique et en dehors de celui-ci, préparer les bons de commande récurrents pour les services contractuels, créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans l’approvisionnement électronique et tenir à jour le système de classement de l’unité d’approvisionnement. Préparer les soumissions pour les comités d’examen des marchés publics internes (CAP, RACP et ACP).
3.) Contribuer à la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement afin de trouver les meilleures valeurs sur le marché.
	Mettre à jour les listes des fournisseurs.
4.) Soutenir le développement et le partage des connaissances en matière de marchés publics au sein du CO.
	Participer à la formation à la passation de marchés pour le personnel des opérations et des projets. Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
5.) Assure le contrôle adéquat de l’actif du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des objectifs suivants:
	Préparation des rapports d’inventaire ; Mise en place d’un contrôle d’Inventaire et de vérification physique au sein du bureau. Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférente pour les programmes régionaux à Dakar et les autres programmes régionaux du RSC à Addis
6.) Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:
	Organisation des voyages y inclus l’achat des billets, les calculs des DSA, la préparation des « Purchase Order »; les arrangements relatifs aux expéditions/fret; l’entretien des véhicules; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…);
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Aucune

Requirements:

Education

Un diplôme de fin d’études secondaires est requis.
Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finances, économie ou équivalent sera pris en considération, mais ce n’est pas une obligation.
Le niveau 2 du CIPS est requis pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

Experience, Knowledge, and Skills

Un minimum de 5 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 2 ans (avec une licence) d’expérience administrative pertinente et progressivement responsable est exigé aux niveaux national et/ou international.
Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que Quantum et Unall.
La connaissance des plateformes de réservation de billets en ligne serait un atout.

Language Requirements

Maîtrise du Français;
La maîtrise de la langue nationale du lieu d’affectation est requise pour le personnel local.

Expected Demonstration of Competencies

Core : Full list of UNDP Core Competencies can be found here

Obtenir des résultats

NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.

Apprendre en continu

NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information.

S’adapter avec agilité

NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.

Agir avec Détermination

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de s’exprimer calmement face à l’adversité, confidant.

S’engager et s’associer

NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l’intégration

NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Domaine thématique	Nom	Definition
Procurement	Sourcing	Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services
Procurement	Analyse Financière	Connaissance de l’évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur adéquation.
Procurement	Gestion des données	Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données relatives aux achats.
Procurement	Gestion des achats	La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source extérieure.
Gestion d’entreprise	Satisfaction et gestion des clients	Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Gestion d’entreprise	Communication	Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire. Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Gestion d’entreprise	Travailler avec des preuves et des données	Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.