JOB DETAILS:

United Nations Development Programme Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme Republic of the Congo UNDP Jobs 2024

United Nations Development Programme looking for “Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme”. Applicants with a Bachelor’s degree may apply on or before 20-Jul-24.

The United Nations Development Programme has published a job vacancy announcement on 04/07/2024 for qualified applicants to fill in the vacant post of Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme to be based in , Republic of the Congo. For more jobs, please visit https://unjoblink.org

Company Name: United Nations Development Programme

Job Title: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme

Duty Station: , Republic of the Congo

Country: Republic of the Congo

Application Deadline: 20-Jul-24

Responsibilities:

In this section list up to five primary functions/accountabilities of the position (Typically one sentence each) and examples of duties that must be performed to successfully accomplish key responsibilities.

• L’Assistant(e) Administratif(ve) appuiera la mise en œuvre des activités des programmes ;
• Il/elle appuiera notamment les procédures d’appels d’offres à l’échelle régionale, la documentation systématique et organisée des actions menées, le suivi du paiement des prestataires, la rédaction et l’envoi de courriers. Il/elle contribuera à la facilitation de l’exécution programmatique en suivant les procédures en vigueur et en utilisant les mécanismes et outils du Secrétariat des Nations Unies ;
• L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le personnel administratif et financier du Bureau Régional de l’ONUDC à Dakar, du siège à Vienne, ainsi qu’avec le personnel des Opérations du PNUD à Brazzaville, dans un esprit d’efficacité, d’effectivité et de cohérence.

Tâches et responsabilités :
Résumé des fonctions essentielles :

• Soutien administratif, financier et logistique au Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts / bureau projet de I ‘ONUDC à Brazzaville ;
•  Appui à l’organisation de réunions, formations et autres activités des Programmes ;
• Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs ;
• Appui au renforcement et au partage des connaissances.

Plus particulièrement, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de :

• Réceptionner, enregistrer et archiver le courrier de l’ONUDC et de ses partenaires ;
• Organiser des missions incluant les réservations des vols, d’hébergement, la préparation demandes de voyages (travel request), de bons de commandes dans l’application UMOJA, et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements,
• Faire le suivi des transactions financières dans UMOJA et en assurer le suivi avec l’Unité administrative et financière de l’organisation ;
• Collecter des factures pros forma nécessaires à l’organisation d’évènements des Programmes dans la région d’Afrique centrale ;
• Appuyer le Coordinateur Régional du Programme et des membres du personnel de I ‘ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et de gouvernements nationaux dans la région d’Afrique Centrale ;
• Fournir un appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions ;
• Préparer des correspondances, lettres et notes verbales ;
• Extraire, saisir, copier et classer les données provenant de sources diverses ;
• Fournir un appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Coordinateur Régional, de même de ceux destinés aux formations, et des stocks et inventaires du matériel ;
•  Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional ;
• Organiser la conservation des dossiers et documents liés à la mise en œuvre des projets ;
• Contribuer aux réseaux et aux communautés d’expertise ;
• Exécuter toute autre tâche pertinente pour la mise en œuvre du projet.

Requirements:

Compétences

Les candidats devront manifester leur engagement envers les missions de l’ONUDC, faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge. Leur profil devra refléter les compétences suivantes :

Professionnalisme

• Connaissances de gestion de bureau et d’appui administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; Fierté du travail et des réalisations du projet ; démontre les compétences professionnelles et la maîtrise de la matière ;
• Conscience et efficacité dans le respect des engagements, respect des délais pour I ‘obtention de résultats, motivation par des préoccupations professionnelles plutôt que personnels, démontre sa persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.

Planification et Organisation

• Capable d’établir des priorités et de planifier ;
• Coordonner et suivre les plans de travail ;
• Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.

Communication

• Capable de rédiger de manière claire et concise ;
• Communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.

Travail d’équipe

• Compétences interpersonnelles prouvées ;
• Aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
• Habilité à rester calme en toutes circonstances.

Orientation client

• Entretenir des relations efficaces avec les clients/partenaires ;
• Fournir des rapports aux partenaires internes et externes en temps opportun et approprié ;
• Organiser et hiérarchiser l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des partenaires ;
• Répondre rapidement aux besoins et demandes des partenaires.

Gestion et apprentissage des connaissances

• S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines (notamment la maîtrise du logiciel UMOJA) ;
• S’investit dans l’apprentissage et applique les connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle

• Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales ;
• Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts ;
• Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité ;
• Bonnes connaissances des règles administratives ;
• Fortes compétences en Tl.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion

• Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail,
• Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme, et avec une attitude positive et constructive ;
• Reste calme, maîtrise de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

Education

Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents.

Experience, Knowledge, and Skills

• Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l’administration en général, de l’appui administratif et logistique aux projets, de la comptabilité et/ou de l’administration financière ;
• Les candidats titulaires Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinentes dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
• Maîtrise de l’outil informatique et une bonne expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
• Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
• Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou tout autre système SAP serait un atout.

Langues

Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français.

• Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise.
• Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.

Expected Demonstration of Competencies

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

VI. Keywords

• Professionalism ;
• Ethics ;
• Planning and organisation ;
• Communication ;
• Team spirit.