Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
JOB DETAIL
JOB DETAILS:
United Nations Development Programme Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) Ivory Coast UNDP Jobs 2024
United Nations Development Programme looking for “Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)”. Applicants with a Bachelor’s degree may apply on or before 18-Jul-24.
The United Nations Development Programme has published a job vacancy announcement on 04/07/2024 for qualified applicants to fill in the vacant post of Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) to be based in Abidjan , Ivory Coast. For more jobs, please visit https://unjoblink.org
Company Name: United Nations Development Programme
Job Title: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
Duty Station: Abidjan , Ivory Coast
Country: Ivory Coast
Application Deadline: 18-Jul-24
Responsibilities:
1.) Fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
- Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
- Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
- Maintenir une forte surveillance financière des activités du projet.
- Aider à rédiger des contributions substantif et financier pour les rapports du projet.
2.) Assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
- Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
- Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
- Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
- Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
- Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
- Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
- Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
- Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
- Réception correcte des biens et services ;
- Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
- Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
- Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
- Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
- Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
- Extraction de données provenant de différentes sources ;
- Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
- Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
3.) Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ;
- Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
- Appui à la maintenance des locaux et services communs.
4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés.
Requirements:
Competencies
Compétences organisationnelles :
- Démonstration d’engagement envers la mission, la vision et les valeurs de l’ABD ;
- Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité en matière de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.
Compétences fonctionnelles :
Gestion et leadership
- Bonnes compétences en gestion et en leadership ;
- Démonstration de solides compétences en coordination et en organisation ;
- Capacité à travailler en équipe, à partager des informations et à coordonner les efforts au sein de l’équipe ;
- Approche constante du travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;
- Excellentes compétences en analyse et en écriture.
Communication
- Bonnes compétences en communication, à la fois à l’écrit et à l’oral, y compris en matière de réseautage et de relations interpersonnelles ;
- Capacité avérée à persuader et à influencer les autres à coopérer.
Orientation client
- Recherche des solutions potentielles aux besoins des clients internes et externes et rend compte de manière opportune, succincte et appropriée ;
- Organise et priorise l’emploi du temps pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
- Établit, développe et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;
- Capacité avérée à établir de solides relations avec les partenaires et les clients pour obtenir des retours positifs ;
Partenariat
- Établir, coordonner et conseiller sur les partenariats stratégiques et programmatiques ;
- Faciliter l’engagement des principaux intervenants ou groupes dans la prise de décisions en matière d’environnement et de développement durable, leur accès à l’information et le partage d’informations pour une conformité efficace.
Communication et sensibilisation
- Conseiller sur le développement et la gestion de la stratégie de communication de l’organisation, les campagnes de sensibilisation et les activités visant à accroître le profil de l’organisation aux niveaux national et international.
Professionnalisme
- Démonstration de compétences professionnelles et de maîtrise du sujet ;
- Consciencieux et efficace dans la réalisation des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ;
Parle et écrit de manière claire et efficace et fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et le maintien des gens informés ;
- Disposé à entreprendre d’autres missions telles que fournies par le responsable de l’organisation.
Leadership
- Proactif dans le déroulement de la stratégie pour atteindre les objectifs ;
- Établit et entretient des relations avec un large éventail de personnes pour comprendre les besoins et obtenir du soutien ;
- Recherche le changement et les améliorations ;
- Fournit un leadership et prend la responsabilité d’incorporer des perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Education:
- Un Bachelor, une Licence en administration des affaires en finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe.
Experience:
- Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
- Un Bachelor, une Licence en administration des affaires en finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe, devront avoir une expérience minimum de deux (2) années.
- Maîtrise de l’outil informatique et une bonne expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
- Une expereience dans le Systeme des Nations Unies ou des ONG serait un atout ;
- Une compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou tout autre système SAP serait un atout.
Language:
- Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais est exigée.
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