• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit des signatures.
• Tenir la comptabilité du projet dans le NAV.
• Classer les pièces de façon ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan.
• Appuyer le Comptable Régional dans les rapprochements bancaires mensuels.
• Consulter toutes les parties concernées pour faire l’estimation des besoins trimestriels et annuels.
• Préparer les données pour les appels de fonds auprès du siège et du bailleur de fonds
• Préparer le budget annuel du projet ;
• Préparer la révision budgétaire (mid-year review) ;
• Administrer et mettre à jour du budget dans le Project Portal et dans le NAV.
• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les passer en revue, avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumises par les pays et les consultants.
• Tenir à jour les fichiers des contrats avec les donateurs, partenaires et consultants.
• Créer les sub-awards dans le NAV.
• Organiser et suivre la réalisation des missions d’audit internes et externes.
• Préparer les termes de référence et les contrats des audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour le suivi des questions d’audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en œuvre des recommandations des auditeurs.
• Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de contrôle interne.
• Préparer les états et rapports administratifs et financiers du projet.
• Faire les analyses et les suivis mensuels et annuels de la situation financière du projet selon le budget approuvé.
• Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordinateur du projet, le Chef Régional des Finances et de l’Administration et les partenaires.
• Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens du projets.
• S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
• S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage.
• En collaboration avec le responsable de passation des marchés du bureau régional, acheter des biens et services selon les procédures en vigueur pour la demande, l’examen et l’approbation de l’examen des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats
• Fournir une assistance en termes de dispositions de voyage et d’organisation d’ateliers, de formations et de séminaires ;
• Accomplir d’autres tâches qui pourraient lui être assignées de temps à autre.