résumé des fonctions principales :
- Soutien à la mise en œuvre du plan d’action du programme de pays
- Soutien à la gestion de la logistique du bureau des Cayes
- Soutien aux collègues du Procurement dans le cadre d’achats spécifiques
- Soutien aux activités logistiques des partenaires de l’UNFPA Haïti.
Soutien logistique à l’unité de Programme :
Fournir un soutien logistique à l’unité de Programme en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Fournir un soutien logistique complet pour la planification, l’obtention et la mise en œuvre des dispositions nécessaires pour les activités et les événements liés au Programme. Ces services comprennent la location de locaux, l’achat ou la location du matériel et des fournitures nécessaires, l’organisation de services d’interprétation simultanée pour soutenir ces événements, l’hébergement et le transport en temps voulu des participants aux événements, etc.
- Travailler en étroite collaboration avec les Assistants Logistiques/Administratifs du projet.
- Faciliter la supervision de la gestion des intrants sous la responsabilité de l’UNFPA et destinés aux partenaires d’exécution.
- Contrôler les systèmes de gestion de stock l’UNFPA (Shipment Tracker, LMA).
- Veiller à ce que les appels d’offres pour l’achat d’équipements et de fournitures répondant aux besoins du Programme de pays et des activités des projets soient réalisés de manière adéquate et dans le respect des délais. Cela inclut la préparation appropriée et en temps voulu de la documentation essentielle requis par les procédures.
- Fournir un soutien et une assistance complets pour l’achat d’équipements et de fournitures pour les projets, ainsi que pour d’autres besoins opérationnels et administratifs du bureau de pays.
- Aider à la tenue des registres du matériel et du mobilier de bureau durables, refléter en temps utile les nouvelles entrées dans les fiches d’inventaire et prendre des dispositions pour l’élimination des stocks.
- Tenir des registres appropriés de l’équipement des projets, traiter les modifications appropriées des registres d’inventaire des projets concernant l’équipement et les fournitures durables, entretenir l’équipement de bureau en veillant à ce qu’il soit réparé en temps utile lorsque c’est nécessaire.
- Fournir des conseils en matière de procédures et conduire une formation pour le personnel des projets exécutés par le gouvernement concernant leurs responsabilités en matière de gestion des stocks, la préparation des rapports d’inventaire nécessaires et la bonne tenue des registres des véhicules conformément aux règles et règlements en vigueur.
Assurer des tâches logistiques au niveau des Opérations du bureau
- Fournir un soutien et une assistance complet pour l’achat d’équipements et de fournitures pour les projets, ainsi que pour d’autres besoins opérationnels et administratifs du bureau de pays.
- Appuyer le processus d’approvisionnement des véhicules en carburant.
- Préparer le rapport d’utilisation du carburant à la demande des Opération du Siège de l’UNFPA.
- Préparer le calendrier de maintenance des véhicules sous sa supervision et s’assurer que les dates d’entretien des véhicules soient respectées.
- Assurer la prise en charges des déplacements officiels des employés du bureau de l’UNFPA Haïti lors des missions locales et internationales.
S’acquitter de toute autre tâche pouvant être exigée par la direction de l’UNFPA.
Requirements:
Formation:
Diplôme universitaire dans les Sciences Sociale, Administration Publique, Gestion des Affaires, ou domaines connexes
Connaissances et Expérience
- Au moins 5 années d’expérience en matière de programmes et/ou d’administration, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, sont requises au niveau national ou international. Une expérience professionnelle avec l’ONU serait un atoutExpérience professionnelle dans la gestion de programme et la gestion administrative
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.
Langues:
La maîtrise de français est requise. Connaissance pratique de l’anglais. D’autres langues officielles des Nations unies, de préférence L’espagnol ,et le portugais, sont souhaitables.
