Les Services Généraux comptent environ 7 membres couvrant la maintenance des bâtiments, la réception, le service des réunions et conférences, ainsi que la sécurité et les assurances.

En juin 2010, l’UICN a achevé l’extension de son siège et a ainsi doublé la surface de ses bureaux. L’extension du bâtiment compte une série de techniques innovantes en matière de construction écologique ainsi que les dernières technologies en termes d’efficacité énergétique. Une partie du bâtiment, comprenant des salles de conférence et de réunions, est louée afin d’optimiser l’utilisation de l’espace disponible et générer des revenus. Le bâtiment comporte un centre pour les visiteurs et une cafeteria administrée par une entreprise de restauration professionnelle.

L’Unité des Services généraux est chargée du bon fonctionnement du siège mondial de l’UICN à Gland et est responsable essentiellement des domaines suivants : réception et accueil, location de bureaux, réservation des salles de conférence, achats, courrier, parking, nettoyage et hygiène, entretien, gestion technique et sécurité du Centre de la conservation de l’UICN.

Responsable de la gestion technique.

– Assurer la maintenance préventive et corrective de toutes les installations (chauffage, ventilation, climatisation, froid, frigorie, solaire thermique et photovoltaïque, séparateur de graisse/hydrocarbure, sanitaire, électricité, électronique, systèmes de sécurité, alarmes, plateforme élévatrice, ascenseurs, éclairage, stores, etc.).
– Gérer la technique du bâtiment par la supervision (Desigo CC)
– Veiller au respect des normes de sécurité, organiser et mettre en œuvre le plan d’évacuation, gérer le contrôle et la maintenance des installations feu (évacuation, éclairage de secours, extincteurs, détection feu, alarme, Sprinkler, portes coupe-feu, extinction gaz, etc.).
– Gérer les systèmes de contrôle d’accès, fermes portes, portes automatiques, vidéo surveillance, d’effraction et d’alarmes.
– Contrôler l’état des installations et déterminer les mesures pour les optimiser.
– Assurer, coordonner et superviser les interventions externes en cas de panne/de maintenance
– Identifier les contractants ou fournisseurs pour d’importants travaux de maintenance et de réparation, demander et analyser les offres.
– Gérer le stock de pièces de rechange.
– Participer aux démarches de progrès.
– Conseiller le Chef des Services généraux concernant les travaux de maintenance, de réparation ou de remplacement des installations qui sont à prévoir à court ou à long terme, et veiller à leur budgétisation, leur planification et leur réalisation.
– Effectuer toutes sortes de réparations, dépannages, nettoyages et transformations pour garantir un bon fonctionnement de l’immeuble.
– S’assurer que les normes d’hygiène, sécurité (par exemple en cas d’incendie) et bien-être sont connus et respectés.
– Epauler le Chef des Services généraux dans les discussions techniques et les négociations concernant les potentielles rénovations à entreprendre.
– Effectuer un service de piquet ou sur appel en se tenant à disposition en cas d’intervention urgente.
– Assister l’équipe des Services généraux lors d’absence ou de réunions importantes, notamment pour la gestion du courrier, la mise en place de salle de conférence, déménagements, etc.

Le cahier des charges ci-dessus contient les tâches et responsabilités principales du poste. Toutefois, dans une organisation telle que l’UICN, les membres du personnel doivent démontrer de la flexibilité dans leur approche du travail et accepter d’entreprendre d’autres activités qui ne font pas partie de leur travail quotidien. Si une des tâches devenait une responsabilité régulière, le cahier des charges serait modifié, en consultation avec le membre du personnel et le Groupe de Gestion des Ressources humaines.