Location:

Algiers, Algeria
Salary:

negotiable / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

2 months ago
Category:

Programme and Project Management
Deadline:

23/07/2024

JOB DESCRIPTION

JOB SUMMARY:

Sous la supervision du chef de projet, l’ associe de projet travaillera en étroite collaboration avec l’équipe gouvernance, la direction du PNUND ainsi que le personnel des services des opérations et l’équipe du projet pour appuyer la mise en œuvre du projet « renforcer la transparence et la redevabilité budgétaire, en tenant compte de l’égalité des femmes et des hommes ». Plus précisément, l’ associe (e) de projet appuiera l’unité de gestion du projet dans la mise en œuvre des différentes activités du projet et le suivi administratif et financier.

Appuyer la gestion du projet et la réalisation des activités inscrites au plan de travail, notamment pour l’atteinte des résultats suivants :

Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels et sous-plans pertinents, notamment le plan d’approvisionnement ;
Assister l’UGP dans la préparation du budget annuel et vérifier le respect des règles financières et procédures de dépenses du PNUD et des bailleurs de fonds du projet ;
Assurer le suivi global des dépenses du projet au travers d’outils de gestion financière et tenir une matrice des dépenses actualisée sur toutes les activités du projet ;
Préparer les révisions budgétaires et les ajustements financiers ;
Appuyer la préparation de la correspondance du projet et la préparation des comptes-rendus de réunions, rapports d’activités et autres documents du projet ;

Fournir des services d’appui administratif et logistique efficaces, notamment pour l’atteinte des résultats suivants :

Apporter un appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante du projet (organisation de réunions ; atelier, séminaire, assurer l’envoi, la réception et la distribution de divers courriers dans les temps, etc.) ;

Maintenir un système d’archivage des dossiers efficace et à jour, tenant compte notamment des exigences de confidentialité pour les documents financiers, et préparer la documentation à fournir en cas d’audit financier ;

Appuyer la coordination administrative et logistique des événements organisés dans le cadre du projets (ateliers, séminaires, visites de terrain et d’étude, de missions, d’ateliers, de tables rondes et de conférences etc), notamment la préparation de l’agenda et des supports à distribuer (présentations, documentations, etc.) ;
Appuyer la gestion des contrats en cours pour les prestataires individuels (consultants) et les prestataires professionnels (entreprises), et veiller au respect des dates et échéances pour la réception des biens/services/livrables ;

Répondre aux demandes d’informations pour le projet, et faciliter l’organisation de réunions de coordination ou de séances travail avec les parties prenantes ;

Compiler et/ou appuyer la préparation des documents de briefing, supports de présentation, discours, documents de mission, etc ;

Vérifier et tenir à jour les données pertinentes utilisées par le projet, dont une base de données contenant les coordonnées des parties prenantes clefs ;

Préparer les réquisitions de fonds (en ligne) à l’attention du Chargé de projet et faciliter les processus d’approbation du partenaire national des dépenses du projet, en préparant les demandes de service et les plans de travail pour signature ;

En coordination avec le service des voyages du PNUD, effectuer les réservations de déplacement et d’hébergement pour le compte du projet, vérifier les exigences de santé et de sécurité pour les destinations, et faciliter la préparation des autorisations de voyage, et des remboursements pour les frais excédentaires, des demandes de visa, etc.

S’assurer que tous les dossiers de paiement sont complets et conformes avant de les soumettre à l’unité des finances du PNUD ;

Assurer la réception des biens et des services, en veillant à obtenir une validation technique des produits/livrables au besoin ;

Veiller au respect des échéanciers et des engagements du projet, en effectuant des suivis réguliers auprès de l’UGP, du PNUD et des fournisseurs au besoin ;

Soutenir les experts du projet lors de la mise en œuvre et le suivi des activités conjointes sur site avec les parties prenantes locales ;

Préparer les contributions aux rapports et compiler les rapports de projet conformément au document de projet (y compris les rapports financiers si nécessaire) ;

Rédiger des correspondances, notes, mémos et autres types de documents au besoin ;

Préparer les TdR, spécifications techniques, RFP / RFQ, devis quantitatifs ;

Aider à l’évaluation des offres et des offres, compiler et préparer la documentation (rapport d’ouverture des offres, rapports d’évaluation et de sélection).

Appuyer l’unité des achats, au besoin, et la gestion des actifs selon les règles et procédures du PNUD, notamment pour l’atteinte des résultats suivants :

Effectuer la prospection des fournisseurs et tout autre tâche d’appui pour tous les micro-achats (moins de $5,000) du projet ;

Appuyer la budgétisation des activités d’approvisionnement et appuyer la préparation des termes de référence ou cahiers de charge, au besoin ;

Appuyer le partage des connaissances et des meilleures pratiques dans le Bureau pays, notamment pour l’atteinte des résultats suivants :

Appuyer la chargée de communication du PNUD, au besoin, pour la coordination ;

Favoriser la circulation de l’information et le maintien de rapports cordiaux avec le partenaire national, l’UGP et les différentes unités du PNUD ;

Partager les meilleures pratiques de gestion ou les leçons apprises dans le cadre du projet ou de ses activités.

L’ associe (e) de projet pourrait être amené(e) à la demande du chef de projet à réaliser d’autres tâches.

4. Arrangements institutionnels

L’ associe /e du projet travaillera sous la supervision du chef de projet.

5. Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management

N.A.

6. Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area	Name	Definition
Business Management	Working with Evidence and Data	Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions, and supporting decision-making
Business Management	Digital Awareness and Literacy	Ability and inclination to rapidly adopt new technologies, either through skillfully grasping their usage or through understanding their impact and empowering others to use them as needed
Business Management	Customer Satisfaction/Client Management	Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Management	Communication	Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media, and other appropriate channels.
Business Management	Monitoring	Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
Technical – Finance	Budget management	Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Technical – _Procurement	Procurement management	The ability to acquire goods, services or works from an outside external source

Minimum Education requirements	Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, ou Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais il n’est pas obligatoire.
Minimum years of relevant work experience	Un minimum de 3 années d’expérience pertinente (pour un diplôme universitaire) ou un minimum de 6 années d’expérience pertinente (pour un niveau secondaire) en gestion administrative et financière et ou gestion de projet. Advertisement .
Required skills	Une maitrise de Microsoft Office, applications Windows, systèmes de gestion Web intégrés, feuilles de calcul et bases de données. Une expérience en matière d’organisation d’événements, de réunions, incluant les aspects logistiques.
Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies section	Une experience dans l’administration de projets à forte concentration d’activités de renforcement des capacités est un atout. Une expérience antérieure dans la gestion des projets de développement avec un financement de l’Union Européenne est un atout. Une expérience préalable avec le PNUD ou le Système des Nations Unies est un atout certain
Required Language(s)	Maitrise du français et de l’arabe est requise une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.
Professional Certificates	N/A

7. The following documents shall be required from the applicants:

Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.
Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as reports, presentations, publications, campaigns, or other materials.

ABSTRACT:

United Nations Development Programme Project associate Transparence budgétaire Algeria UNDP Jobs 2024

United Nations Development Programme looking for “Project associate Transparence budgétaire”. Applicants with a High School Diploma may apply on or before 23-Jul-24.

The United Nations Development Programme has published a job vacancy announcement on 14/07/2024 for qualified applicants to fill in the vacant post of Project associate Transparence budgétaire to be based in Algiers , Algeria. For more jobs, please visit https://unjoblink.org

Company Name: United Nations Development Programme

Job Title: Project associate Transparence budgétaire

Duty Station: Algiers , Algeria

Country: Algeria

Application Deadline: 23-Jul-24

This job has expired.