JOB SUMMARY:
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Employee Contract Type:
Local – Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:
JOB PURPOSE
The Project Associate Finance Director will oversee the financial planning, management and reporting aspects for the USAID funded Project. The Project Associate Finance Director is critical to the success of the program goals.The Project Associate Finance Director will provide financial and administrative direction, overseeing all financial, contractual, and procurement aspects for the Project .This position will work closely with the COP, National Office Finance & Support Services Director, Senior Management Team, Support office and Regional Staff, project National Office and back-stops to ensure timely and accurate financial, contractual and administrative management, representation, analyses and reporting to the project management team, partners and agencies external to World Vision.
The Project Associate Finance Director is responsible for the oversight of budgeting, monitoring and performance of all funding streams for the project, including core and field programs, cost share and resource allocation to partners. Additionally, they are directly accountable for the financial, contractual and administrative compliance of the award including contractual and ad hoc financial reporting and invoicing.
MAJOR RESPONSABILITE
% of time
Financial Management and Reporting 30%
Budgets 20%
Stakeholder Engagement 25%
Compliance 15%
Supervision (if applicable) 10%
KNOWLEDGE / QUALIFICATIONS FOR ROLE
Required Professional Experience:
Required Education, training, license, registration, and
certification:
1. Bachelor’s degree in Administration or Accounting. or Master’s degree in Business Administration, Finance, Management or other applicable field to financial compliance. (CA, CPA or ACCA qualifications preferred)
2. Proven experience in working with grant related projects, implementing government grant regulations and building staff capacity.
3. Deep understanding of NGO finance environment and models of programme /project delivery; experience in managing complex funding arrangements.
4. Ability to engage and work collaboratively with diverse group of stakeholders to implement partnership initiatives.
Preferred Knowledge and Qualifications:
Travel and/or work Environment Requirement:
Ability to travel up to 30% of the time
KEYWORKING RELATIONSHIPS
CoP : Ensure high quality of grant financial monitoring and management
FO Finance Director : Ongoing grant’s financial operations, accountability and compliance
Support office (WVUS) & donor’s representative : Financial reporting and compliance
Senior Management Team for GOLD+ project :
Collaboration on all aspects of the effective management and functioning of the project, providing advice to offset any potential risks to the project, building effective and efficient systems and processes to support the project implementation.
All departments and program Managers and staffs in the National Offices : Ensuring that project Effectiveness related requests are appropriately handled
Colleagues in consortium NGOs, other organizations : Information and experience sharing, professional support, monitoring
Support Office : Consultation and coordination on project Financial and budgeting requirements.
DECISION MAKING
– Routine decisions within scope of work.
– Decisions related to day-to-day management of staff reporting directly to this position.
– Decisions made within financial management area for the grant, in consultation with Finance & Support Services Director and CoP
– Decisions made within policy: Ref refer to approval matrix
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JOB PURPOSE
Le Directeur Associé des Finances supervise la planification financière, la gestion et les aspects de reporting pour le projet financé par l’USAID. Il est essentiel au succès des objectifs du programme. Il fournit une direction financière et administrative, supervisant tous les aspects financiers, contractuels et d’approvisionnement pour le Projet. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec le COP, le Directeur des Finances et des Services de Support du Bureau National, l’Équipe de Direction Supérieure, le bureau de support et le personnel régional, le bureau national du projet et les soutiens pour assurer une gestion financière, contractuelle et administrative, une représentation, des analyses et un reporting en temps voulu et précis à l’équipe de gestion du projet, aux partenaires et aux agences externes à World Vision.
Il est responsable de la supervision de la budgétisation, du suivi et de la performance de tous les flux de financement pour le projet, y compris les programmes principaux et sur le terrain, la part des coûts et l’allocation des ressources aux partenaires. De plus, il est directement responsables de la conformité financière, contractuelle et administrative de la subvention, y compris le reporting financier contractuel et ad hoc et la facturation.
MAJOR RESPONSABILITES
% of time
Gestion Financière et Reporting 30%
• Dirige les activités financières pour le domaine de programme assigné
• Dirige, gère et coordonne la coordination quotidienne des activités financières à travers tous les éléments et sources de financement, en assurant l’efficacité des coûts
• Développe et met en œuvre des processus, procédures et politiques qui améliorent davantage la prestation des services financiers et accélèrent la livraison coordonnée et sans faille de la gestion du programme
• Assure que les ressources de l’USAID sont correctement dirigées vers les priorités du projet et sont conformes au plan d’approvisionnement du projet
• Mène le développement, le suivi et la révision des budgets principaux du projet et des budgets d’adhésion des pays, y compris les négociations budgétaires avec les sous-bénéficiaires et la finalisation des narratifs budgétaires
• Agit en tant que partenaire de réflexion stratégique et joue un rôle clé dans la définition de la portée, du budget, du plan de travail pour le domaine de programme assigné
• Assure que les partenaires à travers l’organisation reçoivent des conseils, un soutien et une orientation de haute qualité relatifs au domaine assigné
• Assure que les activités financières dans le domaine de programme assigné sont alignées avec les exigences organisationnelles, réglementaires et des donateurs
• Fournit des conseils, un suivi et un soutien aux équipes de projet, y compris l’approvisionnement en biens et services, le soutien logistique pour les voyages locaux et internationaux (y compris les rapports de dépenses) pour le personnel et les consultants, le développement de contrats et de sous-awards, et la gestion et la maintenance de l’inventaire de bureau
Dirige et développe le processus de budgétisation du plan de travail annuel pour toutes les activités principales et de terrain du projet et les partenaires.
Travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations du programme sur la préparation, le suivi et le reporting pour le budget principal et les éléments spécifiques du budget.
Analyse les budgets en fonction du plan de travail et des coûts réels dans le pays.
Prépare des modifications de budget complètes et précises et des demandes de réalignement.
Assure que tous les budgets du projet sont saisis dans le système de budgétisation Sun et le Système d’Allocation Budgétaire du Projet (PBAS) au niveau du pays de manière opportune et précise.
Passe en revue et négocie les budgets des sous-traitants/sous-bénéficiaires.
Développe des directives pour les allocations budgétaires des partenaires et sert de liaison clé pour soutenir le développement du budget et du récit conformément aux objectifs du projet.
Assure que les systèmes du projet sont alignés avec les systèmes globaux de l’USAID et de World Vision International, en collaboration avec l’Équipe de Direction Supérieure.
Travaille avec la direction du projet et de World Vision pour standardiser les opérations spécifiques des subventions de l’USAID et résoudre les problèmes opérationnels sur le terrain.
Assure que les rapports financiers trimestriels des donateurs du projet sont préparés, examinés et soumis à temps.
Engagement des Parties Prenantes 25%
Conformité 15%
•Travaille en étroite collaboration avec le personnel de gestion des contrats et des subventions pour assurer la conformité contractuelle et administrative
•S’assure que les systèmes et rapports financiers sont compatibles avec les pratiques comptables standard ainsi qu’avec les règles et réglementations de l’USAID.
•Fournit un renforcement des capacités, du coaching et du mentorat au personnel financier et aux partenaires locaux, en développant des activités et du matériel d’apprentissage pour soutenir le renforcement des capacités.
Supervision (si applicable) 10%
• Mentore, soutient et/ou gère une équipe financière de personnel hautement qualifié et aligne leurs efforts sur les objectifs du projet pour assurer des résultats rapides et durables, des opérations efficaces et la conformité dans tous les domaines
• Fournit du coaching, des conseils et un mentorat aux rapport(s) direct(s) lorsque nécessaire
• Définit des cibles et des objectifs pour le domaine assigné et livre des résultats
• Développe l’expertise de l’équipe pour l’aligner avec la direction du programme et de l’organisation tout en cherchant continuellement des moyens de fournir / améliorer la valeur apportée
• Dirige une équipe performante et fournit des retours continus et des évaluations de performance
• Suit, surveille et adresse efficacement et/ou récompense la performance des membres de l’équipe
Required Professional Experience
Required Education,
training, license,
registration, and
certification
1. Licence en Administration ou Comptabilité, ou Master en Administration des Affaires, Finance, Gestion ou autre domaine applicable à la conformité financière. (Les qualifications CA, CPA ou ACCA sont préférées)
2. Expérience avérée dans le travail avec des projets liés aux subventions, la mise en œuvre des réglementations des subventions gouvernementales et le renforcement des capacités du personnel.
3. Compréhension approfondie de l’environnement financier des ONG et des modèles de livraison de programmes/projets ; expérience dans la gestion d’arrangements de financement complexes.
4. Capacité à s’engager et à travailler en collaboration avec un groupe diversifié de parties prenantes pour mettre en œuvre des initiatives de partenariat
Preferred Knowledge
and Qualifications
Travel and/or
Work Environment
Requirement
Capacité a voyager jusqu’a 30% du temps
Physical
Requirements
Language
Requirements
Le français est obligatoire et une parfait maitrise de l’anglais essentielle
KEY WORKING RELATIONSHIPS
Contact (within WV or outside WV)
Reason for contact
Frequency of contact
CoP:Assurer une haute qualité de suivi et de gestion financière des subventions Hebdomadaire (en cours) – Hebdomadaire (ongoing)
Directeur Financier FO : Directeur Financier FO Opérations financières des subventions en cours, responsabilité et conformité – Hebdomadaire (ongoing)
Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur: Reporting financier et conformité Mensuel
Équipe de Direction Senior pour le projet GOLD+ : Collaboration sur tous les aspects de la gestion efficace et du fonctionnement du projet, fournissant des conseils pour compenser tout risque potentiel pour le projet, construisant des systèmes et processus efficaces et efficients pour soutenir la mise en œuvre du projet -Mensuel
Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur
Reporting financier et conformité Mensuel
Équipe de Direction Senior pour le projet GOLD+ : Collaboration sur tous les aspects de la gestion efficace et du fonctionnement du projet, fournissant des conseils pour compenser tout risque potentiel pour le projet, construisant des systèmes et processus efficaces et efficients pour soutenir la mise en œuvre du projet. S’assurer que les demandes liées à l’efficacité du projet sont traitées de manière appropriée Selon les besoins. Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations : Partage d’informations et d’expériences, soutien professionnel – Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur
Tous les départements et les gestionnaires de programme et le personnel des Bureaux Nationaux:
S’assurer que les demandes liées à l’efficacité du projet sont traitées de manière appropriée Selon les besoins. Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations : Partage d’informations et d’expériences, soutien professionnel – Au besoin
Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations:
Partage d’informations et d’expériences, soutien professionnel, suivi Selon les besoins – Au besoin
Bureau de Soutien:
Consultation et coordination sur les exigences financières et budgétaires du projet -Trimestriel
DECISION MAKING
1. Décisions routinières dans le cadre du travail.
2. Décisions liées à la gestion quotidienne du personnel rapportant directement à ce poste.
3. Décisions prises dans le domaine de la gestion financière pour la subvention, en consultation avec le Directeur des Finances & Services de Support et le CoP.
4. Décisions prises dans le cadre de la politique : Référer à la matrice d’approbation
Date limite de dépôt des candidatures, le 2 Août 2024
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
ABSTRACT:
World Vision International Project Associate Finance Director Senegal World Vision Jobs 2024
World Vision International looking for “Project Associate Finance Director”. Applicants with an Advanced degree may apply on or before 04-Aug-24.
The World Vision International has published a job vacancy announcement on 19-Jul-24 for qualified applicants to fill in the vacant post of Project Associate Finance Director to be based in Dakar, Senegal. For more jobs, please visit https://unjoblink.org
Company Name: World Vision International
Job Title: Project Associate Finance Director
Duty Station: Dakar, Senegal
Country: Senegal
Application Deadline: 04-Aug-24