RESPONSIBILITIES

L’assistant(e) Support sera rattaché(e) au contrôleur de gestion et au logisticien du Desk, avec une répartition de temps d’environ 60% pour les tâches de gestion financière/comptabilité et 40% pour celles liées à la logistique :

Sous la supervision du contrôleur de gestion et du logisticien Desk, l’assistant(e) :

Comptabilité

• Assiste le gestionnaire dans ses tâches comptables inhérentes aux missions
• Vérifie les affectations analytiques et comptables des comptabilités des différentes missions
• Vérifie les tableaux d’affectation dépenses entre les différents bailleurs de fonds
• Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique semestrielle des missions
• Utilise des logiciels comptables SAGA (Mission)

Gestion

• Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des administrateurs terrain
• Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
• Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
• Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
• Soutient à la préparation des audits financiers
• Participe à la validation des prévisionnels de trésorerie
• Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles (Desk, Comptabilité, Logistique, Siège…)

Logistique

• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, …) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International.
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.).
• Archive les dossiers traités en version informatique.
• Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.)
• Vérifie et met à jour les documents de suivi logistique (factures téléphone, contacts mission…).

Apports du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain.
• Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
• Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant qu’Administrateur ou logisticien sur le terrain.
• Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
• Perfectionnement d’Excel et maîtrise du logiciel Saga.
• Être en contact direct avec le terrain via les expatriés.

REQUIREMENTS

• Niveau Bac + 4/5 Master, Ecoles de Commerce et/ou formation spécifique support ONG type Bioforce avec une composante en gestion et/ou logistique.
• Une expérience professionnelle réussie et significative dans le domaine de la gestion (comptabilité, finance) et/ou logistique (achat, transport, technique).
• Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, une bonne connaissance d’Excel est importante
• Bonne maîtrise de l’anglais
• Autonomie et rigueur
• Capacité de travail en équipe