Sous la supervision du Gestionnaire de projet, l’Officier en logistique devra assurer le soutien aux équipes de Projet, assurer les procédures réglementaires et administratives liées au dédouanement, assurer la gestion du parc de véhicules, assurer la gestion des locaux et des actifs de l’UNOPS, assurer une assistance aux questions liées à la sécurité et assurer la gestion de la petite caisse.

RESPONSIBILITIES

Sous la supervision du Gestionnaire de projet, l’Officier en logistique devra :

– Assurer le soutien aux équipes de Projet:

• Soutenir l’équipe de Projet dans les tâches liées aux opérations, l’approvisionnement, la livraison et la réception des matériels, des stocks, etc.;
• Préparer le processus de réquisition et assurer le suivi pour l’exécution du plan de passation de marchés;
• S’assurer que chaque équipe de projet prépare/maintient et met à jour la liste d’inventaire du projet ; ainsi que certifie le contrôle physique/les conditions de travail de tous les équipements du projet ;
• Etre responsable de l’entretien du stock des équipements destinés aux projets du bureau en collaboration avec le responsable du département;

– Assurer les procédures réglementaires et administratives liées au dédouanement:

• Être en étroite collaboration avec les instances locales sur les démarches administratives relatives au dédouanement des biens, équipements importés;
• S’assurer de la mise en place des procédures sur les procédures douanières;
• Préparer le manuel interne des différentes procédures administratives et logistiques;
• Vérifier et évaluer l’exactitude des informations et des documents de suivi;
• Informer et assister l’ensemble du personnel sur les exigences et procédures logistiques et administratives ;

– Assurer la gestion du parc de véhicules:

• Etre responsable de l’organisation des évaluations des véhicules de transport du bureau;
• Gérer la flotte de véhicules dans le pays avec tous les domaines connexes tels que la gestion du carburant, l’assurance, l’entretien, l’immatriculation, les permis de conduire, les journaux de bord, etc.
• Assurer la gestion des chauffeurs de la flotte des opérations;

– Assurer la gestion des locaux et des actifs de l’UNOPS:

• S’assurer que les locaux du bureau sont entretenus et que les réparations et l’entretien nécessaires sont effectués en temps opportun;
• Promouvoir les plans d’économies d’énergie et de durabilité au niveau du bureau;
• Être responsable de la réception des biens/équipements livrés dans le cadre des achats du bureau;
• Distribution et récupération du matériel (formulaires de check-in/check-out)
• Travailler en étroite collaboration avec les unités des finances et des achats dans la préparation et la soumission du rapport annuel d’inventaire des actifs au bureau régional/siège;
• Travailler en étroite collaboration avec l’Unité des achats sur l’achat de services pour l’entretien des locaux de bureau et du matériel de bureau et des véhicules connexes ;

– Assurer une assistance aux questions liées à la sécurité:

• Mettre en place et à jour la note d’information sur la sécurité pour le personnel de l’UNOPS et les visiteurs, et selon les directives de l’UNDSS;
• Analyser et identifier les potentiels risques liés à la sécurité et proposer un plan de mitigation;
• Préparer les rapports trimestriels sur les incidents de sécurité;

– Assurer la gestion de la petite caisse:

• Assurer la tenue des dossiers / décaissements pour les fournitures de bureau et d’autres matériels de bureau à réception des réquisitions, approuvés par l’autorité compétente;
• Assurer une bonne gestion de la petite caisse dédiée aux frais du département logistique et achats;

• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins;

REQUIREMENTS

Education

• Diplôme de fin d’études secondaires est requis;
• Un diplôme technique ou une licence en Administration, Gestion, ou autres champs y relatifs peut remplacer les années manquantes
• Bonne connaissance en informatique bureautique et excellente utilisation de MS Office (MS Word, Excel et Outlook) ou de Google Suite est requise

Expérience

• Minimum de 2 ans d’expérience pour les candidat.e.s titulaires d’une licence ou de 6 ans d’expérience pour les candidat.e.s titulaires de diplôme de fin d’études secondaires, dans le domaine de la logistique ou administratif ou autres domaines connexes
• Minimum 1 an d’expérience en gestion d’opérations logistiques est requis

• Connaissance des règles et des règlements de l’ONU, des procédures de passation de marchés de l’UNOPS en particulier serait un atout;
• Connaissance au niveau de la gestion de flotte et procédures douanières est un atout
• Expérience en communication serait un atout