L’analyste des achats est responsable de la bonne prestation des services d’achat pour les clients internes et externes. Sa mission consiste à analyser et interpréter les règles et règlements et apporter des solutions à un large éventail de questions complexes ; encourager une approche collaborative, orientée vers le client, avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays et des bureaux décentralisés, le personnel du siège et les partenaires, afin de veiller à l’atteinte des objectifs de performance du bureau de pays.

Ce poste est directement rattaché à la Directeur des Opérations.

RESPONSIBILITIES

A. Gérer les achats du bureau

• Aide au ou à la gestionnaire Opérations internationales pour la préparation d’un plan d’achat consolidé fondé sur un examen de tous les plans de travail annuels ; supervision des achats, en veillant à ce que l’ensemble du portefeuille d’achats du bureau de pays du FNUAP soit livré de la manière la plus économique et la plus opportune possible.
• Conseils relatifs aux procédures et aux systèmes afin d’aider les membres du personnel du bureau de pays à établir des prévisions adéquates, à planifier les achats et à gérer la logistique dans leur sphère de travail dans chacun des domaines de programmation thématique du FNUAP (y compris l’assurance du dernier kilomètre), sous la supervision du ou de la gestionnaire des Opérations internationales.
• Rédaction de demandes de devis et d’appels d’offres ou de demandes de propositions pour le bureau de pays, à soumettre par le ou la gestionnaire des Opérations internationales au Comité local d’examen des contrats du PNUD.
• Appui à la facilitation et la coordination des appels d’offres formels et informels gérés par le bureau de pays conformément aux exigences de la procédure relative à la passation de marchés.
• Prestation et maintenance des services, approvisionnement en fournitures, en suivant les procédures et en tenant à jour l’inventaire et les registres. Production de comptes rendus réguliers sur les échéances de passation des marchés, communication régulière au sein du FNUAP et à l’extérieur avec les partenaires concernant les dates de livraison prévues.
• Maintien d’une liste des fournisseurs privilégiés de l’ONU et du FNUAP ; établissement de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les clients tiers ; conclusion d’accords de service avec les prestataires de services ou extension des accords existants, le cas échéant.
• Participation au groupe de travail sur les achats de l’OMT/BOS en tant que membre de l’équipe des opérations nationales, sous la direction du ou de la gestionnaire des Opérations internationales. Établissement et maintien de bonnes relations de travail avec les autres membres du groupe de travail.
• Établissement et actualisation de la liste des fournisseurs du LTA, en tant que membre du groupe de travail sur les achats de l’OMT.
• Tenue d’un fichier de sociétés de conseil.
• Coordination de la livraison et de la réception en temps voulu des biens et des services, de leur libération, de leur acceptation et de leur livraison au point de destination en temps voulu, en liaison avec le service des achats et les services de gestion des installations du FNUAP, l’UNOPS et d’autres organes d’achat des Nations Unies, en accordant l’attention nécessaire à l’assurance de la qualité.
• Maintien d’une communication efficace et constructive avec le PSB afin d’anticiper les mesures à prendre sur les questions associées à la passation de marchés.
• Bonne tenue des dossiers, des documents et des archives concernant toutes les procédures de passation de marchés.
• Bonne évaluation des prestataires de services en temps voulu, mise en œuvre des mesures de suivi correspondantes.
• Aide au ou à la gestionnaire des Opérations internationales pour la supervision des achats locaux dans le bureau de pays, participation au groupe de travail sur les achats de l’initiative Unité d’action des Nations Unies.
• Supervision quotidienne d’un système de contrôle interne efficace garantissant la bonne préparation et la bonne expédition des bons de commande. Prise en temps utile de mesures correctives pour les bons de commande présentant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes.
• Facilitation de la procédure de fourniture de documents relatifs à la passation de marchés aux auditeurs internes et externes et à d’autres réviseurs des procédures.
• Exécution en temps utile de toutes les exigences administratives en matière de passation de marchés.
• Rédaction de rapports sur la passation de marchés dans le bureau de pays.

B. Contribuer au renforcement des capacités des partenaires d’exécution sur tous les aspects de la gestion des marchés publics.

• Apport d’une aide aux partenaires d’exécution en ce qui concerne la passation de marchés pour le compte de tiers.

C. Renforcer et diffuser les connaissances

• Apport d’informations, de conseils techniques et d’orientations sur tous les aspects des activités, procédures d’achat et de passation de marchés en rapport avec les pratiques commerciales du FNUAP, en assurant la liaison et en donnant des conseils sur les meilleures pratiques, le cas échéant, en interne ainsi qu’avec les parties prenantes externes.
• Proposition et actualisation de procédures opérationnelles standard internes afin d’améliorer les contrôles internes et l’efficacité et de répondre aux questions d’audit.
• Aide au renforcement des capacités locales en matière de passation de marchés. Conception et élaboration de programmes et de supports pour les formations à la passation de marchés, organisation de formations.

Exécution de toute autre tâche requise par la direction du FNUAP.

REQUIREMENTS

Formation:

• Diplôme universitaire supérieur (maitrise) ou équivalent en logistique, en passation de marchés publics ou dans un domaine connexe.

Connaissances et expériences:

• Deux ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
• Connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, expérience des applications de planification des ressources internes (de préférence Quantum).
• Expérience en matière de transit et de dédouanement.
• Une expérience préalable au sein d’une organisation multilatérale ou internationale, notamment au sein de l’ONU ou du FNUAP, constituera un atout de poids.
• Maitrise des applications bureautiques courantes.

Langues :

• Une excellente capacité à communiquer oralement et par écrit en français est indispensable, ainsi qu’une connaissance pratique de l’anglais.