Introducción

El proyecto “Comply with Fundamental Rights at Work in Costa Rica” (CRI/24/01/CAN) busca como resultado final “Mejorar el cumplimiento de la legislación laboral relacionada con los principios fundamentales y derechos en el trabajo en Costa Rica a través de un mejor sistema de inspección laboral”. Para alcanzar este objetivo, la OIT fortalecerá las capacidades de las autoridades laborales para implementar estrategias destinadas a mejorar el sistema de inspección laboral y reducir las barreras a la
igualdad de género en el trabajo. A través de diversas actividades de educación y extensión, el proyecto también buscará proporcionar a las partes interesadas laborales mecanismos de alerta utilizados para monitorear y evaluar los esfuerzos realizados en las inspecciones laborales, en particular para los
trabajadores vulnerables empleados en sectores ocupados por mujeres.
En resumen, este proyecto de la OIT busca mejorar el cumplimiento de la legislación laboral en Costa Rica, especialmente en términos de seguridad y salud en el trabajo, igualdad de género y condiciones laborales justas, a través de capacitación, asistencia técnica y desarrollo de políticas y mecanismos de cumplimiento.
El/la Asistente del proyecto tendrá como actividad principal la asistencia administrativa y financiera de las actividades del Proyecto.

LÍNEAS JERÁRQUICAS
La persona que tenga la responsabilidad de Asistente de Proyecto reportará directamente al Coordinador del Proyecto ubicado en la sede del proyecto en San José.

Descripción de las tareas

1. Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos. A solicitud de su supervisor, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.
2. Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones. Tomar notas y/o actas en las reuniones.
3. Monitorear el uso de los fondos en las actividades del proyecto, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto del proyecto en caso sea necesario. Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.
4. Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.
5. Preparar y procesar transacciones en IRIS, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones
realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.
6. Apoyar al Coordinador del Proyecto en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina. Preparar material informativo administrativo y financiero para el Coordinador del Proyecto con fines de presentación de informes y reuniones con el Comité Directivo
del proyecto.
7. Entregar información a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Informar al Coordinador del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.
8. Brindar interpretación y traducción informal y formal si se requiere.
9. Desempeñar otras funciones asignadas por el Coordinador del Proyecto en caso necesario.

Educación

Educación secundaria completa.
Ventaja:
Estudios técnicos en el área administrativa o contable.

Experiencia

Mínimo:
– Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.
– Ventaja:
–
– Experiencia demostrable de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica se considera
una ventaja.
– Conocimiento de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios
administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo digitales.

Idiomas

Mínimo:
– Excelente conocimiento del español.
– Nivel intermedio del idioma inglés

Competencias

Básicas
Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de
la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y
transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos,
Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño,
Orientación a la calidad y Colaboración.
Técnicas y generales
· Excelentes capacidades de redacción.
· Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader)
y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
· Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
· Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para
trabajar en equipo.
· Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
· Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.