Les unités de terrain des VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représentent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et proposent des solutions intégrées basées sur l’engagement volontaire À ses partenaires, que ce soit le gouvernement, les entités des Nations Unies, la société civile et le secteur privé.

Dans le cadre d’un processus de transformation que le Programme VNU a engagé des 2017, un processus de régionalisation et restructuration des unités terrain VNU a été effectué en accord avec les priorités stratégiques du Programme, À savoir le cadre stratégique 2018-2021.

Ainsi, 5 bureaux régionaux ont été établis À Bangkok, Dakar, Nairobi, Amman et Panama dont la responsabilité est de 1/soutenir les efforts déployés par les États membres dans la réalisation des ODD par le volontariat et 2/mobiliser des Volontaires des Nations Unies pour appuyer les activités du système des Nations Unies À l’échelle de pays et de la région.

Au niveau des pays, les unités de terrain du programme VNU interagissent avec les entités des Nations Unies pour intégrer le volontariat de manière stratégique dans la mise en oeuvre et la réalisation de leurs missions.

Dans le cadre de ce processus, le programme VNU collabore avec les entités des Nations Unies afin d’identifier les possibilités, pour les volontaires, d’apporter une valeur ajoutée spécifique et unique aux programmes de développement et aux missions de maintien de la paix.

1. Sélection des candidats

– Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évaluations et/ou entretiens de recrutement des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk re-views) ;
– Soumettre les documents relatifs à la sélection des candidats au Volunteer Service Center (VSC) basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leurs actions.

2. Arrivée et orientation des volontaires

– Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
– Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de résidence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, UVP pour les volontaires ;
– Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administratives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation
– Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles
– Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Volunteer Service Center) au siège VNU ;
– S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signées et envoyées au VSC au siège.

3. Appui pendant l’affectation des volontaires

– Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc.

Faire le suivi avec VSC au siège.
– Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que congés dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.)
– Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médicale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ;
– Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sortie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation.
– Appuyer les volontaires dans leurs demandes de congés dans les foyers
– Maintenir à jour dans UVP les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée
– Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues ;
– Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ;
– Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.

4. Appui à la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des partenaires dans le pays

– En consultation avec l’assistant du programme de volontariat en ligne du Bureau régional concerné, agir en tant que point focal pour les volontaires en ligne et l’accréditation des organisations de services de volontariat en ligne, en se concentrant sur le soutien aux entités d’accueil pour développer les opportunités de volontariat en ligne par le biais d’engagements de plaidoyer et de promotion du concept de volontariat en ligne ;
– Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres structures.

5. Soutien administratif et logistique

– Tenir des inventaires de tous les équipements non consommables fournis par le programme VNU et s’assurer que les dossiers de tous les articles achetés par le programme VNU sont soumis au siège du programme VNU ;
– Tenir à jour les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à pouvoir s’y référer et les retrouver facilement ;
– Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
– Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
– Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
– Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
– Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
– Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
– Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Responsabilité
• Adaptabilité et flexibilité
• Orientation client
• Engagement et motivation
• Engagement à l’apprentissage continu
• Communication
• Créativité
• Éthique et valeurs
• Intégrité
• Planification et organisation
• Professionnalisme
• Respect de la diversité
• Autogestion
• Sensibilisation technologique
• Travail en équipe

Domaine(s) d’expertise :
• Expérience pertinente en Administration ou en gestion de programmes de volontariat, ou Ressources humaines, ou processus d’administration y relatif ;
• Expérience des Nations Unies serait un atout ;
• Connaissance et familiarité avec la gestion du personnel dans le système des Nations Unies est désirable.

Capacité informatique :
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateur et de logiciels (ERP, MS Word, Excel, Power-Point, etc.) ;
• Une expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion Web est hautement souhaitable.

La durée de votre affectation est de trois (03) mois.

Une indemnité de subsistance de volontaire (en anglais VLA), équivalant à 565,854.24FCFA vous sera versée mensuellement. La VLA est censée couvrir les frais de logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.).