Asistente Administrativo – G5 (DC)
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Location:
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Salary:negotiable / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:3 months ago
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Category:Administration
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Deadline:15/08/2024
JOB DESCRIPTION
ABOUT THE COMPANY:
The ILO was created in 1919, as part of the Treaty of Versailles that ended World War I, to reflect the belief that universal and lasting peace can be accomplished only if it is based on social justice.
JOB SUMMARY
Grado: G5
Número de la vacante: CIUDAD DE MÉXICO/TC/G5/2024/104
Fecha de publicación: 02 de agosto 2024
Fecha de cierre : 15 de agosto 2024
Job ID: 12246
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: OP-México
Lugar de destino: Ciudad de México
Tipo de contrato: Duración determinada
Duración del contrato:12 meses
– Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en México.
Pueden participar:
– Los candidatos externos.
– Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.
– Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización.
Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
Este puesto está sujeto a disponibilidad de fondos.
Introducción
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) cuenta con una Estrategia sobre migración laboral y movilidad humana para la región de América Latina y el Caribe, guiada por las Normas Internacionales del Trabajo y cuyas líneas estratégicas de acción incluyen: i) promover la migración regular, segura y equitativa; ii) promover la gobernabilidad de las migraciones con fines de empleo y el diálogo social; iii) promover un enfoque de derechos, incluyendo la ratificación e implementación de los convenios sobre trabajadores migrantes; iv) mejorar las condiciones laborales de los trabajadores migrantes; v) promover el enfoque de género en las políticas migratorias; vi) promover la transición de los trabajadores migrantes de la economía informal a la formal; vii) fortalecer los lazos entre políticas de empleo y de migración laboral; viii) proteger a la niñez migrante y prevenir el trabajo infantil migrante; ix) promover una contratación justa y reducir los costos de la migración laboral; x) proveer asistencia técnica a los constituyentes en materia de migración laboral; xi) mejorar la información y las estadísticas sobre migración laboral; xii) movilizar y sensibilizar sobre la contribución de los trabajadores migrantes al desarrollo.
La Oficina de País de la OIT para México y Cuba ha afianzado su agenda de trabajo en materia de migración laboral, prevención del trabajo forzoso y trabajo infantil, retomando la estrategia antes mencionada.
Estos tres temas en la práctica se ven directamente vinculados y son coordinados por los dos proyectos en los que colaborará la persona que ocupe el puesto de Asistente Administrativa.
El proyecto “Fortalecimiento de la sociedad civil para proteger y defender a los trabajadores migrantes”, busca reforzar la capacidad de la sociedad civil y de las organizaciones de trabajadores para proteger a los trabajadores migrantes que participan en programas de trabajo temporal en Estados Unidos, con especial atención al programa de visados H-2.
El proyecto dará lugar a nuevas estrategias y modelos para proteger a los trabajadores migrantes, que podrán reproducirse y ampliarse en otros estados, en consonancia con los Principios Generales y las Directrices Operativas para la Contratación Equitativa de la OIT.
Por su parte, el Proyecto “AccioNNAr” busca abordar el trabajo infantil y el trabajo forzoso en el contexto migratorio a nivel federal, estatal y local con intervenciones específicas y directas en los estados del sur de Chiapas, Yucatán y Quintana Roo, así como intervenciones regionales que incluyen a Belice, El Salvador, Honduras y Guatemala.
La complejidad del fenómeno del trabajo infantil, combinada con un escenario económico incierto llama a diversos sectores a redoblar los esfuerzos para evitar un retroceso, y con ello, definir estrategias más focalizadas, coordinadas e integradas para hacer frente a la persistencia del trabajo infantil, especialmente en sus peores formas.
LÍNEAS JERÁRQUICAS
La persona titular del puesto se integrará al equipo del Proyecto “Fortalecimiento de la sociedad civil para proteger y defender a los trabajadores migrantes” y al proyecto AccioNNAr: Combatir el trabajo infantil y el trabajo forzoso, ambos de la oficina de la OIT para México y Cuba, trabajará bajo la supervisión de los Coordinadores de los dos proyectos y del director de la Oficina.
Cuando sea requerido, coordinará de forma directa con los departamentos administrativos de las contrapartes de ambos proyectos.
Descripción de las tareas
- Brindar apoyo en la coordinación de actividades para la ejecución de los proyectos mencionados, incluyendo el enlace con varias unidades de la Oficina de México y en la sede para iniciar solicitudes, obtener las habilitaciones necesarias, procesar y hacer seguimiento de las acciones administrativas.
- Otorgar asistencia general de oficina, encargarse de tareas administrativas en las reuniones, seminarios y/o talleres organizados por los proyectos/intervenciones a nivel nacional y/o regional.
Esto puede incluir coordinaciones logísticas, tomar de notas y/o actas preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.
- Apoyar las funciones de gestión de conocimiento de ambos proyectos, dentro y fuera de la organización, y mantener sus directorios al día.
- Garantizar una comunicación efectiva por correo electrónico y en la página web con la Sede y las Oficinas Regionales y de país, así como mantener información actualizada para la página web de la Oficina de México.
- Redactar correspondencia no substantiva sobre actividades de proyectos y programas y ayudar con la preparación de informes relacionados con actividades de ambas intervenciones, de acuerdo con los requisitos de la Oficina.
- Servir de enlace con las secretarías correspondientes, los mandantes de la OIT y los interlocutores sociales (organizaciones de trabajadores y empleadores) para las habilitaciones requeridas.
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- Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje para misiones de las/os colegas, las/os especialistas u otros que se le indique, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, documentos de identidad, licencia de conducir, habilitación de seguridad y otras habilitaciones requeridas.
- Coordinar reuniones y citas internas y externas para misiones de visitantes, incluyendo funcionarios de alto nivel.
- Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con las intervenciones.
Ingresar datos a la computadora clasificando y codificando las transacciones.
- Mantener los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades de las intervenciones, ordenados y actualizados.
Así como mantener un control de los gastos y las asignaciones presupuestarias, fondos para la ejecución de actividades de ambas intervenciones.
- Preparar y procesar transacciones en el Sistema Administrativo de la oficina (IRIS) incluyendo: Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra, preparación de revisiones presupuestales en Excel y gestionar con la Unidad de Finanzas autorizaciones de Pago Externas.
- Realizar otras funciones asignadas por los supervisores.
Educación
Educación secundaria completa.
Experiencia
Mínimo cinco años de experiencia laboral relevante.
Se considerará una ventaja tener experiencia profesional previa en Organismos Internacionales y/o agencias de Naciones Unidas.
Se considerará una ventaja tener experiencia en manejo administrativo de proyectos financiados por USDOL.
Experiencia práctica en paquetes estándar de software de oficina, correo electrónico y sistema automatizado de gestión de información requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).
Manejo avanzado de bases de datos.
Idiomas
Mínimo: Dominio del idioma español y nivel de trabajo del inglés (intermedio).
Competencias
Básicas
Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.
Técnicas y generales
- Habilidad para organizar su propio trabajo.
- Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.
- Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
- Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
- Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
- Habilidad para determinar materiales de contexto y referencia para otros, y para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad.
- Habilidad para responder las solicitudes de funcionarios de oficinas del gobierno, ministerios, mandantes de la OIT y ONG.
- Precisión y habilidad para poner atención en los detalles.
- Habilidad para buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.
- Habilidad para tratar los asuntos confidenciales con discreción.
Proceso de reclutamiento
– SÍrvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea.
Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
– Si solo adjunta su CV, no será considerado en este proceso de selección.
Solo se considerarán los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se contabilizará como experiencia laboral y que solo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si estas han sido remuneradas de alguna forma.
– El candidato seleccionado deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa.
Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.
– Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen y/o entrevista de tipo técnico, de conocimientos generales así como rondas de entrevistas por competencias.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación.
No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org.
Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
REQUIRED EDUCATION: Bachelor Degree
EXPERIENCE REQUIREMENTS: 60
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