Introducción

La presente contratación se inscribe en la intervención “Promoviendo la Justicia Social y la Igualdad de Género a través de políticas innovadoras de Cuidados en Bolivia, Brasil y México” que se llevará a cabo de manera coordinada en los tres países y con implicación de a Oficina Regional de la OIT en Lima.

El proyecto pretende contribuir a la promoción de la igualdad entre hombres y mujeres en el mundo del trabajo, con un enfoque prioritario en la economía de cuidados y en las personas trabajadoras del cuidado, mediante:

1. Fortalecimiento de un marco integral de derechos y responsabilidades para recibir y brindar cuidados, así como el desarrollo de capacidades entre los mandantes mediante el intercambio de conocimientos, con el objetivo de mejorar la equidad de género en el acceso y las condiciones laborales en el sector del cuidado
2. Impulso a la inversión en servicios y empleos de calidad en la economía del cuidado a través de propuestas innovadoras de la Economía Social y Solidaria (ESS), con especial atención a la creación de oportunidades laborales equitativas para hombres y mujeres en roles de cuidado
3. La mejora de la calidad de los empleos y la creación de oportunidades de trabajo decente en el sector de cuidados, especialmente para las trabajadoras de cuidados comunitarias y trabajadoras domésticas, con el fin de reducir las disparidades de género en el ámbito laboral y promover la inclusión económica de las mujeres.

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Esta intervención se llevará a cabo a nivel nacional en Bolivia, Brasil y México.

Para el nivel estratégico y de intercambio de conocimiento, habrá un énfasis en estos tres países, pero los resultados contribuirán a todos los países de la región de América Latina.

La población destinataria son todas las personas trabajadoras con responsabilidades familiares y las personas trabajadoras del sector de los cuidados, en particular las trabajadoras domésticas remuneradas, así como otros grupos de trabajadoras remuneradas de los servicios de cuidados que también estén en situación de vulnerabilidad sin condiciones de trabajo decente.

Para llevar a cabo la ejecución de las actividades en los distintos países y a nivel regional, la Oficina Regional de la OIT en Lima requiere la contratación de un Asistente de programa durante la duración del proyecto hasta Diciembre 2025.

El/la Asistente de proyecto coordinará las tareas administrativas y operativas con los Oficiales Nacionales de Proyectos basados en Bolivia, Brasil y México desde la Oficina de Lima y bajo la supervisión de la Especialista Senior Regional de Género y no-discriminación de la Oficina Regional.

Descripción de las tareas

1.Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias.

2.Asesorar a los socios de implementación del proyecto sobre la documentación a compilar y cómo presentar reportes de ejecución de actividades del programa y/o proyecto para sustentar el uso de los fondos asignados.

Informarles de los procedimientos de la OIT para explicar las fechas límite y/o justificar la solicitud de información o documentos.

Informar de manera oportuna sobre dificultades potenciales que puedan surgir con relación a la capacidad de gestión y a la competencia los socios en la implementación del proyecto.

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3.Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina:Viajes Oficiales:

• Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
• Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en IRIS.

X Órdenes de Compra (PO):

• Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
• Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
• Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.

Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.

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4.Preparar y procesar transacciones en el Sistema de Gestión Administrativa de la oficina, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.

A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones.

Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.

5.Proveer de apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados.

Tomar notas y/o actas en las reuniones.

6.Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos. A solicitud de su supervisor, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.

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7.Monitorear el uso de los fondos en las actividades del proyecto, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar estimados de presupuesto y proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto del programa y/o proyecto en caso sea necesario.

Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.

8.Servir como punto focal para la coordinación de actividades para la ejecución del programa y/o proyecto para lo cual contactará con los ministerios, mandantes de la OIT, agencias ejecutoras e interlocutores sociales (organizaciones de empleados y empleadores), así como con las unidades de gestión locales y de la sede para iniciar solicitudes, obtener autorizaciones, procesar y hacer seguimiento de las acciones para lo cual deberá mantener los directorios al día.

9.Apoyar a la Especialista Senior Regional de Género en la coordinación de actividades y reuniones conjuntas entre los tres países, así como en la organización de los side events regionales, en las comunicaciones y en las publicaciones en redes sociales de los resultados obtenidos por el programa con los Oficiales Regionales y Nacionales de Comunicación.

10.Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por la Especialista Senior Regional de Género.

Educación

• Educación secundaria completa.

Experiencia

MÍNIMO:

• Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.

DESEABLE:

• Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con

Idiomas e informática

MÍNIMO:

• Excelente conocimiento del idioma de trabajo en español.
• Nivel internedio de inglés
• Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365.