Asistente Administrativo – G5 (DC)
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Location:
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Salary:negotiable / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:3 months ago
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Category:Administration
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Deadline:15/08/2024
JOB DESCRIPTION
ABOUT THE COMPANY:
The ILO was created in 1919, as part of the Treaty of Versailles that ended World War I, to reflect the belief that universal and lasting peace can be accomplished only if it is based on social justice.
JOB SUMMARY
Grado: G5
Número de la vacante: CIUDAD DE MÉXICO/TC/G5/103/24
Fecha de publicación: 02 de agosto 2024
Fecha de cierre : 15 de agosto 2024
Job ID: 12245
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: OR-América Latina y el Caribe
Lugar de destino: Ciudad de México
Tipo de contrato: Duración determinada
Duración del contrato:12 meses
– Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en México.
Pueden participar:
– Los candidatos externos.
– Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.
– Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización.
Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
Este puesto está sujeto a disponibilidad de fondos.
Introducción
México a través de la reforma Constitucional y laboral de 2017 y 2019, respectivamente, trató de abordar en la ley y en la práctica restricciones existentes a la capacidad de los trabajadores para organizarse y negociar colectivamente de manera genuina.
Estas reformas constituyen un cambio de paradigma en el sistema de relaciones laborales del país, que busca el cumplimiento de los principios establecidos en los Convenios 87 (Libertad sindical y protección del derecho de sindicación) y 98 (Convenio sobre el derecho de sindicación y de negociación colectiva) de la OIT.
Las reformas también incluyen otras medidas encaminadas a promover la igualdad de género y prevenir la discriminación en el trabajo. Por otra parte, se estableció un sistema de justicia laboral completamente nuevo, diseñado para ser más eficaz, transparente e independiente.
En este contexto, la OIT con el apoyo del Gobierno de Canadá implementará el proyecto de cooperación para el desarrollo denominado “Fortalecimiento de las relaciones laborales en México: Prevención de conflictos laborales y acceso a la justicia laboral”.
A través del proyecto se aplicará en órganos de administración de justicia laboral una herramienta de autodiagnóstico en distintos estados de país, se elaborarán planes de seguimiento, que incluirán asistencia técnica, para tales instituciones con el fin de fortalecer la justicia laboral efectiva en México en todas sus etapas.
Por otro lado, el proyecto desarrollará indicadores sobre género y emprenderá actividades destinadas a mejorar la capacidad de las mujeres para asumir funciones de liderazgo en el movimiento sindical.
El elemento transversal de género se incluirá en un plan de formación que incluirá actividades de fortalecimiento de la libertad sindical y la negociación colectiva como principios para prevenir conflictos laborales.
Líneas jerárquicas
El/la Asistente Administrativo/a y de Finanzas del proyecto se encontrará bajo la supervisión del (la) Coordinador/a del Proyecto y al Director de la Oficina de la OIT para México y Cuba
Principales funciones y responsabilidades
- Otorgar asistencia general de oficina, encargarse de tareas administrativas, en las reuniones, seminarios y/o talleres organizados por el proyecto a nivel nacional y/o regional.
Esto puede incluir coordinaciones logísticas, preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.
Coordinar reuniones y citas internas y externas para misiones de visitantes, incluyendo funcionarios de alto nivel. Tomar notas y/o actas en las reuniones.
- Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo financiero y administrativo oportuno en áreas generales y específicas. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.
Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo por lo requerido por el/la Coordinador/a de Proyecto.
- Apoyar las funciones de gestión de conocimiento del proyecto, dentro y fuera de la organización para garantizar una comunicación efectiva por correo electrónico y en la página web con la Sede y las Oficinas Regionales y de país.
- Redactar correspondencia administrativa sobre actividades de proyectos y programas e informes relacionados con actividades del proyecto, de acuerdo con los requisitos de la Oficina.
Mantener información actualizada para la página web de la Oficina de México.
- Servir de enlace con las secretarías correspondientes, los mandantes de la OIT y los interlocutores sociales (organizaciones de trabajadores y empleadores Mantener sus directorios al día
6.
Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, documentos de identidad, licencia de conducir, habilitación de seguridad y otras habilitaciones requeridas.
7. Recopilar, calcular y preparar estimados de costo y preparar documentos y materiales para misiones de los colegas, los especialistas y participantes en reuniones, seminarios y actividades relacionadas con el proyecto.
8.
Mantener los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades del proyecto, ordenados y actualizados.
Así como mantener un control de los gastos y las asignaciones presupuestarias, asegurando contar con los fondos disponibles para la ejecución del proyecto.
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9.Preparar y procesar transacciones en el Sistema Administrativo de la oficina incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y gestionar con la Unidad de Finanzas autorizaciones de Pago Externas.
10. Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con el proyecto.
Ingresar datos a la computadora clasificando y codificando las transacciones.
Mantener registros de dichos desembolsos y cuadrar las cuentas según sea requerido.
11. Preparar comprobantes de pago asegurando la exactitud y documentación de todas las transacciones financieras.
12. Realizar otras funciones asignadas por el/la supervisor/a.
Educación
Educación secundaria completa
Experiencia
Mínimo cinco años de experiencia laboral relevante.
Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
Experiencia laboral en áreas de contabilidad y/o finanzas y administración.
Conocimiento de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.
Contar con formación y título universitario, en centros académicos reconocidos, en Administración de Empresas, Finanzas, Contabilidad Pública, o en campos relacionados
Idiomas
Excelente conocimiento del idioma español
Nivel intermedio del idioma inglés
Competencias
Básicas
Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.
Técnicas y generales
- Habilidad para organizar su propio trabajo.
- Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.
- Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
- Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
- Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
- Habilidad para determinar materiales de contexto y referencia para otros, y para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad.
- Habilidad para responder las solicitudes de funcionarios de oficinas del gobierno, ministerios, mandantes de la OIT y ONG.
- Precisión y habilidad para poner atención en los detalles.
- Habilidad para buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.
- Habilidad para tratar los asuntos confidenciales con discreción.
– SÍrvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea.
Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
– Si solo adjunta su CV, no será considerado en este proceso de selección.
Solo se considerarán los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se contabilizará como experiencia laboral y que solo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si estas han sido remuneradas de alguna forma.
– El candidato seleccionado deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa.
Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.
– Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen y/o entrevista de tipo técnico, de conocimientos generales así como rondas de entrevistas por competencias.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación.
No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org.
Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
REQUIRED EDUCATION: Bachelor Degree
EXPERIENCE REQUIREMENTS: 60
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