Task description
– Apoyo en la contabilidad financiera del proyecto que se le asigne.
– Apoyo en la revisión, contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores que se le asigne, incluyendo verificación de facturas y otros anexos.
– Apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores.
– Apoyo en los procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores, consultores.
– Gestión administrativa para la realización de envíos por encomienda a terreno.
– Preparar informes, incluido el desglose financiero.
– Asistir en la contratación de servicios individuales para realizar tareas de duración determinada y ajenas al personal y, en caso de que se trate, el proceso de contratación de consultores.
– Asistir en el proceso de adquisición de bienes y servicios, analizar y comparar cotizaciones y preparar las solicitudes de órdenes de compra/servicio.
– Preparar solicitudes de pago y garantizar información de soporte y documentos de soporte precisos.
– Supervisar, confirmar la entrega y el estado adecuado de los bienes y servicios.
– Realizar acciones para brindar la logística de conferencias, talleres o seminarios acompañando a la unidad de Educación Integral de la Sexualidad en el proceso de selección de proveedores de servicios, materiales y bienes requeridos para eventos en general.
– Respaldo en otras actividades administrativas cuando sea necesario.
– Llevar a cabo cualquier tarea relacionada con la Oficina, según lo requiera el UNFPA.
– Brindar apoyo administrativo para cumplir con los requisitos y procedimientos oficiales de viaje.
– Ayudar en el proceso de planificación de viajes y actividades relacionadas, como preparar un presupuesto de viaje, hacer reservas, comprar billetes de avión, etc.
– Mantener un registro de las actividades oficiales relacionadas con los viajes y realizar un seguimiento de su finalización.
– Recopilar todos los documentos y transacciones relacionados.

Eligibility criteria
Age
18 – 80

Nationality
Candidate must be a national or legal resident of the country of assignment.

Requirements
Required experience
3 years of experience in áreas administrativas y finanzas, manejo de datos y sistematización de la información. Manejo de herramientas digitales como el paquete Office y de archivos compartidos para apoyo en el monitoreo y seguimiento financiero e inventarios de los proyectos. Manejo de los procesos de procura y cadena de suministro y capacidad de interlocución y manejo de proveedores. Elaboración de informes periódicos o especiales de ejecución administrativa y financiera. Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y, en especial, de las Naciones Unidas.

– Excelentes habilidades orales y escritas.
– Excelentes habilidades de redacción, formulación y presentación de informes.
– Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos.
– Excelentes habilidades interpersonales; cultural y socialmente sensible.
– Capacidad para trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de socios, incluidos miembros de comunidades de base, organizaciones religiosas y juveniles y autoridades de diferentes niveles.
– Familiaridad con herramientas y enfoques de comunicaciones para el desarrollo.
– Capacidad para trabajar y adaptarse profesional y eficazmente en un entorno desafiante; capacidad para trabajar eficazmente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional.

Area(s) of expertise
Administration, Crisis and emergency response, Procurement and contracting

Driving license
–

Languages
Spanish, Level: Mother tongue, Required
English, Level: Working knowledge, Desirable

Required education level
Bachelor degree or equivalent in administración de empresas, contabilidad, finanzas u otro campo relacionado. Se valora la presentación de una especialidad.

Competencies and values
– Accountability
– Adaptability and flexibility
– Creativity
– Judgement and decision-making
– Planning and organising
– Professionalism
– Self-management