El Procurement Clerk trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina central de PNUD México, así como con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios consistente.

Se espera que la persona contratada muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación de servicio al cliente.

Como tal, se espera que sea flexible en el desempeño de tareas emergentes y deberes adicionales, según lo requiera el supervisor directo o la Gerencia.

1. Alcance del Trabajo

• Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
• Apoyo a los procesos de contratación.
• Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
• Soporte administrativo.

Resumen de funciones clave:

1. Apoyo en la implementación de estrategias operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
   • Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.

1. Apoyo a los procesos de adquisición para los Proyectos del PNUD y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Apoyo a la implementación de procesos de adquisición, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
   • Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
   • Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago.

Dar seguimiento a las unidades solicitantes sobre sus solicitudes de adquisición, asegurando que se cumplan todos los requisitos.

• Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
• Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
• Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
• Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
• Compartir conocimientos – Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
• Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera.

1. Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Mantener actualizada la lista de proveedores.
   • Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.

1.  Prestación de apoyo administrativo y logístico a los procesos de contratación

1. Soporte administrativo:
   • Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
   • Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.

1. Acuerdo Institucional 

Bajo la guía y supervisión directa del Asociado de Adquisiciones y del Asistente de Adquisiciones como

backstop, el Procurement Clerk apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo.

El Procurement Clerk promueve en la Unidad de Adquisiciones un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.

Competencias y Cualificaciones

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