CONTEXTE & OBJECTIF GENERAL DU POSTE :

Le département Supply Chain de Save the Children International Côte d’Ivoire enregistre une croissance d’activités en matière d’approvisionnement de biens et services au sein de son unité Procurement.

Pour parvenir à prendre en charge ce surcroit d’activités, un support temporaire est requis à travers le poste de Consultance en Achats qui contribuera, avec le reste de l’équipe Procurement, à satisfaire les besoins de nos différents programmes en biens et services.

Le Consultant en Achats aura la responsabilité, selon son niveau de compétences, de conduire ou de participer à tout ou partie de nos processus de passation de marchés afin de garantir un niveau élevé de performance, à travers principalement :

• Des procédures simples (cotations uniques, cotations simples) devant aboutir à l’établissement de bons de commande (Activités Buying).

Dans le cas d’une crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra travailler à l’extérieur du profil normal du rôle et de pouvoir varier les heures de travail en conséquence.

OBJECTIFS SPECIFIQUES ET TACHES A REALISER

En collaboration avec le reste de l’équipe Procurement, le Consultant en Achats assurera la liste non exhaustive d’activités suivantes ; l’attribution des tâches se fera selon les compétences du profil retenu et en fonction des besoins des activités d’achat ci-après :

Activités Buying

• Traiter les demandes d’achat de biens et services conformément aux politiques et procédures de Save the Children et des donateurs en garantissant le meilleur rapport qualité-prix à travers des processus compétitifs et transparents.
• Entretenir une étroite collaboration avec les programmes pour les aider à améliorer leurs pratiques dans l’expression des besoins et la soumission des demandes d’achat.
• Adresser les demandes de cotations aux fournisseurs ; analyser les offres reçues et établir les CBA – Comparative Bids Analysis.
• Rechercher l’approbation des responsables de programmes ou des responsables budgétaires.
• Constituer la documentation de chaque achat dans l’ERP ProSave et soumettre la demande d’achat à la validation du responsable budgétaire selon le schéma de délégation d’autorité, en vue de l’établissement du bon de commande.
• Coordonner la livraison des biens et services en collaboration avec les fournisseurs et les demandeurs.
• Effectuer les réceptions virtuelles des biens et services dans le système ProSave.
• Suivre la réception des factures en relation avec les fournisseurs et soumettre les dossiers de paiement au département Finance via le système ProSave, pour garantir le paiement à temps des fournisseurs et l’atteinte des objectifs de performance financière.
• Assurer la mise à jour régulière des demandes d’achat pour permettre au Procurement Coordinator (Buying) d’effectuer un suivi et une communication efficace aux programmes sur l’évolution du traitement des demandes d’achat.
• Traiter les demandes d’achat selon les délais et les exigences de performance définis pour chaque étape du processus et remonter tout blocage au Procurement Coordinator (Buying) et/ou aux demandeurs, afin d’assurer la performance de la fonction Achats.
• Assister le Procurement Coordinator (Buying) dans la préparation des rapports d’activités mensuels en matière d’achats (PR, PO, KPI consolidated Monthly Report…) au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) standards de SCI et d’autres objectifs de performance définis localement.
• Gérer toutes autres tâches assignées par le superviseur selon les besoins et dans le respect des règles de ségrégation des tâches.

NB : Les tâches et responsabilité énumérées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer d’autres tâches connexes selon les nécessités du service

PROFIL RECHERCHE

Diplôme Minimum, BAC +2 en Achats/Approvisionnements, Supply Chain Management, Logistique, Commerce International, Droit des Affaires, dans tout domaine de Gestion ou tout autre domaine connexe, avec une expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le domaine des Achats/Approvisionnements.

Une Certification en Achats/Approvisionnements et/ou en Logistique humanitaire en plus, serait apprécié.

• Atouts : Expérience pertinente plus longue dans la gestion d’achats ; Gestion d’achats complexes de biens et services de catégories de marchés variées ; Gestion de budgets d’achats élevés ; Expérience de gestion des achats en ONG Internationale.
• Avoir effectué au moins 06 mois de stage au département Supply Chain de Save the Children
• Intérêt prononcé et Motivation particulière pour le domaine des Achats et/ou le secteur du Développement ou de la Solidarité internationale.
• Excellentes capacités analytiques, Esprit critique, Autonomie.
• Très bonne expression et bonnes capacités rédactionnelles en Français.
• Familiarité avec l’outil informatique, avec un très bon niveau en Excel et en Word.
• Personne intègre et honnête.