Sous la supervision et l’orientation étroites du Chef du Bureau de Zone de Maradi, l’Assistant(e) au Programme soutient la section en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, afin de contribuer à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi de leur programme national, en garantissant une exécution efficace et en temps voulu, conformément aux règles et règlements de l’UNICEF.

L’assistant (e ) au programme travaille en étroite collaboration avec un éventail de membres du personnel de l’UNICEF (Bureaux de Zone et de pays), des partenaires externes et des homologues des agences sœurs du Système des Nations Unies (SNU), en appui à la conception et à l’exécution du programme.

Il / elle fournit régulièrement des informations sur l’état d’avancement des projets en surveillant les jalons et conseille sur les améliorations

Principale fonction, responsabilités et attributions/tâches connexes

• Collecter les données et informations sur le déroulement des activités
• Traiter et vérifier les informations et données conformément aux instructions reçues. Préparer et maintenir les dossiers relatifs à la planification et au développement des programmes pour sa section respective
• Tenir les données et le plan de suivi de l’état d’avancement du projet : des étapes de la formulation, à la mise en oeuvre à l’opérationnalisation.
• Analyser les informations et ressortir les implications budgétaires.

Collecter les factures et classer les documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase. Tenir, enregistrer, classer et mettre à jour les dossiers selon le système de classement en place

• Surveille les budgets et les dépenses financières, s’assure du respect des règles et règlements de l’UNICEF, tient le superviseur informé et conseille sur les mesures de décision / suivi.
• Préparer les documents de travail et les tableaux pour les sessions de briefing et de revue.

Tenir le calendrier du bureau et organiser les réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions et veiller à la bonne organisation de la correspondance de l’équipe

• Effectuer d’autres tâches opérationnelles spécifiques dans le cadre de la mise en oeuvre du programme/projet. Soutenir la gestion des fournitures administratives et des équipements de bureau.
• Effectuer des transactions dans VISION en veillant à ce que les résultats, les activités et le codage du programme soient conformes aux plans de travail annuels (PTA), et apporter des modifications et des changements conformément aux révisions de la section si nécessaire
• En utilisant l’outil Vision, appuyer les spécialistes de la protection dans les processus de requêtes pour transfert de fonds, pour l’achat et distribution des intrants, les voyages et missions, et les contrats.
• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les vendors et les partenaires externes qui soutiennent la section dans l’exécution du programme.

Il s’agit notamment de préparer et de classer les documents, de remplir les formulaires et les modèles nécessaires, de télécharger les termes de référence dans VISION et de prendre les dispositions logistiques nécessaires. Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

•  Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel
•  Effectuer toute autre tâche à la demande du superviseur

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devrez avoir …

Qualification minimum requise

• Un diplôme de Bachelier (Bac) de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en comptabilité, en gestion ou autre domaine liés au travail de l’organisation ;
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans les domaines de la Gestion, Administration, comptabilité ou équivalent, dont au moins une année étroitement liée à la gestion administrative et comptable au sein d’un projet/ programme ;
• Une bonne capacité d’organisation de travail et d’analyse des données ;
• Une bonne capacité de travail en équipe et de relation interpersonnelle ;
• Une bonne capacité de rédaction ;
• Une parfaite maîtrise du Français et une bonne connaissance en Anglais ;
• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique : logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) y compris l’Internet ;
• Une expérience de travail dans une organisation internationale et/ou au sein d’une agence du Système des Nations Unies serait un atout.