Objectif du poste :

De façon global, sa mission sera d’assurer un suivi administratif et financier des activités, et produire des rapports d’avancées et de reporting sur les dépenses du projet ;  soutenir la communication, la facilitation et l’organisation d’activités de sensibilisation, de communiqués de presse, de notes d’information sur le programme, le PNUD et le gouvernement, de traductions, et renforcer la liaison avec le bureau pays du PNUD et le(s) ministère(s) faisant office d’ancrage institutionnel pour le(s) projet(s).

Fonctions et Responsabilités 

L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) aura pour tâches de :

Fournir un soutien à la planification et à la coordination du programme :

• Travailler avec le gestionnaire de projet et/ou de portefeuille, les spécialistes techniques internationaux et nationaux et le personnel du projet et du bureau de pays du PNUD dans la préparation des plans de travail, l’allocation des budgets et la demande de budgets auprès des agences contributrices.
• Préparer la documentation pour s’assurer que le flux de fonds pour la mise en œuvre du projet se produit en temps opportun – cela nécessitera l’élaboration d’une documentation financière spécifique et la fourniture d’un soutien au personnel du gouvernement dans l’élaboration d’une documentation spécifique.
• Participer aux réunions de planification du travail et de rapport d’avancement.
• Aider et participer à l’organisation d’événements, y compris des ateliers, séminaires, réunions et missions de terrain.

Développer, mettre en œuvre et améliorer les procédures de comptabilité et de reporting :

• Examiner et mettre à jour les procédures opérationnelles standard pour l’approvisionnement, les stocks et la gestion financière.
• Assurer la mise en place d’un système d’inventaire efficace pour tous les équipements achetés par le projet.
• Assurer la supervision des processus de gestion financière et opérationnelle pour s’assurer qu’ils sont menés conformément aux directives des partenaires.
• S’assurer que les transactions de petite caisse sont bien maintenues. Cela comprend la rédaction des reçus, la préparation du formulaire de demande de paiement, la réception et le décaissement des espèces et le dédouanement des avances.
• Préparer les rapports financiers du projet et les soumettre aux responsables concernés pour approbation.

Assurer un contrôle financier et opérationnel solide :

• Vérifier et s’assurer que toutes les dépenses du projet sont conformes aux procédures pertinentes. Il s’agit notamment de s’assurer que des reçus sont obtenus pour tous les paiements
• Vérifiez les lignes budgétaires pour vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans les bonnes lignes budgétaires.
• Assurez-vous que la documentation relative aux paiements est dûment approuvée.
• Améliorer continuellement le système et les procédures pour améliorer les contrôles internes et satisfaire aux exigences d’audit.

Développer les processus d’approvisionnement et le registre d’inventaire :

• Élaborer un plan d’approvisionnement pour le projet et s’assurer que tous les achats sont effectués conformément aux directives pertinentes.
• Établir et maintenir un inventaire approprié du registre des actifs du projet, y compris la numérotation, l’enregistrement et les rapports.
• Maintenir le fichier d’inventaire pour soutenir les achats de tous les équipements/biens.

   4. Arrangement institutionnel 

Sous la direction et la supervision directe du Chef de Projet, l’Assistant (e) Administratif (ve) et aux Financier (ière) contribuera à une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet par le biais d’activités de gestion financière.

   5.  Compétences 

Compétences transversales et techniques

    Qualifications minimales