1. –  Objectifs du poste

L’Assistant(e) aux Opérations (G-5) sera basé(e) au Bureau Sous-National de Korhogo et reportera au Chef de Bureau.

Sous la supervision administrative du Chef de Bureau sous-national, l’Assistant(e) aux Opérations recevra des orientations techniques du Représentant Adjoint aux Opérations et du Chef de l’Administration. Il/elle soutient les différentes sections du bureau de Korhogo en effectuant une série de fonctions de soutien au programme et aux Opérations pour aider à développer, mettre en œuvre et suivre le programme pays et les programmes du bureau de Korhogo, en veillant à ce que cela soit exécuté de manière efficace et en temps voulu, conformément aux règles et règlements de l’UNICEF.

Le poste sera basé au bureau sous national (BSN) de Korhogo et apportera un soutien technique aux équipes du bureau pour la gestion des sections des Opérations. Il/elle bénéficiera de l’accompagnement du Représentant Adjoint aux Opérations ainsi que du Chef de Bureau sur place.

Il/Elle travaillera sous la supervision administrative du Chef du Bureau Sous-National et bénéficiera de l’appui technique du Représentant Adjoint aux Opérations.

1. –  Principales fonctions, responsabilités et taches

L’Assistant/e aux Opérations travaille en étroite collaboration avec divers membres du personnel du Bureau de Korhogo, du Bureau Pays, et des partenaires pour soutenir la conception et l’exécution du programme. Il/elle fournit un retour d’information régulier sur l’état d’avancement des projets par le biais du suivi des étapes et conseille les Administrateurs Programmes pour des améliorations afin de maintenir les activités sur la bonne voie.

Il/Elle est responsable de l’ensemble des activités des Opérations, des activités administratives et de soutien aux projets/Programmes. Les résultats clés ont un impact sur la performance globale du bureau de pays et sur le succès de la mise en œuvre des activités des différents projets /programmes mis en œuvre dans les zones couvertes par le BSN de Korhogo.

Le suivi rapproché des programmes et des recommandations, la saisie des données et la présentation des informations garantissent une prise de décision adéquate.

Il s’agira de:

• Apporter un appui programmatique et opérationnel aux différentes sections du bureau pour les réquisitions, pour le contrôle et le suivi des dépenses et engagements en cours, dans Vision et d’autres applications;
• Fournir un soutien et des conseils en vue de renforcer la gestion opérationnelle pour la mise en œuvre des projets dans le Nord et des PTO du BSN de Korhogo;
• Contrôler et suivre la distribution efficace des équipements/ fournitures nécessaires à une mise en œuvre efficace des programmes sur le terrain;
• Apporter un appui logistique pour le bureau de Korhogo en lien avec le Supply UNICEF et le bureau du PAM pour le magasin ;
• Concevoir un plan de gestion des kits d’urgences et matériels stockés dans le magasin du PAM en lien avec le Supply Abidjan;
• Préparer, contrôler et communiquer au superviseur et à l’équipe du BSN des informations sur les indicateurs de performance programmatiques et opérationnelles convenus afin d’améliorer l’efficacité de la gestion dans le bureau;
• Veiller à ce que les délais prévus par les procédures HACT soient respectés en lien avec les visites de suivi du programme, les visites de contrôle du programme, les examens et les liquidations, ainsi que les rapports connexes qui doivent être effectués dans les délais impartis ;
• Fournir un soutien spécifique au Chef de Bureau dans la gestion des fonds du BSN dans VISION.
• Appuyer le Chef de Bureau dans la gestion des autres dépenses financières liées au Petty cash;
• Rédiger des lettres, des notes de réunion et des documents de base pour les séances d’information sur les programmes spécifiques ou les réunions statutaires du bureau en lien avec les staffs des programmes et le Chef de Bureau;
• Faciliter l’organisation d’évènements de partage des connaissances, y compris des réunions et des ateliers avec des partenaires sur les programmes du bureau;
• Mettre en place un système d’archivage et de classement de dossier électronique pour le bureau;
• Assurer la supervision des collègues Chauffeurs (Suivi des PERs) et le suivi de leurs activités en lien avec leur développement d’objectifs dans Achieve;
• Assurer le suivi de la flotte automobile et de la gestion du carburant en lien avec les Chauffeurs et l’Administration à Abidjan;
• Être en lien avec l’Administration, le Supply, les Finances, l’ICT et les Ressources Humaines pour toute activité en lien avec les domaines concernés ;
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Pour être considéré(e) comme défenseur de chaque enfant, vous devez remplir les conditions ci-après …

• Etre titulaire minimum du (BAC) ou diplôme universitaire, de préférence complété par des cours techniques en rapport avec le travail de l’Organisation, est exigé.
• Avoir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine du travail administratif ou de bureau est requis.
• Avoir une expérience préalable dans les fonctions d’appui aux Programmes et/ ou aux Opérations est un atout.
• Avoir une expérience pertinente au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou d’une ONG est considérée comme un atout.
• Avoir une expérience de travail dans un contexte humanitaire est considérée comme un atout.
• Avoir une connaissance approfondie de l’Administration et des Opérations de l’UNICEF qui sous-tendent les programmes/projets des bureaux de pays et Sous Nationaux de l’UNICEF, y compris les processus de suivi et d’évaluation ;

• Avoir de solides compétences et aptitudes en matière d’organisation, de planification et de hiérarchisation des priorités ;
• Avoir une connaissance dans la gestion des magasins de stockage et des outils y afférents ;
• Avoir la maitrise du Français à l’oral et à l’écrit (exigé). La connaissance de l’anglais est un atout.
• Avoir un grand sens de la confidentialité ;
• Avoir l’esprit d’initiative et de bon jugement ;
• Avoir une capacité à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes ;
• Avoir de solides compétences en matière de gestion de bureau;
• Avoir un grand sens du détail ;
• Avoir une capacité à gérer efficacement les ressources matérielles des programmes et des fonds du Bureau sous national, et à assurer un contrôle efficace du budget ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse.