Objectif principal 

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain s’acquitte d’une grande variété de fonctions opérationnelles, administratives et financières de routine en appui à la formulation, la fourniture, le suivi et la production de rapports relatifs aux programmes et projets de terrain de l’Organisation, développés et mis en œuvre dans le pays tout au long du cycle du projet.

Supervision reçue/exercée 

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain rend compte à un membre du personnel professionnel et reçoit ses directives de l’Assistant du Représentant de la FAO chargé des programmes. Le/la titulaire agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail fourni et lui permet de se former dans le cadre de ses activités.

Relations de travail 

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain interagit avec divers collègues de l’unité de travail et leur fournit des services d’appui opérationnel quotidiens, dont les services administratifs et financiers connexes.

Fonctions et résultats essentiels 

•    Conformément au cycle du projet révisé, aider à assurer que les données relatives au portefeuille du programme de terrain du Bureau soient à jour dans le Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS), et mettre en ligne la documentation pertinente du projet, selon les besoins.
•    Recueillir et regrouper des données du FPMIS sur les activités relatives au programme/projet afin de concourir à l’établissement de rapports sur l’avancement du programme/projet de terrain.
•    Fournir une assistance à la rédaction initiale des budgets, des révisions et modifications des projets ainsi qu’à la saisie des données dans le système FPMIS; fournir des informations sur les dépenses du programme/projet et sur l’état des budgets du programme/projet de terrain.
•    Traiter, mettre en forme et corriger des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec le projet/programme, dès le stade des projets de textes liés au programme de terrain.

•    Organiser des réunions, séminaires et évènements en lien avec le programme de terrain: mettre en œuvre la logistique, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents et prendre des dispositions administratives.
•    Entreprendre des tâches administratives et financières concernant le recrutement, la gestion et l’appui au personnel de projet/programme/hors fonctionnaires les voyages, les paiements et les achats (ayant trait au programme/projet de terrain), et en assurer le suivi.
•    Passer en revue et rediriger la correspondance, les appels et les demandes aux contacts appropriés ; fournir des informations contextuelles; répondre aux demandes courantes.
•    S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences essentielles

•    Être axé(e) sur les résultats
•    Avoir l’esprit d’équipe
•    Communication
•    Établir des relations constructives
•    Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

•    Bonne connaissance des systèmes d’information organisationnels, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets.
•    Bonne connaissance des règles et règlements ordinaires en matière administrative et financière.
•    Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL

•    Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.