Objectif du poste:
L’Assistant(e) aux opérations contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers des appuis administratifs et financiers aux opérations dans l’exécution des processus des transactions tout en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.
Il/Elle adopte une approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.
Responsabilité
Sous l’autorité de la Représentante et la supervision de l’IOM, elle (il) effectuera toutes les opérations nécessaires dans le logiciel de gestion (Quantum) selon le profil lui attribué, elle (il) présente, organise, classe et rédige les informations techniques; participe à la sécurisation des biens et des personnes de l’UNFPA/RCA.
b Tâches principales
Assurer la gestion du courrier relevant de l’unité et en faire le suivi et la traçabilité y afférents
Réceptionner le courrier des opérations, les appels téléphoniques et en assurer le filtrage et la transmission ;
Rédiger les correspondances de l’Unité opération et finaliser les lettres et/ou documents conçus par le Directeur des Opérations et l’Unité (memoradum, lettres, notes, comptes rendus des réunions etc…) ;
Assurer le classement physique et électronique de tous les dossiers de l’Unité selon la nomenclature convenue ;
Etablir le bon de commande (PO) relatif aux activités du programme et en assurer le suivi des transactions jusqu’au résultat final ;
Etablir la réquisition pour les achats à l’usage du bureau et assurer le suivi des transactions jusqu’au résultat final ;
Assurer une gestion rigoureuse de la petite caisse du bureau suivant les règles et procédures en vigueur
- Prendre les notes lors des réunions hebdomadaires des opérations ;
- Veiller à l’application du manuel des procédures ;
- Participer à la formation des acteurs internes et des parties prenantes UNFPA et à l’utilisation du manuel des procédures.
Formation/Education:
Etre titulaire d’un diplôme Universitaire de Technicien Supérieur dans le domaine de secrétariat (niveau BAC +2)ou l’équivalent.
Expérience:
Avoir au moins 3 ans d’expérience en secrétariat/bureautique; l’exercice de responsabilités en matière d’administration et des finances
Aptitudes linguistiques:
Avoir une excellente maîtrise de la langue française (écrite et parlée) et avoir un bon niveau de travail en anglais.
Required Competencies:
Valeurs:
- Etre un exemple d’intégrité
- Faire preuve d’un engagement envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
- Intégrer la diversité culturelle
- Intégrer le changement
Compétences de base:
- Atteindre des résultats
- Avoir le sens des responsabilités
- Développer et appliquer son expertise professionnelle/ son sens des affaires
- Penser de manière analytique et stratégique
- Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations
- Communiquer pour avoir un impact
Compétences fonctionnelles:
- Apporter un soutien logistique
- Gérer les données
- Gérer les documents, la correspondance et les rapports
- Gérer les flux d’information et de travail
- Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois
- Contribuer à l’analyse des données financières
