Descripción de las tareas

1. Mantener los archivos financieros y sistemas de monitoreo del proyecto para registrar y conciliar gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos para las transacciones diarias y los informes. Revisar y solicitar información adicional sobre los reportes financieros de los socios en la ejecución del proyecto, asegurando el cumplimiento de las reglas de la OIT, antes de presentarlos a la Unidad de Finanzas.
2. Procesar contratos para aprobación financiera y pago. Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contratos usados en cada actividad, y asegurar que se adjunten todos los documentos necesarios de respaldo. Clasificar y asignar códigos presupuestarios, verificar y procesar solicitudes de pago y revisar los comprobantes de pago, precios y reclamos en facturas.
3. Preparar correspondencia a iniciativa propia para verificar datos, atender y responder consultas y hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto, de la OIT, consultores y contrapartes. Consultar con la Coordinación Regional del Proyecto Lazos los asuntos que requieran atención inmediata.
4. Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo con lo requerido por la Coordinación Regional del Proyecto Lazos. Proveer de apoyo administrativo y financiero y orientación al personal del proyecto y a los consultores, respecto a pagos, autorizaciones, reembolsos de gastos de viaje y otros requerimientos relacionados con las cuentas y las finanzas.

5.Organizar actividades (reuniones, seminarios, talleres u otro tipo de evento), para lo cual deberá encargarse del control del presupuesto asignado, redacción de las cartas de invitación, seguimiento y coordinación de emisión de boletos aéreos y alojamiento de los participantes y/o ponentes, así como redacción de las actas correspondientes, de acuerdo a como se haya concebido la actividad; solicitar las unidades de Administración, Finanzas, Cómputo, Programación y Recursos Humanos, el apoyo que se requiera para que las actividades se desarrollen sin inconvenientes.

6.Apoyar la preparación de informes periódicos, según lo programado, e informes especiales requeridos para la presentación a donantes, para la preparación y revisión del presupuesto, auditorías u otras razones.

7.Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” correspondiente para un correcto registro de sus datos en el sistema Administrativo de la Oficina Regional.

8.Asegurar la preparación de los insumos y sustentos requeridos para el correcto procesamiento de los contratos de bienes, servicios, colaboración externa, y solicitudes de viaje, en el Sistema Administrativo de la Oficina Regional, siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.

9.Gestionar la correcta recepción de los bienes y servicios, la entrega de la factura o recibo, según corresponda, y la obtención de la conformidad de la Coordinación Regional del Proyecto Lazos, así como la aprobación de la Dirección Regional para el procesamiento del pago por los servicios administrativos de Lima.

10.Colaborar con asistentes de otros proyectos de Cooperación para el Desarrollo de la OIT mediante su actuación como mentor(a), con relación al funcionamiento y procedimientos de la Oficina.

11.Realizar otras funciones asignadas por la Coordinación Regional del Proyecto Lazos.

Educación

MÍNIMO

• Educación secundaria completa

DESEABLE

• Formación formal en contabilidad, finanzas y/o administración.

• Conocimiento o estudios técnicos en gestión de proyectos y/o programas sociales de instituciones públicas, Privadas y/o de la cooperación.
• Dominio de programas de cómputo referidos al procesamiento de textos, presentaciones gráficas y bases de datos.

Experiencia

MÍNIMO:

• Cinco años de trabajo en finanzas y/o administración con responsabilidad progresiva.

VENTAJA:

• Experiencia en puestos administrativos-financieros, o de apoyo a la programación y/o en gestión de proyecto de cooperación para el desarrollo.
• Experiencia laboral en agencias del Sistema de Naciones Unidas u otras agencias de cooperación para el desarrollo.
• Experiencia para tratar asuntos confidenciales con discreción.

Idiomas e informática

MÍNIMO:

• Excelente conocimiento del español y nivel intermedio en inglés.
• Software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.

Competencias

Básicas

La persona a cubrir este puesto debe demostrar las nueve competencias fundamentales de la OIT, que se listan a continuación, las cuales se tomarán en cuenta para evaluar su desempeño al finalizar su contrato: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.

• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética.
• Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita.

• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.