Objetivo principal

Como miembro del equipo, la persona que ocupe el puesto proporcionará servicios especializados de apoyo en Recursos Humanos relacionados con el empleo y la prestación de servicios al personal y a sus supervisores jerárquicos. Trabajará de forma plenamente operacional y de manera eficiente, eficaz y con orientación al cliente. Ejecutará procesos de recursos humanos especializados utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales. Se asegurará de la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos en materia de Recursos Humanos.

Se ha identificado la necesidad de contar con un/a Asistente Superior de Recursos Humanos para cubrir las demandas de la Oficina de la OIT para los Paises Andinos y en particular, de su Oficina de Proyectos en Bogotá, debido al aumento de proyectos en ese país y el crecimiento en la estructura de personal en Bogotá y en Lima.

Relaciones de trabajo

La persona que ocupe el puesto trabajará bajo la supervisión de la Coordinadora Regional de Recursos Humanos de la OIT para América Latina y el Caribe. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El puesto requiere un relativo nivel de autonomía.

A nivel interno, estará en contacto con el personal de la Oficina Andina y de la Oficina Regional y, especialmente con el personal de la Oficina de Proyectos en Bogotá para proporcionar apoyo y compartir información sobre cuestiones relacionadas con Recursos Humanos, el estado de avance de las actividades y la correcta aplicación de la normativa de la Organización. Mantendrá contacto permanente y recibirá guía de la Unidad Regional de Recursos Humanos y colaborará de manera apropiada con los representantes del personal y los funcionarios de la Oficina Andina y de la Oficina Regional.

A nivel externo, estará en contacto principalmente con sus homólogos en los organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones nacionales y/o internacionales para solicitar o proporcionar información relevante en temas de Recursos Humanos.

Funciones y responsabilidades fundamentales

El/la Asistente superior de recursos humanos desarrollará las siguiente funciones bajo la supervisión directa de la Coordinadora Regional de Recursos Humanos.

• Realizar tareas de apoyo especializadas en recursos humanos, incluyendo iniciar, procesar y dar seguimiento a acciones administrativas en la(s) área(s) de trabajo asignada(s), verificar que la información concuerda con las normas establecidas y mantener los archivos y registros correspondientes.
• Recopilar y revisar información sobre procesos de recursos humanos e introducir los datos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Extraer y compilar datos sobre los recursos humanos y presentar las informaciones y reportes de base necesarias para hacer análisis y elaborar informes.
• Llevar un control y prestar apoyo en las tareas de administración de contratos y de gestión de las prestaciones y derechos, que incluye dar seguimiento a la renovación y finalización de contratos, examinar y verificar la información y la documentación, determinar qué miembros del personal reúnen las condiciones para acogerse a las prestaciones y derechos, y preparar la correspondencia y las comunicaciones oficiales correspondientes.
• Brindar ayuda en los procesos de reclutamiento y selección, en la preparación, difusión y publicación de anuncios de vacantes, hacer un examen preliminar de las calificaciones y condiciones de los candidatos, apoyar y organizar entrevistas y pruebas, tomar notas durante las entrevistas de los comités de selección, según corresponda, y encargarse de las comunicaciones con los candidatos.
• Apoyar en las actividades del Comité de Capacitación, incluida la búsqueda de proveedores de servicios para las actividades grupales que se requieran.

sección opcional (solo si necesario)

• Evaluar los métodos y procesos de trabajo y proponer mejoras. Valorar las repercusiones de los cambios y formular recomendaciones relativas a las medidas de seguimiento. Trabajar en estrecha colaboración con otras áreas administrativas para asegurarse de que los servicios se diseñan de forma eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
• Proporcionar orientación y formación al personal nuevo y al personal relevante sobre nuevas funciones y requisitos, proporcionar apoyo de primer nivel trasladando las cuestiones más complejas al nivel superior, generar informes y darles el seguimiento necesario.
• Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y novedades relacionados con los Recursos Humanos y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal para desarrollar sus conocimientos.
• Atender diversas consultas sobre cuestiones de recursos humanos dirigidas por el personal y los responsables concernidos y preparar respuestas formales que requieren explicaciones sobre las reglas, los reglamentos y los procedimientos. Plantear las cuestiones más complejas a su supervisora.
• Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en administración de recursos humanos.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, y haber dedicado la mayor parte de ese período a la administración de recursos humanos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de los recursos institucionales, en particular con módulos de recursos humanos.

Idiomas

• Nivel avanzado del español.
• Conocimiento práctico del inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

La persona que cubra este puesto debe demostrar las nueve competencias fundamentales de la OIT, que se listan a continuación: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

Adicional a las competencias mencionadas, deberá poseer las siguientes:

Técnicas y generales
Buen conocimiento de la administración de los recursos humanos.
Buen conocimiento de las políticas del sistema común de las Naciones Unidas en el ámbito de los recursos humanos.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
Conocimiento y entendimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos políticos y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes de redacción.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad a la hora de tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.