Background

Descripción de la oficina/unidad/proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa, se busca crear posiciones de apoyo transversal administrativo que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos.

Duties and Responsibilities

Alcance del trabajo

De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo desempeña las siguientes funciones:

1. Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:

• Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
• Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación.
• Gestiona la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos).
• Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de los equipos coordinados por los proyectos.
• Brinda apoyo en el proceso de contratación, renovación y terminación de contratos.
• Brindar apoyo y asistencia operativa a los Gerentes de Área
• Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto.
• Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto.
• Dar trámite a los documentos solicitados por el proyecto.

2. Asegura la adecuada gestión de información:

• Apoyar a la Gerencia del Área con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo de los proyectos.
• Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
• Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.
• Asegurar la correcta utilización de equipos de oficina, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al área (computadores, muebles, video proyector, cámara fotográfica, entre otros).
• Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada.

Acuerdo institucional:

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencies

Competencias Core:

Logro de Resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.

Pensamiento Innovador: NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras

Aprendizaje Continuo: NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Adaptarse con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja de forma constructiva la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actuar con determinación: NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo

Compromiso y asociación: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Favorece la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias multifuncionales y técnicas:

Gestión de eventos:

• Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar de celebración, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.

Política y procedimientos de viaje:

• Política y procedimientos de viaje – Interpreta la política de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y el reglamento y la reglamentación financieros detallada sobre asuntos relacionados con los viajes; gestión y seguimiento de las solicitudes de excepción al nivel de alojamiento; informes a las UN.

Administración de Proyectos:

• Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específico

Comunicación:

• Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir métodos de comunicación en función de la audiencia.
• Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.

Gestión de contratos:

• Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas

Gestión de proveedores/relaciones:

• Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de proveedores, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas

Adquisiciones:

• Capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa

Required Skills and Experience

Requisitos mínimos de educación:

• Título de Bachiller es requisito.
• Título Profesional en: Administración de Empresas, ingeniería industrial, contaduría, economía o Tecnología o carrera técnica en ciencias económicas o afines, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Min. años de experiencia laboral relevante:

Mínimo 4 años (con Título de Bachiller) o 1 año (con Título Profesional) de experiencia en:

• El desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas administrativos, contables, manejo de presupuestos y flujos de caja.

Deseable:

• Conocimiento normas y procedimientos PNUD.
• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos.

Habilidades deseadas:

• Habilidad en atención al cliente
• Habilidad en funciones administrativas
• Capacidad para trabajar en equipo

Idioma(s) requerido(s):

• Fluidez en español es requisito.