Location:

Algiers, Algeria
Salary:

negotiable / YEAR
Job type:

CONTRACTOR
Posted:

1 month ago
Category:

Administration
Deadline:

08/09/2024

JOB DESCRIPTION

Résumé des fonctions:

Assurer la gestion des fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
Réceptionner et préparer les expéditions du pouch, organiser les dédouanements, préparer les documents/documentations pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées) ainsi que la facturation nécessaire et le suivi du recouvrement des coûts y relatifs
Mettre en œuvre des actions de suivi et rédiger la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.
Organiser les réservations de voyages et d’hôtels, préparer les autorisations de voyage. Sur demande, collecter des informations pour DSA, les agences de voyages et d’autres enquêtes administratives.
soutenir les agences des Nations Unies dans les achats et les arrangements logistiques
Fournir un soutien administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers, de retraites pour le PNUD et d’autres agences.
Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances
Aider à organiser et participer à la formation du personnel des opérations/projets sur l’administration.
Collecte des informations et de préparation de rapports pour les enquêtes administratives.
Suivi et mise à jour des données de toutes les transactions liées aux services administratifs généraux délivrés aux projets et agences UN ;
Recouvrement des coûts dans quantum pour les services rendus ;
Préparation ou révision des dossiers pour présentation au Comité d’évaluation et/ou d’attribution des marchés.
Mise en œuvre effective du cadre de contrôle interne, le bon fonctionnement du système
Respect et conformité aux règles et procédures des Nations Unies ainsi qu’aux politiques, procédures et stratégies du PNUD
Assure un soutien à l’approvisionnement demandé par les unités de projets et agences UN, en se concentrant sur la réalisation du résultat suivant:
Préparation de réquisition dans quantum
Organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des documents de RFQ , ITB ou RFP, réception des soumissions ou des propositions.
Coordination de l’évaluation des services reçuspar les fournisseurs

Mnimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Academic Education

Diplôme d’études secondaires est requis, OU
Diplôme universitaire en gestion administrative ou logistique, en sciences commerciales, en administration publique et autres domaines connexes sera dument pris en considération mais pas un requis

Min. years of relevant Work experience

Minimum 4 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 1 an (avec le diplôme de licence) d’Expérience professionnelle pertinente en gestion administrative ou logistique, en gestion de projets ou domaine connexe est requise


Required skills and competencies	Maitrise de l’utilisation des logiciels usuelsen informatique (MS Word, Excel, etc) et à l’utilisation des logiciels de gestion base de données. Advertisement
Desired skills and competencies	-Expérience en gestion administrative – Connaissance des processus de gestion de projet Advertisement – Connaissance des procédures de passation de marchés des organisations nationales et/ou internationales -Expérience en Gestion des connaissances et Apprentissage
Required Language(s) (at	-Excellente maîtrise du français et de l’arabe est requise. -Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

5. Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area	Name	Definition
Business Management	Working with Evidence and Data	Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions, and supporting decision-making
Business Management	Digital Awareness and Literacy	Ability and inclination to rapidly adopt new technologies, either through skillfully grasping their usage or through understanding their impact and empowering others to use them as needed
Business Management	Customer Satisfaction/Client Management	Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Management	Communication	Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media, and other appropriate channels.
Business Management	Monitoring	Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
Technical – Finance	Budget management	Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Administration & Operations	Event Management	Support projects with event management including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.