Org. Setting and Reporting

Le poste est à pourvoir au bureau du Haut-Commissariat aux droits de l’homme (HCDH), à Conakry, en Guinée. Le (la) titulaire relève du Coordonnateur du projet.

Responsibilities

Dans les limites de l’autorité déléguée et selon le lieu d’affectation, l’Assistant(e) de gestion de programme sera responsable des tâches suivantes : • Aider à coordonner la planification et la préparation des programmes/projets ; assurer le suivi de l’état des propositions de programmes/projets ; prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les documents du projet sont prêts et transmis aux parties concernées pour approbation. • Aider à assurer le suivi et l’évaluation des programmes/projets ; classer, mettre à jour, suivre et analyser les données relatives aux programmes/projets comme les documents comptables, les résultats, les ressources utilisées, les déviations/révisions, etc. ; effectuer des évaluations de statut périodiques, identifier les problèmes et prendre les mesures de suivi qui s’imposent ; préparer les estimations révisées du budget ; établir des rapports sur les révisions, les dépenses et les obligations budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds ; veiller à obtenir l’accord nécessaire et assurer l’enregistrement dans le système de budget informatisé ; délivrer les autorisations financières pour les dépenses. • Collaborer avec les responsables de programme/projet dans le cadre de l’établissement de rapports sur la performance ; prendre contact avec les parties concernées pour l’interprétation des activités/services et de divers instruments de planification comme les plans de travail internes ; fournir un appui en matière d’exigences, de lignes directrices, de règles et de procédures pour l’établissement de rapports et veiller à ce que les données transmises soient complètes et précises. • Aider à préparer et à analyser les propositions de budget pour les programmes/projets ; fournir un appui dans le cadre de l’interprétation des directives budgétaires ; examiner et coordonner la présentation de propositions de programmes et d’estimations budgétaires en veillant à ce que les informations nécessaires soient reprises et justifiées pour ce qui concerne les activités proposées ; proposer des ajustements aussi souvent que nécessaire ; préparer des rapports et veiller à ce que les résultats/services soient correctement répertoriés. • Rédiger des résumés des programmes/projets, coordonner les processus d’examen et d’approbation et coordonner avec les services de traduction, d’édition, etc., pour la finalisation et la publication des rapports. • Coordonner la publication de produits de communication d’informations et de supports d’information. • Faire office de point focal pour la coordination administrative des activités de mise en œuvre des programmes/projets, ce qui implique de nombreux contacts avec différents groupes de l’organisation pour faire des demandes, préparer le mandat standard en fonction des objectifs du programme/projet, obtenir les accords nécessaires, assurer le traitement et le suivi des actions logistiques et administratives et régler les questions liées à la mise en œuvre du projet comme le recrutement et l’affectation de personnel/consultants/interprètes, les modalités de voyage, l’organisation de et/ou la participation à des voyages de formation/d’étude, l’autorisation des paiements, la sortie de fonds, l’achat d’équipements et de services, etc. • Préparer, maintenir et mettre à jour des fichiers (électroniques et version papier) et des bases de données internes ; concevoir et générer toute une série de rapports, tableaux statistiques, contenus graphiques et autres documents/notes de base périodiques et ponctuelles afin de faciliter le contrôle et d’autres types de vérifications. • Chercher, recueillir, analyser, résumer et présenter des informations/données de base sur des programmes/projets spécifiques et sur d’autres sujets apparentés. • Rédiger la correspondance et les communications relatives à tous les aspects de l’administration des programmes/projets, notamment le plan de travail et les budgets, les révisions et d’autres questions connexes, et préparer les contributions du groupe à toute une série de rapports périodiques. • Fournir des orientations et des formations aux nouveaux membres ou aux membres moins expérimentés du personnel. • Maintenir et authentifier les données et les relevés de temps et états de présence, l’évaluation de la performance, etc. • Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Competencies

• Professionalism: Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général et en particulier ceux liés à l’administration, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes/projets, la coopération technique, la programmation et la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l’organisation de l’unité de travail et de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités connexes. Capacité à identifier et résoudre une gamme de problèmes et à bien travailler avec les chiffres, entreprendre des recherches de base et recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement dans le contexte des missions confiées. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et l’implication totale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. • Communication: S’exprime clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écoute les autres, les comprend bien et donne suite comme il convient ; pose les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et facilite le dialogue ; adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public ciblé ; partage l’information avec tous ceux et toutes celles qu’elle intéresse et tient chacun(e) au courant. • Esprit d’équipe: Collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; sollicite les apports, apprécie à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun(e) et est prêt(e) à apprendre des autres ; fait passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepte les décisions finales du groupe et s’y plie, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partage les réussites de l’équipe et assume sa part de responsabilité dans ses échecs.

Education

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.

Job – Specific Qualification

Not available.

Work Experience

A minimum of seven (7) years of experience in program or project administration, technical cooperation, general administrative support, or a related field is required. The minimum number of years of relevant experience is reduced to five (5) for candidates with an undergraduate degree or higher. Experience in database management is desirable. Professional experience within the United Nations or a similar international organization is desirable.

Languages

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français (oral et écrit) est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies serait un atout.

Assessment

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d’évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice

La prolongation du contrat dépendra de la prorogation du mandat et/ou de la disponibilité des fonds. Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature. Le Secrétariat de l’ONU s’emploie résolument à équilibrer les effectifs masculins et féminins. Les femmes sont vivement encouragées à faire acte de candidature. Ce poste fait l’objet d’un recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables de tous les frais liés à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les membres du personnel recrutés localement n’ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. By accepting a letter of appointment, staff members are subject to the authority of the Secretary-General, who may assign them to any of the activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). Further, staff members in the Professional and higher category up to and including the D-2 level and the Field Service category are normally required to move periodically to discharge functions in different duty stations under conditions established in ST/AI/2023/3 on Mobility, as may be amended or revised. This condition of service applies to all position specific job openings and does not apply to temporary positions. Applicants are urged to carefully follow all instructions available in the online recruitment platform, inspira, and to refer to the Applicant Guide by clicking on “Manuals” in the “Help” tile of the inspira account-holder homepage. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application. Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.