TITRE : Senior Procurement Officer

PROGRAMME/BUREAU : FHI360 SENEGAL

Superviseur : Directeur Administratif et Financier

Lieu de travail : Dakar, Senegal

Description Globale :

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, ce poste sert d’appui dans des activités liées à l’achat de matériaux, de pièces et d’équipement pour l’organisation. Le « Sr Procurement Officer » soumet et traite les bons de commande dans le respect des politiques et des procédures autorisées pour la gestion des activités liées à l’approvisionnement. Il Assiste dans le suivi budgétaire, la planification et la réalisation des achats au niveau de tous les départements pour s’assurer que l’approbation et le paiement des transactions sont terminées. Il coordonne les activités d’achat avec d’autres départements pour maintenir les stocks aux niveaux prévus.

Les principales responsabilités :

• Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements.
• Donner un appui à l’élaboration des spécifications des offres.
• Examiner les ordres de réquisition afin de vérifier l’exactitude, la terminologie et les spécifications.
• Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons manquées ou tardives pour s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits.
• Certifier les factures pour paiement et calculer les coûts des commandes et transmettre toute la documentation aux départements appropriés.
• Maintenir les politiques et les procédures relatives à la réglementation de l’organisation et du gouvernement, qui affectent les achats et partager l’information avec la direction, les membres du personnel et les fournisseurs.
• Vérifier et s’assurer que les commandes sont conformes et que les marchandises répondent aux spécifications.
• Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement.
• Aider à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement.
• Interagir avec les clients internes et externes pour s’assurer que les activités d’achat dans les zones fonctionnelles sont satisfaites et conformes aux réglementations du gouvernement et aux procédures de l’entreprise.
• Analyser les offres reçues, les spécifications, sélectionner ou recommander les fournisseurs et planifier les livraisons.
• Superviser la préparation des commandes et le suivi pour accélérer la livraison et l’expédition.
• Obtenir des certificats de livraison et effectuer des contrôles selon les commandes.
• Elaborer et tenir à jour les rapports et dossiers nécessaires à un fonctionnement efficace.
• Gérer la logistique d’achats relative aux délocalisations d’articles ménagers et de véhicules personnels appartenant à des expatriés.
• Faire le monitoring du budget pour s’assurer que les politiques sont respectées et qu’aucun excédent ne se produit avec les dépenses admissibles pour les employés.
• Autoriser et approuver les factures relatives aux frais de réinstallation.
• Servir de point de contact en ce qui concerne les réglementations sur les importations américaines et internationales, les exportations, le commerce international, les visas et les permis de travail.
• Effectuer des vérifications internes avec des comptes créditeurs afin de démontrer la conformité aux politiques d’achat de la société.
• Recevoir, examiner et traiter les demandes et autres documents relatifs à l’achat de fournitures, de matériaux et d’équipement pour l’entreprise.
• Comparer les coûts et évaluer la qualité et le besoin en fournitures, matériaux et équipement.
• Interagir et correspond avec les vendeurs pour se tenir au courant des nouveaux produits et des tendances du marché.
• Consulter les responsables des services pour déterminer les besoins et les spécifications d’achat.
• Analyser les tendances d’achat pour déterminer les meilleures pratiques et les coûts pour l’entreprise.
• Aider à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels.
• Faire l’inventaire des équipements, aider au filtrage/recyclage des équipements tout au long du cycle de vie et préparer l’équipement pour s’en débarrasser à la fin de la durée de vie de l’équipement.
• Veiller à la mise en place des fournisseurs préférentiels
• Veiller à la mise à jour du tableau de suivi des engagements de l’organisation
• S’acquitter d’autres tâches qui lui sont confiées.

ÉDUCATION, EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES :

• Diplôme universitaire en administration des affaires ; La préférence est la maitrise ;
• Solides compétences analytiques et attention au détail sont indispensables ;
• Expérience minimale de cinq à huit ans dans le domaine des finances et / procurement, passation de marchés (programmes parrainés et marchés publics) ;
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) ; l’expérience de base de données serait un atout ;
• Une expérience avérée en matière de formation et / ou d’orientation formelle sur les instruments et procédures contractuels ;
• Familiarité avec les conditions de financement des agences de financement, en particulier les subventions de l’USAID

COMPÉTENCES ET CAPACITÉS :

• Capacité à gérer plusieurs tâches et demandes, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis ; l’exactitude et l’attention au détail dans l’exécution des tâches sont d’une importance cruciale ;
• Solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, avec une capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses ;

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

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