Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents
Job Purpose and Organizational Context
Depuis plus d’une quinzaine d’année, l’UNCT (United Nations Country Team) Madagascar a pris l’initiative de mettre en place un bâtiment commun UN HOUSE occupé par la plupart des Agences des Nations Unies établies dans le pays. Actuellement, les locaux communs représentent une occasion pour le Système des Nations unies de mettre en avant les objectifs de l’UNSDG en matière de durabilité environnementale, de développement durable et de protection de l’environnement. En outre, la création d’un bâtiment commun des Nations Unies fait partie d’un des piliers de la réforme initiée par le Secrétaire général. Maintenant que les agences unissent leurs efforts, l’une des conséquences de l’amélioration des locaux est le gain en efficacité : efficacité dans le temps que le personnel passe à faire la navette d’un endroit à l’autre, efficacité dans la gestion des installations, efficacité dans la gestion des ressources humaines, efficacité dans la gestion des technologies de l’information. Pour assurer la gestion des locaux communs, les Chefs d’Agences ont décidé de mettre en place une équipe de gestion des bâtiments et services communs y relatifs, en créant le poste de Building Manager.
Sous la supervision générale des chefs d’Agences, la supervision administrative générale des Chargés des Opérations membres du Comité de gestion, ainsi que sous la supervision directe de l’Opérations Manager du PNUD.
Le Building Maintenance Analyst sera responsable de la planification, de la coordination et de la gestion globale des problèmes administratifs du bâtiment commun des Nations Unies à Madagascar et doit fournir des services fiables assurant un travail de qualité. Le BM doit préparer des projets à long terme pour le fonctionnement, l’entretien et les améliorations du bâtiment commun, faire des recommandations pertinentes pour améliorer les services, être en contact permanent avec toutes les agences résidant dans le bâtiment commun et leur donner les conseils relatifs à leurs demandes.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, il est attendu du personnel du PNUD de travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets en équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Duties and Responsibilities
| IV. Key Duties and Accountabilities |
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1.Elaboration de stratégies opérationnelles pour la conduite des activités :
- Veiller au respect strict des règles et mesures de sécurités prévues pour la Maison Commune ;
- Veiller à ce que ces mesures soient appliquées dans le bâtiment commun ;
- S’assurer que les directives concernant le standard de sécurité sont conformes aux recommandations sur la sécurité émanant du bureau de la sécurité ;
- Préparer les réunions mensuelles avec le Comité de gestion et les Chefs d’Agences
- Faire des suggestions pour améliorer le fonctionnement général du bâtiment, et les partager avec les agences sur place, recueillir et consolider toutes suggestions et les présenter au Comité de gestion.
- Encadrer et veiller au renforcement des capacités du personnel sous sa supervision
2.Mise en œuvre de stratégies opérationnelles relatives à la bonne gestion du bâtiment et au bon fonctionnement des services communs
- Mettre en œuvre les recommandations formulées en réunion OMT ou Chefs d’Agences ;
- Assister / participer à toutes réunions qui pourraient concerner les services communs (OMT / OMT Maison commune) ;
- Gérer et conduire le processus d’achat de biens et services de la Maison commune approuvés par le comité de gestion, en concertation avec les différentes unités du PNUD ;
- Préparer et planifier le budget annuel de chaque année sur la base des dépenses précédentes et fait approuver par le Comité de gestion le plan des activités pour l’année suivante ;
- Planifier les activités de prestations extérieures (maintenance / entretien de divers équipements) et assurer le suivi du contrat relatif à ces prestations ;
- Maintenir des contacts permanents avec le bailleur et partenaires. Chercher conjointement des solutions à tout problème concernant la Maison commune et impliquant l’engagement de ces derniers;
- Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures du bureau et pendant les jours fériés et cela, à travers des contrats de maintenance appropriés.
- Garder et mettre à jour les dossiers des biens consommables des espaces communs.
- Garder et mettre à jour les dossiers relatifs aux équipements des espaces communs.
- Gérer et garder les demandes de réservation pour les salles de réunions communes. Le BM devra joindre au rapport mensuel susmentionné les demandes de réservation de la Salle de conférence Commune de toutes les Agences des NU résidant dans le bâtiment commun.
3.Mise en œuvre du contrôle interne efficace tant sur le plan de suivi du budget que sur l’ensemble des prestations des tiers
- Appui à la planification et la mise en place d’un système de gestion des ressources financières des services communs, en conformité avec les règles et procédures du PNUD ;
- Appui à l’élaboration et la révision du budget des Services Communs ;
- Assurer le suivi de la collecte et la gestion appropriée des contributions des agences, afin de garantir que les fonds nécessaires pour le bon fonctionnement de l’unité sont identifiés et disponibles ;
- Suivi et tenue d’une comptabilité régulière et constante des contributions reçues pour le « Common Premises », avec les documents justificatifs, afin d’établir une facturation exacte ;
- Assurer un suivi continu avec l’Unité des finances pour la vérification et la mise à jour des budgets dans Quantum,
- Soumettre un rapport mensuel au Comité de gestion du bâtiment. Le rapport couvrira les activités mensuelles du personnel sous sa supervision, les activités entreprises pendant le mois écoulé et les activités planifiées pour le mois suivant. Le rapport devrait être distribué à tous les membres du Comité de gestion avant leur réunion mensuelle.
- Etablir la refacturation aux Agences pour leur consommations téléphoniques (locale et VSAT) et faire le suivi des paiements ;
Rapport des dépenses : Gestion des notes de frais
- Garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base mensuelle et faire un rapport sur le mois précédent au Comité de gestion, le 10 au plus tard ou avant le 10 de chaque mois.
- Maintenir des informations actualisées sur l’état des dépenses, les besoins et les déficits de financement afin de conseiller l’OMT et d’éclairer la prise de décision ;
- Superviser et contrôler le travail du personnel de service en fonction dans la Maison commune (agents de nettoyage – Cafétéria – agents de sécurité / gardiennage – agents réceptionnistes).
- Procéder à l’évaluation des prestations des tiers à chaque fin de contrat.
- Vérifier périodiquement l’état de la petite caisse tenue par le service
- Assurer le secrétariat de l’OMT (Operations Management Team) qui tient sa réunion régulière une fois par mois.
4.Renforcement des compétences et partage des connaissances :
- Fournir des formations nécessaires pour le personnel des services communs.
- Mettre à disposition la synthèse des expériences / échanges et pratiques en matière de services communs.
- Contribuer et participer activement aux réseaux de connaissances et à tout type de formations disponibles sur le site.
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| Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation. |
| Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Supervision et gestion des performances de l’associé chargé de l’entretien des bâtiments |
Competencies
| Expected Demonstration of Competencies |
| Core |
| Achieve Results: |
LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work |
| Think Innovatively: |
LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking |
| Learn Continuously |
LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning |
| Adapt with Agility |
LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process |
| Act with Determination |
LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously |
| Engage and Partner |
LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships |
| Enable Diversity and Inclusion |
LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making |
| People Management
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.
Cross-Functional & Technical competencies
| Thematic Area |
Name |
Definition |
| Administration & Operations |
Building, facilities & office space management |
Knowledge and ability to facilitate the renovation and upgrade of offices including review of complex engineering/architectural drawings; negotiate technical agreements to ensure fully operational building infrastructure and services; design policy & procedure (POPP) for premises and facilities including space standards; manage premises and facilities; validate financial statement notes on leasehold data |
| Information Management and Technology |
IT Customer Support |
Ability to support customers on IT related issues and generate and contribute to continuous improvement processes to deliver a great user experience. Knowledge of ISO 9001 desirable. ITIL certification or similar is desirable. |
| Digital & Innovation |
Data privacy and digital ethics |
Knowledge of ethical usage of digital technology (e.g. AI, robotics, automation) and data. Ability to assess ethical implications when using, combining or sharing data, when building or implementing AI systems, and when advising on robotisation and automation etc. Ability to design privacy protocols to ensure data is protected and used for legitimate purposes without unnecessary privacy risks. |
| Business Direction & Strategy |
System Thinking |
Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system |
| Business Management |
Portfolio Management |
Ability to select, prioritise and control the organization’s programmes and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of business-as-usual, while optimising return on investment |
| Digital & Innovation |
Design thinking |
Solving problems by putting people at the centre, visualising ideas and making them tangible in order to improve them through and iterative process of developing and testing. Strong empathy skills, being able to put yourself “”in someone else’s shoes””, understand needs, abilities, preferences, motivations, (everyday) experiences from different perspectives as well as their cultural, social, economical and political contexts. Ability to identify and challenge assumptions, (cognitive and social) biases and dominant mental models by generating new perspectives and frames that help redefine the problem, solution and opportunity space. Being able to work with incomplete information, ambiguity and opposing views, needs and constraints and synthesise them into solutions that are viable, technically feasible and useful |
| Business Management |
Customer Satisfaction/Client Management |
, Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns |
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Required Skills and Experience
| Requirements |
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| Education |
- Un diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en gestion, administration, comptabilité, ou Finance ou équivalent est requis, OU
- Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans les mêmes domaines avec 2 annees d’experience supplementaires sera dument considere en lieu du diplôme universitaire avance
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| Experience, Knowledge, and Skills |
- Minimum 2 ans (avec le master) et 4 ans (avec la licence) dans les domaines de gestion, d’administration, comptables, financier est requise
- Expérience dans un organisme de développement, un organisme privé ou un organisme international est souhaitable
- Expérience en connaissance en technique de gestion des bâtiments et technologie est souhaitable
- Bonne maîtrise de l’outil informatique est requise
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Language Requirements:
- Parfaite maîtrise du français et de la langue malgache est requise ;
- Une bonne maitrise de l’anglais pourrait être considéré comme un atout.
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Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
NB:
- A tous les Candidats : veuillez joindre à votre candidature copies de vos diplômes, certifications, ID/Passeport.
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories FTA Local sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.
