OBJECTIFS DU PROGRAMME

Veiller à ce que l’OMS soit présente efficacement dans les pays afin de mettre en œuvre les stratégies de coopération de l’OMS avec les pays, qui sont alignées sur les programmes de santé et de développement des États Membres et harmonisées avec les équipes de pays des Nations Unies.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Le titulaire exercera les fonctions suivantes :

1. Fournir un soutien administratif complet au programme assigné. Rédiger, examiner et réviser la correspondance, les rapports et les documents pour en assurer le format et le contenu appropriés en consultation avec le superviseur. Rédiger de manière autonome la correspondance de nature administrative, prendre des notes lors des réunions, fournir une interprétation/traduction informelle lorsque cela est nécessaire ;
2. Préparer et traiter les demandes de voyage des membres de l’équipe en utilisant GSM, organiser la délivrance des visas, les autorisations de sécurité, les réservations de vols et d’hôtels, assurer le suivi des questions liées aux voyages des missions nationales et internationales ;
3. Numériser, enregistrer, référer et suivre la correspondance et les documents, évaluer l’urgence ou le caractère critique en les portant à l’attention du personnel responsable. Informer et rappeler au personnel responsable les dates de suivi, les réponses ou les actions spécifiques, en fournissant des pièces justificatives si nécessaire ;
4. À l’aide du GSM, suivre les aspects de la mise en œuvre des activités du pays, les fonds destinés aux niveaux budgétaires des projets/programmes et les dépenses financières, conformément au plan de travail approuvé du pays. Initier et traiter différentes transactions dans le GSM, y compris l’achat de biens et de services. Assurer le suivi auprès des parties concernées de la réception des livrables et de la finalisation des paiements ;
5. Compiler les documents de référence pour les exercices de planification, de suivi et d’évaluation (y compris les mini-examens). Tenir à jour le classement des documents techniques et de la correspondance (copies électroniques/papier et bases de données, le cas échéant). Créer des documents de référence de base, le cas échéant ; accéder aux documents pertinents et les récupérer ;
6. Finaliser tous les préparatifs administratifs et logistiques nécessaires à l’organisation des réunions tenues dans le pays (groupes de travail, séminaires/cours, ateliers) et payer les indemnités journalières aux participants, le cas échéant (si nécessaire) ;
7. Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et y donner suite dans les meilleurs délais. Évaluer la nature critique des problèmes techniques et les orienter vers le personnel approprié pour qu’il y réponde, coordonner les rendez-vous des superviseurs, établir et maintenir un système d’information informatisé approprié sur les homologues du ministère de la Santé et des Nations Unies, les centres collaborateurs de l’OMS, etc.
8. Informer les collègues sur le processus administratif général du bureau. Assister/remplacer le personnel administratif de l’équipe et effectuer d’autres tâches connexes au besoin. Participer aux visites sur le terrain, si nécessaire;

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme d’études secondaires complété par une formation en administration/secrétariat
Souhaitable : Un diplôme universitaire en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe est un atout.

Expérience

Essentiel : Au moins cinq années d’expérience administrative progressive.
Souhaitable : Expérience pertinente au sein du système des Nations Unies.

Compétences

– Bonnes compétences en classement et en organisation.- Capacité à entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel, les experts et les visiteurs.- Capacité démontrée à traduire la correspondance courante en anglais.- Très bonnes compétences en gestion du temps et du stress.- La connaissance des règles, manuels, pratiques, procédures et du guide de style de l’OMS applicables au niveau administratif est un atout.

Compétences de l’OMS

Travail en équipe
Respecter et valoriser les différences individuelles et culturelles
Communiquer
Se connaître et se gérer
Progresser dans un environnement en mutation

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Maîtrise de l’anglais. Maîtrise de l’arabe.
Souhaitable :

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un ensemble de rémunérations attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 20 537 USD (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau hiérarchique

• Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.

• Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.

• Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir, à l’avance, une copie scannée du ou des diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans la WHED et nécessiteront un examen individuel.

• Conformément au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible.

• Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel de l’OMS.

• L’OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel sans distinction de handicap, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de langue, de race, d’état civil, d’origine religieuse, culturelle, ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.

• L’OMS s’engage à assurer la parité des sexes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) sont vivement encouragés à postuler.

• Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour leur permettre de participer au processus de recrutement. Les demandes d’aménagements raisonnables doivent être envoyées par courrier électronique à reasonableaccommodation@who.int

• Il est essentiel de posséder un dossier irréprochable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles. L’OMS est fière de pouvoir compter sur un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS .

• L’OMS applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement sexuel et d’autres types de comportement abusif (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas avéré ou suspecté d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel et d’autres types de comportement abusif. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportement abusif ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats retenus.

• L’OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.

• Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez consulter le site http://www.who.int.

• L’OMS offre également une large gamme d’avantages à son personnel, notamment un congé parental et des modalités de travail flexibles attrayantes pour favoriser un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.

• L’âge légal de départ à la retraite pour les fonctionnaires nommés est de 65 ans. Pour les candidatures externes, seules les candidatures dont la durée du mandat est prévue seront normalement prises en considération.

• Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont subordonnés à la confirmation par les membres du personnel qu’ils sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’entreprendre une mission à l’OMS, sauf si un problème de santé ne permet pas une telle vaccination, comme certifié par les Services de santé et de bien-être du personnel de l’OMS (SHW). Le candidat retenu sera invité à fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec le service médical de l’OMS dans le cadre du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l’entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve/certification officielle de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations de vaccination spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l’OMS consacré aux voyages internationaux et à la santé et au bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à l’adresse shws@who.int .

• Ce poste est soumis au recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d’affectation.

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