Description de l’entreprise

L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale composée de 38 pays membres, qui œuvre à l’élaboration de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission est de promouvoir des politiques qui amélioreront le bien-être économique et social des populations du monde entier. En collaboration avec les gouvernements, les décideurs politiques et les citoyens, nous travaillons à l’élaboration de normes internationales fondées sur des données probantes et à la recherche de solutions à un éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques et de créer des emplois, de favoriser une éducation solide ou de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous offrons un forum et un centre de connaissances uniques pour les données et les analyses, l’échange d’expériences, le partage des meilleures pratiques et des conseils sur les politiques publiques et l’élaboration de normes internationales.

Le Centre de développement (DEV) aide les pays en développement et les économies émergentes à trouver des solutions politiques innovantes pour promouvoir une croissance durable, réduire la pauvreté et les inégalités, lutter contre l’égalité des sexes et améliorer la vie des populations. Le Centre facilite le dialogue politique entre les gouvernements, en impliquant les acteurs publics, privés et philanthropiques. Des pays d’Afrique, d’Asie et d’Amérique latine participent en tant que membres à part entière au Centre, où ils interagissent sur un pied d’égalité avec les membres de l’OCDE.

La Division de la transformation économique et du développement mène des recherches et des conseils stratégiques à fort impact avec et pour les pays en développement sur l’industrie, le commerce, l’innovation, les infrastructures et le développement territorial en vue d’aider les pays en développement à mieux s’orienter dans le paysage de la mondialisation en évolution, à élaborer et à mettre en œuvre de meilleures stratégies de développement. La Division de la transformation économique et du développement héberge l’Initiative de l’OCDE pour le dialogue politique sur les CVM, la transformation de la production et le développement, Cities Connect, l’initiative pour le dialogue politique sur les villes intermédiaires (cogérée avec ONU-Habitat), et met en œuvre les examens des politiques de transformation de la production et le Compendium sur les infrastructures de qualité. La Division mène des recherches orientées vers les politiques dans des domaines liés aux chaînes de valeur mondiales et régionales, à l’innovation, aux start-ups, aux villes et au développement territorial, et aux infrastructures pour le développement.

Le Centre recherche un assistant de programme pour effectuer un large éventail de tâches administratives et de secrétariat à l’appui de la Division de la transformation économique et du développement. L’assistant de programme travaillera sous la supervision directe du chef de division et en étroite collaboration avec les membres de l’équipe et en liaison avec l’Unité de gestion centrale (CMU).

Description de l’emploi

Principales responsabilités

Les responsabilités varieront en fonction des besoins de la division/unité et de l’équipe affectées.

Soutien administratif et coordination de projets

• Aider le chef de division à planifier les tâches à accomplir et à tenir à jour un calendrier d’actions. Anticiper les besoins, signaler les problèmes prioritaires nécessitant une attention immédiate, veiller à ce que les délais soient respectés et recommander des mesures de suivi.
• Agit comme point de contact pour les demandes du bureau du directeur et assure des réponses rapides aux demandes.
• Gestion de l’ordre du jour, organisation de réunions avec les parties prenantes internes et externes, soutien à la planification des projets, mise en place de mécanismes pour assurer l’accomplissement des tâches dans les délais.
• Gestion de la correspondance interne et externe (rédaction et envoi de courriels) et des communications (mise en place d’appels audio/vidéo) et tenue d’un système de classement, suivi des demandes et des projets pour garantir le respect des délais.
• Organiser et assurer la participation effective des partenaires externes aux activités de la Division.
• Gérer la base de données de la liste de contacts et s’assurer de sa mise à jour.
• Préparation de la correspondance et des documents pertinents pour les réunions.
• Organisation de la traduction des ordres du jour et des documents de référence. Mise en forme et téléchargement des documents officiels sur la plateforme dédiée (ONE), présentations Power Point.
• Organisation des réunions de la Division à l’OCDE, à l’étranger et en ligne.
• Rédaction des lettres d’invitation, liaison avec les partenaires externes pour assurer le bon déroulement de la logistique de la réunion. Gestion de toutes les questions liées à l’organisation de la réunion (restauration, hébergement, salles de réunion, services d’interprétation).
• Création de visuels pour des save-the-dates, des invitations, des couvertures d’agenda et d’autres documents à l’aide des outils de conception de bureau.
• Mise en place de processus pour rationaliser l’organisation des réunions afin d’augmenter la qualité et la productivité.

• Maintenir une correspondance régulière avec les membres de l’Initiative tout au long de l’année, envoi des dates de sauvegarde, des résultats clés, réponse aux demandes de renseignements.
• Soutenir le suivi du budget, en étroite collaboration avec l’Unité de gestion des ressources de la Direction
• Aider au recrutement du personnel et des stagiaires ainsi qu’à leur intégration selon les besoins.
• Fournir une assistance de secours aux autres membres du personnel administratif de la Direction, si nécessaire.
• Exécuter d’autres tâches officielles raisonnablement assignées par le supérieur hiérarchique.

Gestion d’événements et de voyages d’affaires

• Jouer un rôle de premier plan dans l’organisation logistique des réunions et événements, organisés à Paris et à l’étranger (physiques, hybrides et virtuels). Cela comprend la réservation des salles de réunion, l’organisation de la restauration, la préparation des documents de réunion pertinents et la tenue à jour des listes de participants. Pour les réunions à l’étranger, assurer la liaison avec les organisateurs de l’événement et d’autres parties concernant la logistique (estimations budgétaires, lieux de conférence, hébergement à l’hôtel, invitations, inscription, documentation, événements sociaux).
• Fournir un soutien lors des réunions et servir de point focal pour les contacts avec les délégués et les interlocuteurs externes et les demandes entrantes.
• Organiser les voyages d’affaires des membres du personnel et des invités, ce qui comprend les réservations de voyages et d’hôtels, les demandes de visa, le traitement des ordres de mission, les notes de frais ou les lettres d’invitation pour les experts et d’autres actions de suivi.
• Il peut être nécessaire de se déplacer jusqu’au lieu de la réunion.

Documents, publications, supports web et événements

• Préparer des documents complexes au format Word pour les soumettre à la plateforme de l’OCDE, relire et réviser le texte pour garantir une grammaire et une présentation correctes. Gérer les processus de production, de mise en forme (ONE Author), de publication et d’impression des documents en étroite collaboration avec l’analyste des politiques et la direction des communications.
• Mettre à jour et tenir à jour le site Web de la Division. Veiller à ce que les nouveaux rapports soient téléchargés et mis à disposition en même temps que le lancement de la publication. Travailler avec l’unité de communication de la Direction pour suivre les visiteurs du site et améliorer la présentation et la visibilité du travail de la Division/des unités.
• Mettre en forme et publier des documents, inscrire les participants, établir le plan de table, organiser les voyages des participants externes, assurer la liaison avec les délégations et les services de conférence, et créer et exécuter des présentations PowerPoint.

Autres tâches

• Assurer le suivi des contrats de prestations intellectuelles et gérer les paiements. Assurer le paiement ponctuel des factures. S’assurer que les factures sont payées en temps opportun en coordination avec la CMU.
• Suivi et contrôle des dépenses et du budget de la Division ainsi que de la mise en œuvre des activités, en veillant à ce que des informations mises à jour soient régulièrement partagées entre la Division et la CMU. Fourniture d’informations mises à jour à la CMU pour les rapports de projet.
• Assurer la liaison avec la CMU pour les contrats de l’équipe et agir en tant que chronométreur pour l’équipe en coordination avec la CMU.
• Organisation de team building de division et d’autres activités d’équipe.
• Collaborer avec d’autres assistants dans la mise en œuvre des événements phares DEV et offrir un soutien aux collègues en cas de besoin.

Qualifications

Profil du candidat idéal

Formation académique

• Bon niveau d’études secondaires. Formation ciblée en tant que secrétaire/assistante.

Parcours professionnel

• Expérience pertinente en secrétariat et/ou en administration, de préférence dans un environnement international.
• Expérience en coordination de projets et en gestion budgétaire, de préférence dans une organisation internationale.
• Une expérience de travail avec des donateurs de contributions volontaires/subventions serait un avantage.
• Expérience dans l’édition de différents supports écrits tels que des brochures et des publications en anglais.
• Une connaissance de la structure, des processus, des réglementations de l’OCDE ou une expérience dans un rôle similaire au sein d’une autre organisation internationale serait un avantage.
• Expérience en assistance personnelle et gestion de bureau, organisation de réunions, missions, gestion de sites Web et mise en forme de documents

Outils

• Excellente maîtrise et expérience de la gamme standard de progiciels (Microsoft Office, ONE Author, EMS, CRMS, SRP, SRM, T4 Web Design, SAP Mission, application PRISM) ou capacité et volonté d’apprendre rapidement de nouveaux outils informatiques.
• Bonne connaissance des outils de conception de bureau (par exemple Adobe Creative Suite) et expérience des plateformes collaboratives informatiques (par exemple eShare, MS Teams)
• Excellente connaissance des installations de visioconférence et des outils de communication de l’OCDE ou capacité et volonté d’apprendre rapidement des outils similaires.

Compétences de base

• Le personnel de l’OCDE est censé démontrer des comportements alignés sur six compétences de base qui seront évaluées dans le cadre de ce processus de recrutement : Vision et stratégie (niveau 1) ; Autonomiser les personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 1) ; Obtenir des résultats (niveau 1) ; Innover et adopter le changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions de chaque compétence pour les niveaux 1 à 3, veuillez vous référer aux Compétences essentielles de l’OCDE .

Langues

• Maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (anglais et français)
• Capacité à réviser et peaufiner des textes, à rédiger une correspondance et des notes concises et à répondre à des demandes de renseignements en anglais et en français. La connaissance d’autres langues serait un atout.

Informations Complémentaires

Date de clôture

• Ce poste sera pourvu dans les meilleurs délais et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 06 octobre 2024 à 23h59 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité de renouvellement.
• Date de début idéale : juin 2025

Ce que propose l’OCDE

• Selon le niveau d’expérience, le salaire mensuel démarre à 4 302,38 EUR, plus des indemnités en fonction de l’éligibilité, exonéré d’impôt sur le revenu français.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que nous offrons et pourquoi l’OCDE est un excellent endroit où travailler.
• Cliquez ici pour parcourir notre Guide de gestion du personnel et en savoir plus sur tous les aspects relatifs aux personnes à l’OCDE, notre environnement de travail et de nombreuses autres politiques soutenant le personnel dans sa vie quotidienne.
• Veuillez noter que la nomination peut être effectuée à un grade inférieur dans la famille d’emplois spécifiée, en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle du candidat sélectionné.

Informations sur les salaires

• Veuillez noter que la nomination peut être effectuée à un grade inférieur dans la famille d’emplois spécifiée, en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle du candidat sélectionné.

Processus de sélection

• Pour les candidats retenus, des tests écrits, des entretiens en jury seront mis en place.
• Veuillez noter que la nomination peut être effectuée à un grade inférieur en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle du candidat sélectionné.

L’OCDE est un employeur garantissant l’égalité des chances et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés ressortissants des pays membres de l’OCDE et du Centre de développement , quels que soient leur origine raciale ou ethnique, leurs opinions ou croyances, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur état de santé ou leur handicap.

L’OCDE encourage une utilisation optimale des ressources afin d’améliorer son efficacité et son efficience. Les membres du personnel sont encouragés à contribuer activement à cet objectif.