Description de l’entreprise

MOPAN – le Réseau d’évaluation des performances des organisations multilatérales – est un réseau de 22 États membres qui évaluent les organisations multilatérales, élaborent des normes de performance et encouragent l’apprentissage et les connaissances pour renforcer les résultats en matière de développement et d’aide humanitaire et promouvoir la responsabilisation. En capitalisant sur la perspective et l’expertise uniques du réseau en matière de systèmes multilatéraux, les membres du MOPAN travaillent ensemble pour fournir des informations sur les performances pertinentes, impartiales, de haute qualité et opportunes en tant que bien public grâce à une approche inclusive et transparente. Les informations sur les performances du MOPAN atténuent les risques, éclairent la prise de décision et soutiennent le changement, contribuant ainsi à accroître les connaissances et la confiance entre toutes les parties prenantes et, en fin de compte, à parvenir à un système multilatéral plus fort et plus performant.

Le MOPAN est géré par un Secrétariat hébergé par la Direction de la coopération pour le développement (DCD) de l’OCDE. De plus amples informations sur le MOPAN sont disponibles en ligne .

Le MOPAN recherche un assistant de programme dynamique, compétent et proactif pour assurer le fonctionnement efficace et harmonieux du réseau en effectuant un large éventail de tâches organisationnelles et administratives.

Le candidat sélectionné sera rattaché au conseiller en gestion des ressources du MOPAN.

Description de l’emploi

Principales responsabilités

Gestion des voyages et des achats

• Jouer un rôle de premier plan dans l’organisation des voyages d’affaires des membres du personnel et des invités, ce qui comprend les réservations de voyages et d’hôtels, les demandes de visa, le traitement des ordres de mission, les demandes de remboursement des dépenses ou les lettres d’invitation des experts et d’autres actions de suivi.
• Traiter des engagements financiers importants et tenir des registres financiers précis. Cela comprend des processus d’approvisionnement complexes tels que des consultations de marché et des appels d’offres.
• Piloter l’organisation logistique des réunions et événements, organisés à Paris et à l’étranger (physiques, hybrides et virtuels). Cela comprend : la réservation des salles de réunion, l’organisation de la restauration, la préparation des documents de réunion pertinents et la tenue à jour des listes de participants. Pour les réunions à l’étranger, assurer la liaison avec les organisateurs d’événements et d’autres parties concernant la logistique (estimations budgétaires, lieux de conférence, hébergement à l’hôtel, invitations, inscription, documentation, événements sociaux).
• Tenez-vous au courant des règles et réglementations de l’OCDE concernant les achats et les voyages.

Gestion des connaissances

• Aider à maintenir une gestion efficace des connaissances et des documents afin de renforcer la mémoire institutionnelle et de veiller à ce que les connaissances et les informations du MOPAN soient archivées et stockées de manière efficace. Cela comprend la maintenance de la base de données des contacts opérationnels du MOPAN.
• Veiller à ce que les documents requis pour les audits soient stockés au bon endroit et soient accessibles à tous les membres du MOPAN.
• Développer une expertise dans les systèmes logiciels et les outils de gestion des connaissances et contribuer à la montée en compétences de l’équipe MOPAN par le biais de sessions de formation internes et de « guides pratiques » internes.
• Aide sur les questions informatiques si nécessaire.

Soutien général au programme

• Fournir un soutien ponctuel à d’autres domaines d’activités du MOPAN, notamment :
  • Communications (assistance aux activités et suivi des médias sociaux)
  • Réalisation d’évaluations et d’études MOPAN (relecture si nécessaire et vérification de leur mise en forme conformément au guide de style MOPAN).
  • Soutenir la communication et le flux de travail de l’équipe interne.

Qualifications

Formation académique/intérêts/expérience : Un bon niveau d’enseignement secondaire ou plus avec une expérience professionnelle pertinente ultérieure.

Parcours professionnel

• Expérience pertinente dans des rôles administratifs et de gestion interne similaires.
• Expérience réussie dans le traitement des transactions conformément aux règles et réglementations financières, et capacité à démontrer une attention aux détails.
• Expérience en coordination de projets avec de solides compétences numériques (y compris l’utilisation de feuilles de calcul et de systèmes de gestion budgétaire).
• Bonnes compétences personnelles avec une expérience de la gestion des relations avec des contacts de haut niveau et une sensibilité aux différences culturelles et diplomatiques.
• Expérience et intérêt pour les outils logiciels les plus récents, et capacité démontrée à prospérer et à innover dans un environnement axé sur la technologie.
• A démontré sa capacité à concevoir et à introduire de nouveaux flux de travail pour l’efficacité du programme.
• Une expérience dans la création, la mise à jour de contenu et la maintenance de sites Web/plateformes serait un avantage.
• Une expérience en relecture, édition et mise en forme de documents et de publications serait également avantageuse.

Outils

• La maîtrise des outils de conférence à distance, par exemple WebEx, Zoom, etc., ainsi que des logiciels collaboratifs Teams est requise.
• Des compétences élevées en Powerpoint (et éventuellement d’autres logiciels de présentation/collaboration) sont également requises. Une excellente connaissance et expérience d’autres logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) est également requise.
• Une expérience (ou une capacité démontrable à apprendre rapidement) d’autres progiciels utilisés dans l’organisation est également requise, par exemple SRM, SAP Missions, Concur, outil d’invitation, eShare, ONE Author, Community Space, Event Management System (EMS), Conference Reservation Management System (CRMS), SRP.

Langues

• Langues et niveau de maîtrise : Anglais natif ou bilingue ; maîtrise du français souhaitée ; une troisième langue est un atout intéressant.

Compétences de base

• Le personnel de l’OCDE est censé démontrer des comportements alignés sur six compétences de base qui seront évaluées dans le cadre de ce processus de recrutement : Vision et stratégie (niveau 1) ; Autonomiser les personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 1) ; Obtenir des résultats (niveau 1) ; Innover et adopter le changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions de chaque compétence pour les niveaux 1 à 3, veuillez vous référer aux Compétences essentielles de l’OCDE.

• Excellentes compétences interpersonnelles ; souci du détail ; capacité à communiquer clairement avec des collègues de tous niveaux et à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle avec diplomatie et tact. La connaissance des processus d’évaluation, de la gouvernance d’entreprise et du système multilatéral serait un atout.

Informations Complémentaires

Date de clôture :

• Ce poste sera pourvu dans les meilleurs délais et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 19 septembre 2024 à minuit (heure de Paris).

Durée du contrat

Contrat à durée déterminée de 13 mois, avec possibilité de renouvellement.

Ce que propose l’OCDE

• Selon le niveau d’expérience, le salaire mensuel démarre à 3 705,85 EUR, plus des indemnités en fonction de l’éligibilité, exonéré d’impôt sur le revenu français.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que nous proposons et pourquoi l’OCDE est un excellent endroit où travailler
• Cliquez ici pour parcourir notre Guide de gestion du personnel et en savoir plus sur tous les aspects relatifs aux personnes à l’OCDE, notre environnement de travail et de nombreuses autres politiques soutenant le personnel dans sa vie quotidienne.
• Veuillez noter que la nomination peut être effectuée à un grade inférieur dans la famille d’emplois spécifiée, en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle du candidat sélectionné.

L’OCDE est un employeur garantissant l’égalité des chances et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés ressortissants des pays membres de l’OCDE, quels que soient leur origine raciale ou ethnique, leurs opinions ou croyances, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur état de santé ou leur handicap.

L’OCDE encourage une utilisation optimale des ressources afin d’améliorer son efficacité et son efficience. Les membres du personnel sont encouragés à contribuer activement à cet objectif.