Cadre organisationnel

Depuis plus de quatre décennies, l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) travaille avec le gouvernement philippin, la société civile, les organisations communautaires et le secteur privé pour relever les défis du secteur de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie. Les efforts conjoints ont notamment consisté à accroître la durabilité de la production agricole, à promouvoir des pratiques à valeur ajoutée, à améliorer la gestion post-récolte, à accroître la productivité et à accroître la résilience des moyens de subsistance basés sur l’agriculture aux catastrophes naturelles, aux aléas climatiques et aux conflits armés.

Lignes hiérarchiques

L’assistant aux achats est rattaché au Représentant adjoint de la FAO pour l’administration.

Focus technique

L’assistant aux achats s’acquitte d’un large éventail de tâches administratives et de contrôle courantes à l’appui des services d’achat de la FAO. Il/elle contribue à la rapidité et à l’efficacité des opérations d’achat. 

Tâches et responsabilités

• Exécuter des fonctions opérationnelles liées au processus d’approvisionnement en intrants agricoles de grande valeur, y compris ceux qui dépassent l’autorité déléguée du Représentant de la FAO et des PO de transfert de fonds, y compris la préparation des documents relatifs aux actions d’approvisionnement assignées, l’émission d’appels d’offres et de bons de commande, l’évaluation des offres, le suivi auprès des fournisseurs, la rédaction de simples amendements et/ou renouvellements de contrats et de bons de commande de services sous la direction de l’Associé aux achats ;
• Suivi des bons de commande et des contrats : suivi de la réception de la confirmation de commande, de l’expédition et de la réception des biens et services, ou de toute autre documentation nécessaire ;
• S’assurer que les actions d’approvisionnement sont achevées en temps opportun conformément aux règles et procédures en vigueur ; garantir la fourniture d’informations en temps opportun sur l’état des activités d’approvisionnement et toutes les questions connexes ;
• Examiner les factures des marchandises entrantes et des services de transport pour en vérifier l’exactitude ; porter à l’attention du superviseur toute divergence pouvant survenir, avant de traiter le paiement ;
• Rendre compte de l’état des actions d’approvisionnement ;
• Tenir à jour et surveiller les enregistrements de la base de données relatifs aux actions d’approvisionnement entreprises, aux appels d’offres assignés et aux contrats ; coordonner la collecte d’informations statistiques sur les actions d’approvisionnement et s’assurer que les informations conservées dans les systèmes concernés sont exactes et mises à jour ;
• Rédiger des rapports périodiques et prendre les mesures qui lui sont demandées ;
• Effectuer toute autre tâche pertinente relevant de sa compétence technique, telle que demandée par le Représentant de la FAO.

LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES ÉLÉMENTS SUIVANTS

Exigences minimales

• Diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité ou dans d’autres disciplines connexes ; 
• Au moins cinq (5) années d’expérience pertinente et progressive dans le domaine du soutien administratif, comptable et/ou des achats.
• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais et du philippin ;
• Ressortissant des Philippines ou résident du pays avec un permis de travail valide.

Compétences de base de la FAO

• Orientation vers les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques/fonctionnelles

• Capacité à travailler sous pression et à s’adapter à un contexte humanitaire évolutif et complexe et au sein d’équipes multidisciplinaires et d’horizons culturels différents ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en tagalog ; 
• Connaissances générales et compétences dans l’utilisation de logiciels standards, tels que MS Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Une expérience en ERP (Oracle, SAP, etc.) est un avantage.