ADJOINT ADMINISTRATIF (2 postes)
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Location:
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Salary:$20,939 - $29,318 / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:4 weeks ago
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Category:Administration
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Deadline:16/10/2024
JOB DESCRIPTION
Organisation et établissement de rapports
Ces deux (2) postes sont à pourvoir au sein de la Section de la sûreté et de la sécurité de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO) dont le lieu d’affectation est Kinshasa. L’assistant administratif relève du Chef de la Section de la sûreté et de la sécurité.
Responsabilités
Français Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire applique ses connaissances et son expérience administratives à un large éventail d’activités de ressources humaines, de programmation/planification du travail, de gestion budgétaire/financière et de tâches administratives. L’assistant administratif s’acquittera des tâches suivantes : Administration générale : – Gère et traite efficacement les besoins administratifs des bureaux clients et du personnel assignés et exécute des tâches dans les catégories connexes. – Effectue diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple, le processus de recrutement dans Umoja, l’examen de la classification des postes, la mise à jour de la feuille Excel de recrutement de la section. – Collecte des données à partir des bases de données pertinentes et aide à la préparation du rapport de la section ; Fournit une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; Examine et aide à la finalisation des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel de la section, surveille le respect du plan à moyen terme et des autres mandats de la section. – Reçoit, enregistre et détermine l’ordre de priorité de l’acheminement des documents pour examen et prise de décision du chef de section. – Expédier les documents traités aux demandeurs, assurer le suivi des demandes en attente, y compris l’envoi de rappels aux entités concernées pour commentaires. – Préparer les projets de correspondance de bureau courante, les mémos, les bordereaux d’acheminement pour signature et distribution, selon les besoins. – Envoie des invitations aux participants de la réunion de la cellule de sécurité, de la réunion de sécurité intégrée et de la réunion de l’équipe de gestion de la sécurité. – Rédiger les feuilles de suivi des réunions. – Préparer les formulaires de mouvement du personnel, les demandes de congé et de voyage, et assurer la liaison avec les sections concernées pour la mise en œuvre. – Préparer les réunions avec les points focaux de sécurité des agences des Nations Unies concernant la sécurité de la mission. – Identifier et signaler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, quotidiennement, et recommander les actions appropriées. – Coordonner quotidiennement avec les unités de service et assurer la liaison, si nécessaire, avec les membres de l’équipe interne à la mission et dans les postes extérieurs. – Créer des demandes de bon de commande dans le Shareportal pour les services de sécurité.
– Crée des feuilles de saisie de service dans Umoja pour le processus de paiement des factures de sécurité. – Assure le suivi jusqu’au paiement final par Finance. – Télécharge les factures de sécurité dans le système Sharepoint pour paiement ultérieur par Finance. – Met à jour les fiches d’information du contractant – Remplit la feuille de commentaires instantanés pour le paiement des factures de sécurité. – Familiarise le nouveau personnel avec les exigences du travail et les directives et procédures de bureau applicables de l’ONU. Gestion des ressources humaines : – Suivi et mise à jour hebdomadaire de l’outil de suivi Excel de la section Recrutement, fourniture d’orientations et de conseils. – Suivi régulier des nouvelles recrues si nécessaire. – Prépare chaque semaine les mesures relatives au personnel via les outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple Umoja ; Fournit des conseils et répond aux questions générales sur les procédures et processus de classification ; – – Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les privilèges et droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel. – Surveille régulièrement les tableaux d’effectifs assignés pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel. – Assure la liaison avec la section des ressources humaines pour fournir des conseils et des réponses aux questions générales sur les procédures et processus de classification; fournit des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les fonctions et responsabilités, et les privilèges et droits en vertu du Règlement du personnel.
Budget et finances : – Aide à la préparation et à l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau ; Aide au suivi régulier du budget/programme de travail par rapport aux différents budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds, enregistre les réaffectations de ressources et met en œuvre ces réaffectations si nécessaire. – Collecte des données à partir des bases de données pertinentes et aide à la préparation des rapports financiers ; Aide à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; – Examine et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel de la mission, y compris les aspects programmatiques ; surveille le respect du plan à moyen terme et d’autres mandats législatifs ; Peut aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; – Surveille l’exécution du budget/les dépenses et enregistre les réaffectations de fonds si nécessaire. – Examine les demandes de services pour confirmer (a) que les bons codes d’objet de dépenses ont été imputés et (b) la disponibilité des fonds ; Assure le suivi des ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépenses, en accordant une attention particulière aux règlements et règles ainsi qu’aux politiques et procédures établies ; aide à la préparation des présentations sur l’exécution du budget. – Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en prêtant attention aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Compétences
Professionnalisme : tire fierté de son travail et de ses réalisations. fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats. est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. s’engage à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. travail en équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre d’eux. place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel. soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa position. partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte sa coresponsabilité pour les échecs de l’équipe. planification et organisation : élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins. alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer le travail. anticipe les risques et prévoit des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins. Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience en administration et en soutien de bureau général ou dans un domaine connexe est requis.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour les postes annoncés, la maîtrise du français et de l’anglais est indispensable.
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