ADJOINTE ADMINISTRATIVE
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Location:
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Salary:negotiable / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:4 weeks ago
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Category:Administration
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Deadline:01/10/2024
JOB DESCRIPTION
Organisation et établissement de rapports
Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau du Chef de Cabinet de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine. L’assistant administratif FS-5 sera basé à Bangui et relèvera directement du Chef de Cabinet.
Responsabilités
Français Dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines : • Coordonne les actions relatives aux transactions liées à l’administration de la Section du chef de cabinet de la mission et aux activités de ressources humaines des régions telles que le recrutement du personnel international, de l’identification du poste à l’intégration, en travaillant en étroite collaboration avec l’unité de recrutement, le placement, la réinstallation, l’évaluation des performances, la cessation de service des membres du personnel, la formation… en garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. En contact quotidien avec les sections concernées, les responsables du recrutement et les bureaux des ressources humaines, selon les besoins. • Examine tous les recrutements internationaux de la mission, les prolongations de nomination, les demandes de retraite anticipée, les cessations de service qui nécessitent l’autorisation du chef de cabinet et assure une liaison étroite avec le secrétariat du RSSG de la mission à cet égard • Supervise la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assure le suivi de l’état d’avancement des diverses activités de ressources humaines telles que les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des contrats… • Tient à jour les dossiers d’évaluation des performances de la section du chef de cabinet. Français Examiner les plaintes qui peuvent conduire à des cas de réfutation en travaillant en étroite collaboration avec l’unité de soutien aux spécialistes des RH et en assurant l’efficience et l’efficacité des opérations des ressources humaines du COS, ce qui contribue à son tour au succès global de l’organisation. • En tant que conseiller de confiance du personnel sur les questions de visas et autres règles et réglementations pertinentes, le rôle du candidat témoigne de la confiance et de la responsabilité associées à ce poste. Coordonner et orienter les nouveaux membres du personnel de la section/du bureau souligne davantage le respect de l’expertise. • Fournir des conseils et répondre aux questions sur les procédures et processus de classification. • Fournir des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les fonctions et responsabilités, les privilèges et les droits en vertu du Règlement du personnel. Budget et finances : • Aide de manière proactive au suivi du budget/plan de travail par rapport à divers budgets, suggère régulièrement des réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire, démontrant une influence significative sur la gestion des ressources. • Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la Section du chef de cabinet, y compris le suivi des fonds programmatiques. • Fournit une assistance et une coordination spécialisées dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget du bureau de la section. • Surveille l’exécution du budget et les dépenses et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire. • Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les demandes de la Section du chef d’état-major et des bureaux régionaux, en s’assurant que le bon objet de dépenses a été imputé. S’assure que les allocations et les taux de change dans les systèmes concernés sont mis à jour régulièrement.• Surveiller les ressources extrabudgétaires, notamment en examinant les accords et les plans de dépenses, afin de garantir la conformité aux règlements, aux règles et aux politiques et procédures établies. • Aider les collègues du FCO à finaliser les rapports sur l’exécution du budget des régions, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Compétences
Professionnalisme : Fier de son travail et de ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre un intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés. Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres. Place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel. Soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte sa coresponsabilité pour les lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, en finances, en ressources humaines, en administration des affaires ou en gestion du personnel est exigé.
Expérience professionnelle
Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises. Au moins trois (3) années d’expérience pertinente au niveau de la supervision sont requises. Une expérience dans l’appui à la haute direction des Nations Unies ou d’un bureau de direction d’une organisation internationale similaire est requise. Une expérience dans la gestion de documents confidentiels est requise. Une expérience professionnelle directe dans la région de l’Afrique centrale est souhaitable. Une expérience des opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est indispensable et la connaissance du français est souhaitable.
Évaluation
Les candidats déjà inscrits ne sont pas soumis à une évaluation supplémentaire et ne seront donc pas invités à une telle évaluation.
Avis spécial
Cette offre d’emploi « Recruter à partir de la liste de réserve » est ouverte uniquement aux candidats inscrits sur des listes préapprouvées, après examen par un organe central de contrôle des Nations Unies. Seuls les candidats inscrits sur des listes avec des fonctions similaires au même niveau sont considérés comme des candidats éligibles. Les candidats éligibles reçoivent un courriel les invitant à postuler. Les candidats inscrits sur la liste sont encouragés à postuler uniquement s’ils sont intéressés et disponibles pour occuper le poste au(x) lieu(x) d’affectation spécifié(s) dans l’avis de vacance de poste. Le fait de postuler à cette offre d’emploi implique l’acceptation de l’offre, s’il est sélectionné. Le Secrétariat des Nations Unies s’engage à assurer la parité des sexes et la diversité géographique de son personnel. Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler à ce poste.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la rubrique « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L’évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l’avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d’emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Sans frais
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
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