Adjoint administratif principal
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Location:
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Salary:negotiable / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:4 weeks ago
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Category:Administration
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Deadline:01/10/2024
JOB DESCRIPTION
Organisation et établissement de rapports
L’UNRWA est une agence des Nations Unies créée par l’Assemblée générale en 1949 et dont le mandat est de fournir assistance et protection à une population de quelque 5,8 millions de réfugiés palestiniens enregistrés. Sa mission est d’aider les réfugiés palestiniens en Jordanie, au Liban, en Syrie, en Cisjordanie et dans la bande de Gaza à réaliser pleinement leur potentiel de développement humain, en attendant une solution juste à leur situation. Les services de l’UNRWA comprennent l’éducation, les soins de santé, les secours et les services sociaux, l’infrastructure et l’amélioration des camps, la microfinance et l’aide d’urgence. L’UNRWA est la plus grande opération des Nations Unies au Moyen-Orient avec plus de 30 000 employés. L’UNRWA est financée presque entièrement par des contributions volontaires. Si vous recherchez une opportunité enrichissante de faire une différence tangible pour l’une des communautés les plus vulnérables du monde, l’UNRWA aimerait vous entendre. Le titulaire de ce poste peut être responsable devant le chef du bureau de zone, le chef de programme, le chef du département d’appui, l’agent administratif ou le superviseur désigné, selon le cas. Le titulaire peut superviser le personnel des services généraux.
Responsabilités
1. Exécute une gamme complète de fonctions de gestion de bureau et de soutien administratif complet en fournissant une assistance directe, selon le lieu du poste, au chef de programme/chef de département ou au bureau de secteur ; surveille l’horaire des superviseurs et organise les réunions et les rendez-vous ; et attire l’attention sur les échéances à venir ; prépare les documents de voyage et assure le suivi des préparatifs de voyage pour la division/le bureau/la section ; rédige et prépare la correspondance officielle de routine et les réponses ; assure la liaison entre les différents départements, assurant une communication et une coordination efficaces ; assiste et coordonne les réunions du personnel, réserve du matériel et des salles de conférence pour les présentations et les réunions, fournit un soutien aux comités, aux groupes de travail spéciaux et à d’autres activités à l’échelle du département. 2. Surveille et gère les besoins annuels et à court terme en fournitures de bureau, traite les paiements des vendeurs et des fournisseurs ; gère les demandes d’achat, assure le suivi des processus d’approvisionnement ; coordonne les préparatifs logistiques des ateliers, des conférences et des événements ; agit en tant que membre du comité d’ouverture des soumissions lorsque cela est nécessaire. 3. Effectue des recherches de routine ; 4. Collecte et compile des informations, contacte des organisations, des services et/ou des unités pour obtenir des informations ou coordonne des activités selon les besoins ; vérifie, analyse et consolide divers rapports statistiques reçus. 5. Aide à la gestion du budget à l’aide du système ERP, à la tenue de registres précis et au suivi des dépenses. 6. Vérifie les factures par rapport aux conditions générales établies, en garantissant l’exactitude et la conformité ; assure l’éligibilité des bénéficiaires aux services et coordonne la saisie des données en temps opportun. 7. Aide à la coordination des questions de RH, y compris, mais sans s’y limiter, les nouvelles nominations, les séparations et les heures supplémentaires. 8. Accomplit d’autres tâches assignées par le superviseur.
Compétences
Les valeurs fondamentales de l’ONU, à savoir l’intégrité, le professionnalisme et le respect de la diversité, ainsi que les compétences fondamentales de communication, de travail en équipe et de recherche de résultats, s’appliquent par défaut. En plus des compétences suivantes : 1. Appliquer son expertise technique. 2. Relations et réseautage. 3. Planification et organisation. 4. Faire face à la pression et aux échecs. 5. Capacité à préserver la confidentialité. 6. Bonnes compétences en rédaction de rapports en anglais. Pour des conseils sur la façon de se préparer aux entretiens axés sur les compétences : https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=AY
Éducation
1. Achèvement réussi d’études secondaires complètes; 2. Diplôme de deux ans en affaires et pratique de bureau ou dans une discipline connexe.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Expérience professionnelle
Au moins quatre années d’expérience pertinente, de préférence en administration et/ou en gestion de bureau, sont requises. Une expérience dans les applications MS Office est requise. Le poste est ouvert uniquement au personnel interne, en indiquant votre numéro d’employé et le titre du poste. Résidez-vous actuellement à Lieu d’affectation (Gaza). Veuillez préciser votre emplacement actuel est requis.
Langues
Maîtrise parfaite de l’anglais écrit et parlé et maîtrise de l’arabe.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Type de contrat : Contrat à durée déterminée Durée du contrat : 3 ans ; y compris une période d’essai d’un an, avec possibilité de prolongation supplémentaire, sous réserve de la disponibilité des fonds, de performances satisfaisantes et de besoins continus. Classe et salaire : Classe 10 Salaire mensuel de base (1 050,20 $). Autres avantages : Les autres avantages comprennent une cotisation mensuelle au Fonds de prévoyance (15,4 % du salaire de base payée par l’Office), une assurance médicale obligatoire et une allocation pour personne à charge (le cas échéant). Avantages supplémentaires : – Congés : 36 jours de congé annuel pour le personnel en poste dans les lieux d’affectation de l’UNRWA avec une semaine de travail de six jours. 30 jours de congé annuel pour le personnel en poste dans les lieux d’affectation de l’UNRWA avec une semaine de travail de cinq jours. – 2,5 jours de congé de maladie pour chaque mois de service terminé. – 14 semaines de congé de maternité. – 2 semaines de congé de paternité. Cet avis de vacance est ouvert uniquement aux candidats internes. Seuls les candidats résidant à Gaza et à proximité du lieu d’affectation et autorisés à travailler dans le lieu d’affectation au moment de la candidature sont éligibles. L’Agence n’assumera aucune responsabilité ni obligation de soutenir ou de faciliter la délivrance d’un permis de travail à Gaza, et sans un permis de travail valide, la nomination peut être annulée. La préférence sera accordée aux réfugiés palestiniens enregistrés et aux candidats du sexe sous-représenté afin d’aider l’Agence à respecter son engagement en matière de parité des sexes. L’UNRWA accueille favorablement les candidatures de candidats qualifiés souffrant d’un handicap. Une liste peut être créée à partir de l’exercice de sélection, et les candidats retenus peuvent devenir éligibles pour une nomination au même poste ou à un poste similaire à l’avenir si des postes appropriés deviennent disponibles. Seules les candidatures entièrement complétées dans le système de recrutement électronique en ligne de l’UNRWA, Inspira, seront prises en considération et aucune candidature tardive ne sera acceptée. Le PHP doit être complété avec une expérience professionnelle pertinente complète sous les onglets Expérience conformément aux exigences de l’offre d’emploi. Tous les diplômes universitaires acquis doivent également être indiqués, le cas échéant. Les candidats postulant à des postes de grades 12 à 20 ou de bandes LDC E à H doivent soumettre une lettre de motivation/une déclaration de motivation pour être pris en considération. De plus, fournir des informations incorrectes ou trompeuses sur une candidature entraînera la disqualification immédiate d’un candidat. Pour le personnel interne de l’UNRWA, ils sont tenus de préciser et d’inclure leur niveau de grade UNRWA actuel. Pour ce faire, les candidats doivent sélectionner sous « Catégorie » RLG, faire défiler vers le bas pour voir toutes les catégories, puis sélectionner leur grade local. Veuillez trouver ci-dessous le lien vers une vidéo qui guide les candidats sur la façon de postuler aux offres d’emploi : https://drive.google.com/file/d/1MH-IYA6Y8kxA1fgao5qyTV8VwNajgx4u/view?usp=sharing Équivalence : L’équivalence peut s’appliquer pour ce poste. NB : L’expérience professionnelle seule ou les qualifications formelles sans expérience professionnelle pertinente ne sont pas considérées comme une combinaison acceptable.Les annonces publiées uniquement en anglais n’accepteront que les candidatures rédigées en anglais, et les candidatures en arabe ne seront pas prises en considération. L’Agence peut disqualifier les candidats dont le nom apparaît sur la Liste des sanctions de l’ONU ou dans une base de données de l’ONU sur le personnel licencié pour faute ou sur le personnel licencié alors que des procédures pour faute étaient en cours. L’UNRWA partage les informations sur les enquêtes et les fautes avec d’autres agences de l’ONU et des employeurs passés et potentiels sur les membres du personnel qui ont été licenciés pour faute ou qui ont été licenciés alors qu’une enquête et/ou une procédure disciplinaire pour faute est en cours ; et ces personnes peuvent se voir interdire l’emploi aux Nations Unies. L’Agence disqualifiera immédiatement les candidats qui ne sont pas éligibles pour quelque raison que ce soit, conformément au cadre réglementaire de l’Agence. L’UNRWA est financé presque entièrement par des contributions volontaires des États membres de l’ONU, des organismes régionaux, des fondations d’entreprises et des contributions individuelles. La mission de l’UNRWA est d’aider les réfugiés palestiniens à réaliser leur plein potentiel de développement humain dans les circonstances difficiles dans lesquelles ils vivent. Pour plus de détails sur l’UNRWA, veuillez consulter : https://www.unrwa.org/
Considérations des Nations Unies
Les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Commissaire général de l’UNRWA et à ses affectations. L’UNRWA s’engage à atteindre la parité des sexes à tous les niveaux du personnel dans le cadre du programme actuel de l’ONU sur l’égalité des sexes et encourage vivement les candidatures de candidats qualifiés issus de groupes sous-représentés. À l’UNRWA, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’UNRWA s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Considérations de l’UNRWA Le personnel de l’UNRWA est censé respecter les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence, de neutralité, d’impartialité et d’intégrité. Cela comprend le respect et l’engagement en faveur des droits de l’homme, de la diversité et des moyens non violents de régler tous les types de conflits. Seules les personnes qui s’engagent pleinement et inconditionnellement à ces valeurs devraient envisager de postuler à des emplois à l’UNRWA. Les candidats ne seront pas retenus pour un emploi à l’UNRWA s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être retenus pour un emploi. L’Agence peut disqualifier les candidats qui ont quitté leur poste pour cause de mauvaise conduite, qui ont quitté une agence des Nations Unies alors que des procédures pour mauvaise conduite étaient en cours ou qui figurent sur la liste des sanctions de l’ONU. L’UNRWA est un environnement de travail non-fumeur. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, auquel on peut accéder en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » en haut à droite de la page d’accueil du titulaire du compte inspira. L’évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l’avis de vacance de poste actuel. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou changement ne sera apporté aux candidatures qui ont été soumises.Les candidats dont la candidature est sérieusement retenue seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature. Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Sans frais
L’Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient (UNRWA) ne demande aucun frais ni aucune somme d’argent aux candidats à aucun stade du processus de recrutement et d’intégration (candidature, entretien, traitement du dossier, formation, intégration). L’UNRWA ne se préoccupe pas des informations sur les comptes bancaires des candidats.
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