Location:

Panama City, Panama
Salary:

negotiable / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

4 weeks ago
Category:

Administration, Project Management
Deadline:

30/09/2024

JOB DESCRIPTION

Arrière-plan

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion comme un moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en plus sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et des histoires inspirantes.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le PNUD est l’organisation de pointe en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système des Nations Unies pour le développement et sert d’intégrateur pour l’action collective visant à réaliser les Objectifs de développement durable (ODD). Le travail politique du PNUD mené au niveau du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de pays offre un éventail de connaissances locales approfondies ainsi que des perspectives et des activités de plaidoyer mondiales de pointe. Dans ce contexte, le PNUD investit dans son Réseau mondial de politiques (GPN), un réseau d’expertise technique sur le terrain et à l’échelle mondiale couvrant un large éventail de domaines de connaissances et à l’appui des solutions phares et des capacités organisationnelles envisagées dans le Plan stratégique du PNUD.

Au sein du GPN, le Bureau d’appui aux politiques et aux programmes (BPPS) est chargé d’élaborer toutes les politiques et orientations pertinentes pour soutenir les résultats du Plan stratégique du PNUD. Le personnel du BPPS fournit des conseils techniques aux bureaux de pays ; défend les messages institutionnels du PNUD ; représente le PNUD dans les forums multipartites, notamment les dialogues entre les secteurs public et privé, les gouvernements et la société civile ; et participe à la coordination interinstitutions des Nations Unies dans des domaines thématiques spécifiques.

Le Plan stratégique 2022-2025 du PNUD souligne notre engagement continu à éradiquer la pauvreté, à accompagner les pays dans leur cheminement vers les ODD et à œuvrer en faveur de l’Accord de Paris. Dans le cadre du Réseau mondial de politiques du Bureau d’appui aux politiques et aux programmes, les pôles Nature, changement climatique, énergie et déchets (NCE&W) du PNUD promeuvent et intensifient les approches intégrées de gouvernance globale et les solutions fondées sur la nature qui réduisent la pauvreté et les inégalités, renforcent les moyens de subsistance et la croissance inclusive, atténuent les conflits, les migrations et les déplacements forcés, et favorisent des systèmes de gouvernance plus résilients qui font progresser les programmes de paix et de sécurité liés.

Les pôles Nature, Climat, Énergie et Déchets du BPPS collaborent avec les gouvernements, la société civile et les partenaires du secteur privé pour intégrer les préoccupations en matière de capital naturel, d’environnement et de climat dans la planification nationale et sectorielle et dans les politiques de croissance inclusive ; pour soutenir les obligations des pays dans le cadre des accords environnementaux multilatéraux ; et pour mettre en œuvre le plus grand portefeuille de programmes nationaux des Nations Unies sur l’environnement, le changement climatique et l’énergie. Ce portefeuille de plusieurs milliards de dollars comprend :

Biodiversité et services écosystémiques, y compris les forêts.
Gestion durable des terres et désertification, y compris les systèmes alimentaires et de produits de base.
Gouvernance de l’eau et des océans, y compris les petits États insulaires en développement (PEID).
Atténuation et adaptation au changement climatique.
Énergie durable.
Industries extractives.
Gestion des produits chimiques et des déchets.
Gouvernance environnementale et approches d’économie verte/circulaire et de consommation et production durables (CPD).

Ce travail fait progresser des thèmes transversaux sur la finance innovante, la transformation numérique, le développement des capacités, les droits de l’homme, l’égalité des sexes, la santé, la technologie et l’apprentissage Sud-Sud.

Objectif du poste

Sous la supervision directe de l’analyste de gestion de projet, l’associé administratif du programme est responsable de la gestion opérationnelle et financière des activités du programme pour atteindre ses résultats et être en conformité avec les règles et règlements du PNUD.

L’associé administratif du programme peut superviser le personnel administratif et de soutien de l’unité FACS. L’associé administratif du programme travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets des bureaux de pays et du BPPS Nature Hub, selon les besoins, pour résoudre les problèmes opérationnels complexes et échanger des informations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.

Fonctions et responsabilités

1.) Fournit un soutien à la gestion administrative et financière du FACS en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation de réunions, d’ateliers, d’événements et de missions.
Exécuter les activités financières du programme, y compris la préparation du budget, les révisions budgétaires, les plans de travail annuels, les rapports financiers et toute autre tâche financière.
Préparer les rapports de livraison trimestriels pour les projets et initiatives FACS.
Veiller à ce que des mécanismes financiers soient en place pour suivre l’avancement des projets et des initiatives.
Soutien à l’élaboration des budgets pour les propositions des donateurs.
Préparer et gérer les avances aux responsables et aux partenaires de mise en œuvre.
Préparer les informations pour l’audit du FACS et soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit.
Préparez le programme Factures à zéro dollar (ZDI).

2.) Soutien à la coordination des besoins en ressources humaines du programme en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

Soutenir les besoins en ressources humaines du FACS en matière de nouveaux recrutements (personnel, PSA, stagiaires, VNU, JPO), d’inscription et d’avantages du personnel, et de tout autre besoin, en coordination avec l’unité des ressources humaines du pôle régional et du pôle nature.
Gérer les stages du programme.
Participer aux panels d’évaluation.
Diriger le processus d’intégration et d’induction du FACS.
Accompagner les équipes dans tous les processus liés à la chancellerie.

3.) Coordonne les contributions des donateurs et les systèmes de recouvrement des coûts en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

Coordonner la signature des accords de programme (FA, MOU ; ONU à ONU, etc.) avec les donateurs, y compris l’approbation et l’examen avec le Bureau d’appui juridique du PNUD (LSO).
Suivi de la réception et de l’allocation des fonds aux niveaux mondial et national.
Préparer les termes de référence et les factures pour le recouvrement des coûts du CO, assurer le suivi des paiements.
Préparer les demandes de recouvrement des coûts des ZDI à traiter par l’unité financière.

4.) Soutenir la fourniture de conseils techniques aux OC en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

Assister les CO sur les questions opérationnelles (approvisionnement et finances), identifier les problèmes opérationnels et financiers et développer des solutions.

5.) Assure la facilitation du renforcement et du partage des connaissances au sein du FACS en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

Fournir un soutien administratif sur une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques liées à la gestion et aux finances des programmes.
Fournir un soutien administratif à la formation de l’organisation pour le personnel de bureau et les partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations.

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

Compétences de base

OBTENIR DES RÉSULTATS – NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, porte attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.
PENSEZ DE MANIÈRE INNOVANTE – NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
APPRENDRE CONTINUEMENT – NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback.
S’ADAPTER AVEC AGILITÉ – NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.
AGIR AVEC DÉTERMINATION – NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir sereinement face à l’adversité, est confiant.
ENGAGEMENT ET PARTENARIAT – NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives.
FAVORISER LA DIVERSITÉ ET L’INCLUSION – NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Compétences transversales

GESTION D’ENTREPRISE
- GESTION DE PROJET : Capacité à planifier, organiser, prioriser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.
- SUIVI : Capacité à fournir aux gestionnaires et aux principales parties prenantes un retour d’information régulier sur la cohérence ou l’écart entre les activités prévues et réelles et les performances et résultats du programme.
- TRAVAILLER AVEC DES PREUVES ET DES DONNÉES : Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.
- COMMUNICATION : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; capacité à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public visé. • Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.

Compétences techniques

ADMINISTRATION ET EXPLOITATION
- GESTION DU BUDGET : Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe.
- INTÉGRATION DU PERSONNEL : Connaissance de la politique et des procédures d’intégration administrative, y compris la délivrance d’une carte d’identité de bureau, la création d’une adresse e-mail, l’espace de bureau, le poste téléphonique, la configuration du profil Argus, la délivrance d’équipements TIC de bureau.

Compétences et expérience requises

Éducation:

Un diplôme d’études secondaires est requis.
Un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat) en administration des affaires ou en administration publique, en économie, en comptabilité, en finances, en sciences politiques et en sciences sociales ou dans des domaines connexes sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
La certification RH est un atout.

Expérience:

Un minimum de 6 années (avec un diplôme d’études secondaires) ou 3 années (avec un baccalauréat) d’expérience administrative ou de programme à des niveaux de responsabilité progressive au niveau national ou international est requis.
Une expérience en élaboration de budget et en gestion financière est requise.
Une expérience dans l’organisation d’événements/ateliers sur site et virtuels est requise.
Une expérience en ressources humaines serait un atout.
Une expérience dans les systèmes ERP serait un atout.
Une expérience de travail avec des projets multidonateurs est un avantage.
Une expérience dans les processus d’approvisionnement en biens et services serait un atout.
Une expérience antérieure avec des projets PNUD-FEM est considérée comme un atout.

Langues :

La maîtrise de la langue anglaise est requise.
La maîtrise de la langue espagnole est un atout.

Avis de non-responsabilité

Informations importantes pour les candidats
Tous les postes des catégories GS sont sujets au recrutement local.

Les candidats sélectionnés dans le cadre de ce poste vacant peuvent être soumis à la politique du PNUD sur la période probatoire après affectation.

Informations sur les candidats concernant les listes de candidats du PNUD
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de poste vacant. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau de grade et avec une description de poste, une expérience et des exigences d’éducation similaires.

Diversité de l’effectif
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son effectif et encourage tous les candidats qualifiés, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leur handicap, leur orientation sexuelle, leur culture, leur origine religieuse et ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Avertissement concernant les escroqueries
L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’appliquer une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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