DEADLINE FOR APPLICATIONS

23 September 2024-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TÍTULO DEL CARGO: Asistente de servicio de Gestión

UNIDAD: Oficinas de Terreno

LUGAR DE TRABAJO: Cali y Medellín

DURACIÓN DEL CONTRATO: Un (1) año, prorrogable

MODALIDAD CONTRACTUAL: Fixed Term (FT)

NIVEL: GS 5

CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP por sus siglas en inglés) es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responde a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17, haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias monetarias y compra local de alimentos a través de asociaciones de personas agricultoras. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables a la inseguridad alimentaria, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginalizadas y grupos étnicos. Su objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a la crisis climática. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

En este nivel, las personas titulares de los puestos de trabajo son responsables de asumir y llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar una determinada línea de acción a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo. Se encargan de forma independiente de una amplia gama de actividades especializadas de apoyo a la operación administrativa, de bienes, el seguimiento a la logística de vehículos y el apoyo a los funcionarios en procesos administrativos para el desempeño de las labores y el alcance del reto del PMA de asistir a las personas en mayor vulnerabilidad.

Las personas titulares de los puestos de trabajo demuestran iniciativa en la identificación y resolución de una amplia gama de asuntos e imprevistos en la administración y orientacion del personal de los procesos propios de la agencia en este campo. El titular de este cargo presta apoyo a la ejecución y el mantenimiento eficaces de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio.

Bajo la supervisión de jefe de la Oficina de Terreno, el Asistente de Administrativo proporciona apoyo y una coordinación eficaz con el equipo de la Oficina Territorial y sus pares en el país, además de mantener una permanente colaboración técnica con la unidad a nivel nacional.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

• Realizar tareas y actividades dentro de la cartera de Servicios de Gestión para apoyar una prestación de servicios eficiente y de alta calidad.
• Recopilar datos y preparar análisis básicos para apoyar la creación de informes que contribuyan a una gestión eficiente de los recursos.
• Llevar a cabo acciones rutinarias relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos y otras áreas pertinentes, contribuyendo al registro eficaz y oportuno de los datos en los sistemas corporativos.
• Gestionar y mantener registros físicos y digitales de acuerdo con los procedimientos establecidos para garantizar un acceso rápido y sencillo a los datos cuando sea necesario.
• Ser el primer punto de contacto para las consultas internas, proporcionando respuestas oportunas y precisas para facilitar la resolución eficiente y eficaz de los problemas diarios.
• Contribuir y sugerir mejoras a los procedimientos y prácticas para apoyar la mejora continua de los servicios prestados.
• Utilizar herramientas digitales y aplicaciones tecnológicas para mejorar las prácticas de trabajo y el servicio al cliente.
• Prestar apoyo administrativo a la preparación de iniciativas entre distintas agencias en el marco de la reforma de las Naciones Unidas para lograr ahorros de costes y mejorar la calidad de los servicios.
• Servir de enlace con otras funciones y contratistas externos para permitir una prestación de servicios eficiente.
• Asesorar y orientar al personal supervisado en el desempeño de sus funciones.
• Realizar tareas de preparación y respuesta ante emergencias siguiendo las directrices del supervisor.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

• Apoyar los registros en los sistemas corporativos de PMA cuando sea requerido.
• Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas (logística de eventos y reuniones, seguimiento a activos, seguridad y compras) y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
• Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
• Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.

EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:

• Cinco años como mínimo de experiencia en la prestación de apoyo con responsabilidades cada vez mayores, incluidos, por lo menos, dos años en la esfera de administración u otra disciplina afín.
• Conocimiento demostrado de los reglamentos, políticas, procedimientos, procesos, normas y sistemas de los Servicios de Gestión del PMA.
• Experiencia en la recopilación de datos y la preparación de análisis básicos relativos a la cartera de Servicios de Gestión, como la gestión de activos, instalaciones, flota, viajes o áreas similares.
• Ha prestado apoyo al personal proporcionándole asesoramiento y orientación.
• Experiencia trabajando con equipos de diferentes áreas funcionales.

CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en en Ciencias Económicas o Administrativas.

Idiomas: Servicios Generales (Sede): Dominio del idioma inglés (nivel C). Según el lugar de destino o la esfera de responsabilidad, podría requerirse el dominio (nivel C) o un conocimiento intermedio (nivel B) de otro idioma oficial.

Servicios Generales (sobre el terreno): Dominio, hablado y escrito, del idioma oficial de las Naciones Unidas que se utilice en el lugar de destino y del idioma hablado en el lugar de destino, si fuera diferente.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.