DEADLINE FOR APPLICATIONS

29 September 2024-23:59-GMT-05:00 Eastern Time (Port-au-Prince)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Business Support

Type de Contrat : Fixed Term

Lieu d’affection : Port au Prince

Niveau du Poste : G4

Durée : 12 mois (renouvelables)

Nombre de position: 1

Unité : Programme

LE CONTEXTE ET L’OBJECTIF DU POSTE:

Le Business Support Assistant est sous la supervicon du gestionnaire de la flotte et du garage et est responsable de la saisie des textes, des données et de la production de rapports dans le système de gestion de la flotte et de s’assurer que l’intégrité et l’exactitude des données saisies sont conformes aux politiques/procédures et aux directives normatives établies par le PAM

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

• Effectuer et aider à toutes les tâches administratives liées aux activités de transport de la Flotte des camions et du Garage.

• Préparer, compiler et trier les documents pour la saisie des données, vérifier l’exactitude des documents sources et vérifier les données et corriger les données si nécessaire.

• Obtenir des informations supplémentaires pour les documents incomplets, mettre à jour les données et supprimez les fichiers inutiles.

• Combiner et réorganiser les données des documents sources, au besoin, et les saisir dans la base de données, les fichiers et les formulaires prescrits

• Répondre aux demandes d’information et accéder aux fichiers pertinents et imprimer les informations au besoin, conformément aux politiques d’intégrité et de sécurité des données.

• Vérifier soigneusement la clarté et l’exactitude des informations enregistrées sur les documents conformément aux procédures établies, avant d’effectuer la saisie des données.

• Saisir les données dans le FMS (Système de Gestion de la Flotte) ou tout autre logiciel établi.

• Effectuer des exercices quotidiens de rapprochement de tous les enregistrements et transactions effectués au cours de la même journée et s’assurer que la validation, l’intégrité et l’exactitude des données sont maintenues.

• Organiser un rapprochement systématique des enregistrements pour comparer les chiffres théoriques aux enregistrements physiques réels sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle.

• Préparer et vérifier les rapports et veiller à ce que les rapports soient produits en temps opportun.

• Maintenir des systèmes de classement et d’archivage appropriés des documents afin qu’ils puissent être récupérés rapidement et efficacement au besoin.

• Assurer la liaison avec l’unité ICT et veiller à ce que des mises à jour antivirus régulières soient appliquées à tous les ordinateurs de la Flotte des camions et du Garage

• Effectuer des fonctions administratives de base sur le FMS, telles que la ré indexation régulière et prendre des captures d’écran des erreurs qui se produisent dans la base de données et les envoyer à la section du FMS du bureau du PAM pour obtenir de l’aide.

• Analyser les données produites par le système de gestion de la flotte et signaler toute anomalie ou irrégularité à son superviseur immédiat.

• Partager l’expérience acquise avec d’autres employés et s’efforcer de créer une bonne cohésion d’équipe et une atmosphère harmonieuse.

• Voyager occasionnellement à l’intérieur du pays selon les exigences de l’Organisation.

• Effectuer toute autre tâche à la demande du superviseur immédiat

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

• Tous les documents et données pertinents sont entrés dans le système de gestion de la flotte et les rapports doivent être à jour
• Veiller à ce que toutes les données, informations ou rapports demandés soient fournis rapidement et rapidement de manière efficace.
• Envoyer/recevoir des transmissions de données quotidiennement selon les paramètres du superviseur immédiat

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

Montrer l’exemple avec intégrité Met en pratique les valeurs du PAM,

fait preuve d’humanité et

d’intégrité en montrant l’exemple

tout en prenant soin des autres

Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.

Respecte les autres et valorise la diversité

Reste concentré et calme sous la pression

Fait preuve d’humilité et d’une volonté d’apprendre.

Génère des résultats et tient ses engagements Respecte ses engagements et

s’adapte facilement au changement

Fournit des résultats pour un impact maximal

Délègue de manière appropriée

S’adapte facilement au changement

Promeut un travail

d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un esprit inclusif et collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de

perfectionnement personnel

Est inclusif et collaboratif

Donne un retour d’information opportun et constructif

Crée et partage de nouvelles perspectives

Applique la pensée

Stratégique Démontre son engagement à

recueillir différents points de vue, à

analyser les options et les risques et

à proposer de nouvelles façons de procéder

Communique et réalise la vision du PAM

Accepte la curiosité et les nouvelles façons de faire les choses

Analyse et évalue les données

Tient compte de l’impact des décisions

Établit et entretient des partenariats durables Établit et entretient des partenariats

externes, collabore avec des

partenaires pour atteindre des

objectifs communs

Établit et maintient des partenariats durables Établit des partenariats

Collabore pour atteindre des objectifs communs

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation :

Avoir un diplôme d’études en informatique, gestion, statistique ou équivalent.

Expérience :

Avoir occupé un poste de commis aux données ou un emploi similaire dans une entreprise/ONG avec au moins deux ans d’expérience acquise dans le domaine concerné.

Connaissances et compétences :

• Bonne connaissance pratique et expérience de travail avec la suite Microsoft MS Office.
• Compréhension et connaissance pratique du système de gestion de base de données de la flotte automobile.
• Bonne connaissance pratique de Microsoft Windows et d’Internet Explorer.
• Expérience acquise dans un environnement de réseau local et exécution de tâches administratives liées à la gestion de réseau considérées comme un atout mais non obligatoire.

Langues :

Une bonne maîtrise de la langue Française, tant à l’écrit qu’à l’oral, est obligatoire.

Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature : 30 septembre 2024

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.